信息安全在人力資源檔案數(shù)字化管理中的有效運(yùn)用

摘 要：在企事業(yè)單位日常工作中，人力資源檔案管理是保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要工作之一。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人力資源檔案管理也往數(shù)字化的方向發(fā)展;信息安全也逐漸成為人力資源檔案管理人員重點(diǎn)關(guān)心的問題。那么，在日常檔案管理過程中，如何在提高檔案管理水平的基礎(chǔ)上，保證企事業(yè)單位信息安全，則應(yīng)該作為我們現(xiàn)階段主要討論的問題。

關(guān)鍵詞：信息安全;人力資源;檔案管理;數(shù)字化

在人力資源檔案中，往往記錄著員工工作以來的表現(xiàn)，并體現(xiàn)著員工的工作能力，可見人力資源檔案給企事業(yè)單位員工評(píng)價(jià)以及人事調(diào)動(dòng)提供一定的參考作用。隨著人們對(duì)信息技術(shù)認(rèn)識(shí)的不斷加深，數(shù)字化的人力資源檔案管理體系逐漸建立起來。但是在實(shí)際工作中我們發(fā)現(xiàn)，數(shù)字化檔案管理體系中存在許多的信息安全問題，這些問題的存在為企事業(yè)單位人事管理及員工個(gè)人隱私埋下隱患。

一、人力資源檔案數(shù)字化管理概述

我國越來越多的企業(yè)通過了解先進(jìn)企業(yè)管理思想與管理措施對(duì)自身管理體系進(jìn)行改革與創(chuàng)新。人力資源檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，采用數(shù)字化信息系統(tǒng)開展管理工作，能夠有效提高信息的錄入、存檔、調(diào)取等工作的效率，并且也能提高信息錄入的準(zhǔn)確性;同時(shí)利用管理系統(tǒng)的信息處理功能，還能對(duì)員工的各項(xiàng)信息進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，為后期企業(yè)開展員工大數(shù)據(jù)分析提供了技術(shù)支持。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案往往受到檔案室影響，并且反復(fù)翻閱查找檔案也會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)磨損。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)，則能通過調(diào)閱電子檔案的方法，減少紙質(zhì)檔案的數(shù)量，對(duì)于部分必須留存紙質(zhì)檔案的信息，可以將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息供管理人員查閱?？梢?，人力資源檔案數(shù)字化管理有助于檔案資料的保存，降低了環(huán)境因素與人為因素對(duì)紙質(zhì)檔案的影響，提高檔案資料的安全性。

人工記錄、存檔、查閱是傳統(tǒng)檔案管理工作的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)往往也決定著傳統(tǒng)檔案管理方式容易出錯(cuò)、資源利用率不高等問題。而數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建立，能夠讓使用者通過輸入關(guān)鍵詞的方式就精確查找到需要的信息性，相比傳統(tǒng)檔案管理模式，數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建立提供了更便捷、更快速的管理模式，提高檔案館工作效率。

二、人力資源檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

（一）紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，中小企業(yè)檔案管理認(rèn)識(shí)欠缺

在我國，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)運(yùn)用了幾十年，所以很多企事業(yè)單位都積累了大量的紙質(zhì)檔案;如果將這些檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，需要投入大量的人力物力;另外，由于部分中小企業(yè)自身?xiàng)l件較差，很難拿出足夠的資金建立起完善的人力資源檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，企業(yè)缺少數(shù)字化的設(shè)備也沒有對(duì)數(shù)字化檔案管理形成一定的認(rèn)識(shí)，這些企業(yè)只能利用人工管理的模式開展人事管理工作。

（二）檔案管理系統(tǒng)各項(xiàng)設(shè)施不完善

目前，我國企事業(yè)單位采用的人力資源檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)尚不完善，軟件設(shè)計(jì)存在漏洞，容易被黑客作為攻擊的目標(biāo)，從而導(dǎo)致信息的損毀、流失、被惡意盜取。另外，客觀環(huán)境也會(huì)對(duì)信息的傳輸產(chǎn)生影響，從而導(dǎo)致“丟包”等問題的出現(xiàn)，為信息傳輸埋下隱患。很多企事業(yè)單位信息傳輸以及信息存儲(chǔ)采用開放性系統(tǒng)或開放性網(wǎng)絡(luò)，這就給網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵提供了便利條件。很多企業(yè)并不重視網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施建設(shè)，采購的設(shè)備以及建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)質(zhì)量偏低，也沒有引進(jìn)安全性較高的管理系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)安全軟件，這些問題都導(dǎo)致信息安全環(huán)境不斷惡化。

