關(guān)于人民法院智慧檔案室的思考

樊殷娟

啟東市人民法院 江蘇 南通 226000

1 引言

人民法院中比較寶貴的資源就是訴訟檔案,其主要是記錄有審判和執(zhí)行活動(dòng)等內(nèi)容,并且可以反映法院的審判工作以及發(fā)展歷程。在目前的信息時(shí)代下,隨著訴訟檔案信息量的逐漸增大,也增加了檔案管理的難度和工作量。為此結(jié)合信息化技術(shù)也開展了人民法院檔案管理的信息化建設(shè),這也是未來人民法院檔案管理的必然發(fā)展趨勢。但是在目前開展上述信息化檔案管理的過程中,由于人員以及物資、技術(shù)等方面的限制,影響了上述信息化建設(shè)以及管理工作的效率和質(zhì)量。因此就基于這些問題,也某人民法院為例,對(duì)其在RFID技術(shù)基礎(chǔ)上所建立的智慧檔案室的案例進(jìn)行分析和研究。

2 人民法院智慧檔案室概述

基于RFID技術(shù)的智慧檔案室建設(shè)中,所采用的RFID 技術(shù)就是無線射頻識(shí)別技術(shù),其集中的多種編碼、載體、識(shí)別以及通訊等先進(jìn)技術(shù),可以對(duì)此技術(shù)的非接觸性特征進(jìn)行充分發(fā)揮來遠(yuǎn)距離識(shí)別卷宗信息和開展無接觸式的采集和無線傳輸?shù)裙ぷ??；诖思夹g(shù)還進(jìn)行了智能檔案庫房的建立,此庫房就是在傳統(tǒng)庫房的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行電子標(biāo)簽的粘貼以及識(shí)別天線的安裝,保證每份檔案都具有獨(dú)一無二的身份編碼。目前采用的檔案裝具主要是密集架,主要就是電子標(biāo)簽閱讀器以及多天線分支器等部分組成。通過此種庫房,可以實(shí)現(xiàn)在辦公室終端上來對(duì)檔案信息進(jìn)行盤點(diǎn)以及自動(dòng)生成盤點(diǎn)報(bào)告,支出其中缺少檔案的去向以及亂架檔案的正確位置。

在此智慧檔案室中為了對(duì)電子標(biāo)簽技術(shù)進(jìn)行充分發(fā)揮,還需要檔案管理軟件系統(tǒng)的應(yīng)用來開展檔案的精細(xì)化管理。通過此系統(tǒng)中的安全實(shí)施監(jiān)控模塊來對(duì)進(jìn)出檔案庫的檔案進(jìn)行監(jiān)控、記錄、報(bào)警等。通過歸檔實(shí)時(shí)管理模式來對(duì)歸檔率進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。通過檔案智能管理模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息管理、查詢以及模板打印的鞥工作。最后是通過實(shí)時(shí)耿總模塊來查看檔案流轉(zhuǎn)記錄,掌握檔案的目前為止以及經(jīng)手人等信息。

3 人民法院智慧檔案室的運(yùn)行效果

3.1 實(shí)現(xiàn)了快捷高效的檔案盤點(diǎn)以及智能化庫房管理 在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,在人工存取檔案的過程中難免會(huì)出現(xiàn)亂架的問題而導(dǎo)致檔案存在無需,增加了查找困難,尤其表現(xiàn)在檔案盤點(diǎn)作業(yè)中,需要進(jìn)行檔案的逐冊清點(diǎn),具有非常大的工作量。而通過此智慧檔案室的建立和運(yùn)行,可以實(shí)現(xiàn)在定期開展檔案庫房盤點(diǎn)的過程中,工作人員只需要在辦公室進(jìn)行盤點(diǎn)指令的下達(dá),就可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作檔案庫房來開展對(duì)所有檔案的自動(dòng)盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)工作,不僅節(jié)省了管理人員的工作時(shí)間,而且實(shí)現(xiàn)了盤點(diǎn)效率的大大提升。

