淺談企業(yè)檔案的開發(fā)利用

張會玲

中國石油天然氣股份有限公司吉林油田分公司檔案館 吉林 松原 138000

引言

企業(yè)檔案管理是記錄企業(yè)建設(shè)發(fā)展歷程的一項基礎(chǔ)性工作,其有效的開發(fā)利用可以有力支撐企業(yè)各項工作的開展。

1 檔案開發(fā)利用方式

1.1 實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的上線運行 檔案信息系統(tǒng)采用的是企業(yè)檔案管理較為常見的C/S(Client/Server)、B/S(Browser/Server)相結(jié)合的架構(gòu)。C/S實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的存儲和調(diào)取,館藏檔案通過上傳服務(wù)器和客戶端構(gòu)成了檔案信息管理系統(tǒng)。B/S實現(xiàn)了檔案數(shù)字資源通過瀏覽器在線利用,構(gòu)成了檔案資源共享平臺,為檔案的開發(fā)利用提供服務(wù)。借助此系統(tǒng),員工可以進(jìn)行在線檔案查詢和借閱,極大提高了工作效率。

1.2 實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的對接 企業(yè)發(fā)文與收文全部通過辦公自動化系統(tǒng)(以下簡稱“OA 系統(tǒng)”)進(jìn)行流轉(zhuǎn),這樣在OA 系統(tǒng)上便形成了數(shù)量可觀的電子文件,如何將這些電子文件直接轉(zhuǎn)化成檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)字檔案,成為檔案開發(fā)利用工作的一個關(guān)鍵需求。可開發(fā)系統(tǒng)接口模塊,打通了檔案系統(tǒng)和OA 系統(tǒng)的連接。同時,持續(xù)進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化,不斷充實檔案系統(tǒng)數(shù)字資源,用戶從此可以在檔案系統(tǒng)中直接瀏覽歷年歸檔文件。

1.3 實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與所有信息系統(tǒng)的對接 隨著企業(yè)信息化、智能化、智慧化水平的不斷提升,信息資源開始從紙質(zhì)走向電子,所有管理信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資源都是檔案的一部分。讓檔案資源變得更加豐富和更加容易獲取。

2 企業(yè)檔案管理提升建議

2.1 把檔案系統(tǒng)納入整體信息化平臺,建立企業(yè)的大數(shù)據(jù) 企業(yè)要著重加強(qiáng)自己的大數(shù)據(jù)建設(shè),把檔案工作納入整體工作部署,對檔案信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)、公文系統(tǒng)等進(jìn)行系統(tǒng)整合、數(shù)據(jù)整合,把檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)整體信息化建設(shè)的重要組成部分,不斷進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新,將這些原本很難收集和應(yīng)用的數(shù)據(jù)變得容易被利用,逐步為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更多的價值。

2.2 科學(xué)合理利用相關(guān)技術(shù)手段 為了使電子文件能夠和紙質(zhì)文件有相同的法律效力和憑證作用,應(yīng)科學(xué)合理運用相關(guān)技術(shù)手段。第一,簽名技術(shù)的應(yīng)用。目前,簽名技術(shù)主要包括光筆簽名和數(shù)字簽名。對于電子文件中的簽名,可以作為驗證電子文件原創(chuàng)性、真實性、完整性和安全性的重要依據(jù)。二是防篡改技術(shù)的應(yīng)用。如果數(shù)據(jù)設(shè)置為只讀模式,則用戶只能讀取信息,在使用時不能修改,從而提高檔案的信息安全性。第三,加密技術(shù)的應(yīng)用。通過加密技術(shù)的合理應(yīng)用,可以更好地保證某些涉密文件的保密屬性,是避免數(shù)據(jù)泄露的一種非常有效的方法,應(yīng)用該技術(shù)的目的是利用數(shù)字手段,促進(jìn)涉密信息的偽裝,以確保非法入侵者無法了解涉密信息的真實內(nèi)容。加密技術(shù)的應(yīng)用可以合理地控制用戶的訪問權(quán)限,限制用戶在電子文件中的操作,使電子文件的管理達(dá)到理想的效果。