（三）檔案管理人員信息技術(shù)水平欠佳

目前，我國仍有很多老一輩的檔案管理人員在崗，這些檔案管理人員信息技術(shù)水平欠佳，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)難以得到有效推廣。另外，還有部分年輕的檔案管理人員同樣也沒有掌握足夠的信息技術(shù)，操作仍然不夠熟練。由于操作失誤而導(dǎo)致的信息丟失的事件頻發(fā)。并且，很少有企業(yè)能組織人事管理人員學(xué)習(xí)檔案管理信息技術(shù)，工作人員養(yǎng)成的不良操作習(xí)慣也得不到及時(shí)的矯正。及時(shí)企業(yè)引進(jìn)了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備與系統(tǒng)，由于這些問題的存在，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)也很難充分發(fā)揮其作用，并降低了檔案管理系統(tǒng)整體的安全性。

三、提高人力資源檔案數(shù)字化管理安全性的措施

（一）引進(jìn)或開發(fā)功能完善的信息管理系統(tǒng)

俗話說：“工欲善其事必先利其器。”完善的數(shù)字化人力資源管理系統(tǒng)是保證企事業(yè)單位信息安全的有效措施。在引進(jìn)或開發(fā)信息管理系統(tǒng)之前，企事業(yè)單位要充分了解自身管理模式的特點(diǎn)，并根據(jù)管理模式特點(diǎn)掌握自身對(duì)信息管理系統(tǒng)功能上的需求，從而讓系統(tǒng)開發(fā)者能夠根據(jù)自身需求設(shè)計(jì)出具有針對(duì)性的信息管理系統(tǒng)。提高系統(tǒng)整體的抵御威脅的能力。

（二）硬件軟件雙保險(xiǎn)，提高系統(tǒng)安全性

在硬件設(shè)施上，可以建立起企業(yè)人力資源管理專用局域網(wǎng)，以避免外界非法用戶的入侵，實(shí)現(xiàn)物理上的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全防護(hù);另外，信息的傳輸可以采用加密的手段，提高信息傳輸?shù)陌踩?，避免重要信息在傳輸途中被篡改和盜取;傳統(tǒng)防火墻同樣也是能夠有效提高信息安全性的手段之一。在系統(tǒng)開發(fā)過程中，將這些措施的采用都能有效完善信息管理系統(tǒng);將這樣的系統(tǒng)引入人力資源檔案管理工作中，將能進(jìn)一步保證信息安全，也能有效提高人事管理工作的效率。

（三）從信息結(jié)構(gòu)上減少檔案被誤操作出現(xiàn)的幾率

清晰、完善的信息管理結(jié)構(gòu)，有利于檔案的存檔與調(diào)取，也能減少檔案內(nèi)容被誤識(shí)、誤操作的發(fā)生。例如，在人事信息登記的過程中，可以將員工信息分為基本信息、技能信息兩個(gè)方面;清晰的信息分類方式，能夠避免信息的誤填誤報(bào)。同樣，在信息調(diào)取的過程中，也能實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的信息批量調(diào)取。從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息批量管理的安全性、高效性。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)力度，提高員工信息技術(shù)水平

加強(qiáng)培訓(xùn)力度是企業(yè)運(yùn)營管理中老生常談的話題，在現(xiàn)今企業(yè)發(fā)展過程中加強(qiáng)培訓(xùn)力度同樣有著現(xiàn)實(shí)意義。企業(yè)開展信息技術(shù)培訓(xùn)過程中，要保持一個(gè)開放、積極的態(tài)度，保證培訓(xùn)內(nèi)容的與時(shí)俱進(jìn)，讓員工能夠接觸到最新的檔案管理理念以及現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，在提高員工信息技術(shù)水平的同時(shí)，讓員工養(yǎng)成良好的信息利用習(xí)慣，避免不必要的誤操作導(dǎo)致的信息泄露和病毒入侵。

（五）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，將信息技術(shù)與檔案管理有機(jī)融合起來

信息技術(shù)與人力資源檔案管理有著較大的差異。所以，人事管理人員就應(yīng)該在了解人力資源檔案管理工作的特性的前提下，將信息技術(shù)有機(jī)地融合到日常工作中去，讓兩者形成相輔相成的關(guān)系，避免由于信息技術(shù)和人力資源檔案管理工作之間發(fā)生沖突，導(dǎo)致信息安全問題出現(xiàn)。

結(jié)束語：

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人力資源檔案管理也逐漸往信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。但是在完善人力資源檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，企事業(yè)單位也要打開管理思路，針對(duì)企業(yè)的實(shí)際需求設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的功能;同時(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)力度，提高員工信息技術(shù)水平?？偟膩碚f，信息安全在人力資源檔案數(shù)字化管理中的有效運(yùn)用離不開完善系統(tǒng)本身和提高使用者技術(shù)水平兩種措施;重要的是企事業(yè)單位能夠打開管理思路，針對(duì)企業(yè)實(shí)際情況采取科學(xué)有效的措施，這也是解決企業(yè)其他管理問題的主要方式。

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作者簡介：

高曉莉（1984-），漢族，山西省呂梁人，本科，經(jīng)濟(jì)師。