3.2 實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化檔案管理 在繁瑣的檔案日常管理工作中,需要通過數(shù)據(jù)庫來對(duì)日常檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行存放,而通過此智慧檔案室中所應(yīng)用的軟件系統(tǒng),可以發(fā)揮其良好的交互功能,便于開展日常歸檔管理和檔案利用管理工作。其主要的運(yùn)行效果表現(xiàn)在可以實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔進(jìn)度的實(shí)時(shí)了解,不僅可以對(duì)案件的歸檔率進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì),而且可以保證催歸工作的及時(shí)準(zhǔn)確;實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的動(dòng)態(tài)管理和實(shí)時(shí)監(jiān)控,發(fā)揮此系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)和交互功能;實(shí)現(xiàn)了檔案電子查閱,便于多人共享檔案信息資源;實(shí)現(xiàn)了全面準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì),通過分別管理實(shí)體檔案以及數(shù)字化副本,以及當(dāng)事人查閱檔案的管理模塊來保證統(tǒng)計(jì)的全面和準(zhǔn)確;實(shí)現(xiàn)了整箱讀取以及批量掃讀,發(fā)揮其檔案移交功能,并且可以形成移交清單,保證檔案交接工作的快速準(zhǔn)確。

4 人民法院智慧檔案室的功能延伸

在人民法院中進(jìn)行智慧檔案室的建立,主要的目的就是通過對(duì)檔案管理模式的創(chuàng)新,解決傳統(tǒng)檔案管理模式下表現(xiàn)出的具有較低的檔案管理效率和較大管理難度等問題,實(shí)現(xiàn)了檔案動(dòng)態(tài)化管理水平的大幅度提高?；诖酥腔蹤n案室,除了上述文中所介紹的功能以及實(shí)現(xiàn)的效果,還可以對(duì)其功能進(jìn)行延伸拓展。也就是在對(duì)其中表現(xiàn)出良好運(yùn)行效果的個(gè)性化功能進(jìn)行保留的同時(shí)來開展改造工作,通過智能信息管理系統(tǒng)的建立和應(yīng)用來開展全程、全員和全方位的審判工作,提高人民法院司法管理以及為人民服務(wù)水平的提高。

首先就是在此智慧檔案室中所應(yīng)用的RFID 技術(shù)的基礎(chǔ)來開展對(duì)檔案卷宗的全流程管理。就是在卷宗文件形成之前就開展檔案卷宗的管理工作,采取線上和線下雙重管理的方式,明確卷宗管理人員的具體職責(zé)內(nèi)容,保證雙重管理過程中卷宗的安全性。

其次就是通過此智慧檔案室中的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來對(duì)檔案利用模式進(jìn)行改進(jìn)。就是基于目前的智能信息管理系統(tǒng)來進(jìn)行便民利民綜合服務(wù)平臺(tái)的建立,通過此平臺(tái),可以便于訴訟參與人通過電話、網(wǎng)絡(luò)以及手機(jī)APP等方式來開展訴訟檔案的預(yù)約和查詢等工作,隨時(shí)隨地對(duì)所需要的案件檔案數(shù)字化副本進(jìn)行查詢。

最后就是在目前先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)基礎(chǔ)上來對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)功能進(jìn)行進(jìn)一步的完善。由于目前人民法院中的案件檔案數(shù)據(jù)在不斷增多,為了實(shí)現(xiàn)在確保這些數(shù)據(jù)安全的前提下來實(shí)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)利用率的提高,可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和對(duì)比,基于此數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析基礎(chǔ)來作為領(lǐng)導(dǎo)決策、案評(píng)查、審務(wù)督察、執(zhí)法執(zhí)紀(jì)、聯(lián)系檢查的依據(jù),在檔案工作和管理工作相互促進(jìn)的同時(shí),實(shí)現(xiàn)司法活動(dòng)向更加精細(xì)化和系統(tǒng)化方向發(fā)展。

5 結(jié)語

以某人民法院為例,在將智能檔案管理系統(tǒng)的軟件與智能盤點(diǎn)等硬件系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合來建立了人民法院的智慧檔案室,實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作效率的大幅度提升。而且基于此智慧檔案室,在未來的檔案管理工作開展中,需要結(jié)合目前先進(jìn)技術(shù)的不斷進(jìn)步,對(duì)此檔案信息資源進(jìn)行深入挖掘,結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代下的先進(jìn)技術(shù)來確保檔案數(shù)據(jù)服務(wù)審判、服務(wù)司法決策、服務(wù)社會(huì)作用的充分發(fā)揮。在此基礎(chǔ)上要推動(dòng)法院檔案信息管理向存儲(chǔ)數(shù)字化、管理智能化以及利用網(wǎng)絡(luò)化等方向發(fā)展,起到對(duì)司法公開的進(jìn)程進(jìn)行推進(jìn)以及實(shí)現(xiàn)司法為民的最終目標(biāo)。