2.3 建立完善相關(guān)制度規(guī)則,重視信息安全 隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展,大數(shù)據(jù)背景下,企業(yè)檔案管理的工作內(nèi)容和管理對象都發(fā)生了不同程度的改變,待歸檔數(shù)據(jù)來源繁雜,種類多樣,“如何歸、怎么歸、咋樣用”都是我們急需面對的問題,企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立、完善符合自己實際情況的相關(guān)制度規(guī)則,優(yōu)化檔案工作流程,以制度作保障來實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的駕馭。要重視信息安全,要對信息進(jìn)行監(jiān)管,對于一些非常重要的檔案數(shù)據(jù),可以直接由上級進(jìn)行把控,首要保證安全性。

3 檔案開發(fā)利用的努力方向

3.1 推進(jìn)企業(yè)隱性知識資源的收集 隱性檔案資源深藏于隱性知識中,難以模仿,有利于形成核心競爭力。隱性知識的收集可以通過以下途徑：一是擴(kuò)大企業(yè)檔案的收集范圍,采用多種途徑收集檔案信息。例如,公司員工的各種建議、解決某個項目難題的成功經(jīng)驗、進(jìn)行某項科研的研究手稿等。二是成立知識評審專家組。為避免擴(kuò)大收集范圍而帶來的信息冗余,企業(yè)檔案管理部門可以聯(lián)系相關(guān)部門或領(lǐng)域的專家成立知識評審組,在一定周期內(nèi),將所收集的檔案信息交給專家組進(jìn)行評審,選出有價值的隱性知識。三是應(yīng)當(dāng)注意收集和保存好日常工作交流所形成的電子記錄,并用于今后工作經(jīng)驗的總結(jié)。四是應(yīng)當(dāng)注意企業(yè)外部檔案信息的收集,并形成數(shù)據(jù)庫,如競爭對手檔案、客戶檔案、市場環(huán)境檔案等。

3.2 推進(jìn)企業(yè)檔案的宣傳 企業(yè)檔案管理部門應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部各個部門及各個員工之間,利用各種高效的信息工具,更好地整理、組織和傳播企業(yè)檔案信息。特別是要加大對企業(yè)檔案資源的宣傳,加強(qiáng)企業(yè)檔案信息檢索的技巧培訓(xùn),講好檔案開發(fā)利用故事,吸引更多的員工形成利用檔案資源促進(jìn)工作開展的意識,提升員工參與檔案利用的積極性。

3.3 提高檔案服務(wù)能力

3.3.1 積極轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)能力 在企業(yè)檔案服務(wù)模式當(dāng)中,檔案信息服務(wù)有著非常重要的作用。要想提高檔案信息服務(wù)能力,就要積極開發(fā)檔案信息資源,提前規(guī)劃檔案服務(wù)項目以及專題服務(wù)。在供給檔案服務(wù)信息時,要搞清楚檔案的背景信息,還需要確定準(zhǔn)確的服務(wù)方向。要清楚自己企業(yè)的員工所需要的檔案信息屬于什么類型,而檔案部門又能夠提供怎樣的檔案信息,不僅要研究以上的種種內(nèi)容,還要積極加工拓展檔案信息資源,為各個企業(yè)提供高品質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)信息,充分考慮內(nèi)部員工的需求以及社會的需求,精心打造檔案文化產(chǎn)品。

3.3.2 提高檔案部門遠(yuǎn)程管理能力水平 為了適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展,對企業(yè)檔案信息服務(wù)有更高的要求。所以,在創(chuàng)新檔案服務(wù)模式時,可以巧妙運用信息技術(shù),為實現(xiàn)檔案信息服務(wù)提供幫助,打下堅實的基礎(chǔ)。不僅如此,在建設(shè)檔案信息資源時,也要科學(xué)運用信息技術(shù),合理運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)點,對于提升檔案部門遠(yuǎn)程服務(wù)管理水平有著重要的意義。

結(jié)語

綜上所述,企業(yè)開展檔案工作應(yīng)該著眼新的形勢和任務(wù),順應(yīng)歷史潮流,適應(yīng)社會發(fā)展,針對產(chǎn)生的新問題新變革,完善應(yīng)對措施,落實安全保密和風(fēng)險防控工作責(zé)任,要著力提升檔案隊伍的專業(yè)化水平,為加快企業(yè)的發(fā)展做出檔案工作積極有效的貢獻(xiàn)。