關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的探討

孫聰敏

山東省泰安市岱岳區(qū)河道管理保護(hù)中心 山東 泰安 271000

引言

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,對事業(yè)單位機(jī)構(gòu)的改革也在不斷深入。為了適應(yīng)高速發(fā)展的社會環(huán)境,事業(yè)單位也在尋求一種更加高效、便捷的檔案管理方式。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)的普及,給了事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容和方式創(chuàng)新的契機(jī)。論文結(jié)合多年來在事業(yè)單位工作的實(shí)際情況,指出當(dāng)前檔案管理中存在的問題,并對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新理念進(jìn)行探討,希望為其未來的進(jìn)一步發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的瓶頸

1.1 對檔案管理工作認(rèn)知度較淺。在部分事業(yè)單位,領(lǐng)導(dǎo)階層對檔案管理的理解仍較為落后,認(rèn)為其只是資料的堆積與存放。受這一理念的影響,單位在檔案管理方面所投入的人員、財(cái)力的力度自然不足。而在這一背景下,檔案管理雜亂無章、工作人員態(tài)度不端正更是時(shí)有發(fā)生。

1.2 檔案管理的條件十分有限。事業(yè)單位的檔案管理工作兼具系統(tǒng)性與長期性,其對于基礎(chǔ)設(shè)施、人員素質(zhì)都有一定的要求。然而透過現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理工作,不難發(fā)現(xiàn)部分單位的檔案管理?xiàng)l件十分有限,資金投入的力度導(dǎo)致相關(guān)單位檔案管理的信息化進(jìn)程相對遲緩。此外,檔案丟失、損壞的現(xiàn)象亦時(shí)有發(fā)生。正是由于管理缺乏有效性,檔案管理?xiàng)l件欠缺,嚴(yán)重影響著檔案管理的效率,所以必須從思想層面上高度重視檔案管理工作,結(jié)合具體的要求以及檔案管理現(xiàn)狀努力改善檔案管理?xiàng)l件,將檔案管理工作盡可能做到完善,不要因?yàn)楣芾項(xiàng)l件問題影響了檔案管理的效率。

1.3 檔案人員的綜合能力有限。就現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理工作而言,工作人員的能力仍存在較大的提升空間。這與不合理的人員調(diào)配有著一定的關(guān)聯(lián),在當(dāng)前的事業(yè)單位中,檔案人員的配備并不嚴(yán)謹(jǐn)全面。簡言之,檔案人員應(yīng)具備相匹配的業(yè)務(wù)能力,而部分事業(yè)單位在選派檔案管理人員時(shí)并沒有對其技能加以嚴(yán)苛考核。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新

2.1 健全事業(yè)單位檔案的管理制度 任何管理工作的開展都離不開完善的管理制度,事業(yè)單位的檔案管理工作業(yè)也不能例外。事業(yè)單位要結(jié)合自身的發(fā)展需要,制定出科學(xué)合理的管理制度。積極的推進(jìn)制度的落實(shí),提升人員對于檔案管理工作的重視程度。依托事業(yè)單位的工作特點(diǎn),形成科學(xué)合理的規(guī)章制度。對于事業(yè)單位的人員行為進(jìn)行約束,運(yùn)用強(qiáng)制性的條款來促進(jìn)管理效率的提升。在實(shí)際的規(guī)則制定過程中,要學(xué)會靈活變通。通過不停的嘗試和探索,形成結(jié)構(gòu)完整、內(nèi)容全面的管理標(biāo)準(zhǔn)。在管理制度的基礎(chǔ)上來完成體系的建設(shè),從而保證制度的合理性。另外,要將事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化處理,審視所有的規(guī)范制度。將其同實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合,強(qiáng)調(diào)部門的實(shí)際權(quán)益。在制度制度的過程中,要明確每一個(gè)環(huán)節(jié)的分工。針對具體的工作內(nèi)容,形成科學(xué)合理的應(yīng)對方案。在管理內(nèi)容的制定中要添加合理的獎(jiǎng)懲措施,促進(jìn)管理方案的不斷完善。

2.2 培養(yǎng)素質(zhì)的現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍,實(shí)現(xiàn)人才創(chuàng)新 人在事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作中起著推動(dòng)性作用,工作人員的技術(shù)水平高低,工作理念是否先進(jìn),直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量,因此,為了創(chuàng)新檔案管理工作方式,提高檔案管理工作效率,事業(yè)單位必須要培養(yǎng)一支有著新型管理理念和較高計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的檔案管理隊(duì)伍。首先,加強(qiáng)在職檔案管理人員的信息技術(shù)水平培訓(xùn),應(yīng)該要求所有在職人員都拿到計(jì)算機(jī)等級證書,保障能正確的操作信息系統(tǒng);其次,加強(qiáng)對在職人員的檔案管理理論培訓(xùn),當(dāng)前很多學(xué)校都開設(shè)有檔案學(xué)專業(yè),事業(yè)單位應(yīng)該增加對在職人員的培訓(xùn)費(fèi)用,定期派送人員到學(xué)校學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念,到其他單位考察學(xué)校先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn),從而提高在職人員的個(gè)人專業(yè)素質(zhì);最后,事業(yè)單位要不斷引進(jìn)新的人才,杜絕沒有接受正規(guī)訓(xùn)練,依靠走關(guān)系進(jìn)入單位的人進(jìn)行檔案管理工作,在對檔案管理人員招聘時(shí)務(wù)必嚴(yán)格考察他們的專業(yè)水平,計(jì)算機(jī)使用熟練程度,以及對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作未來發(fā)展理念的認(rèn)識等,爭取招聘到最優(yōu)秀的檔案管理人員,為事業(yè)單位將來的發(fā)展服務(wù)。人是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的重要影響因素,應(yīng)該得到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,也應(yīng)該通過不斷接受最新的思想管理體系培訓(xùn),接觸最先進(jìn)的檔案管理手段和理念,使事業(yè)單位的檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代能夠得到更好的創(chuàng)新和發(fā)展。除此之外,還要完善對檔案管理人員的工作評價(jià),完善獎(jiǎng)懲制度,利用績效考核的方式激發(fā)管理人員的服務(wù)熱情,促進(jìn)他們管理工作效率的提升。

2.3 創(chuàng)新管理制度,優(yōu)化管理模式 管理制度和管理形式是進(jìn)行檔案管理的有效前提,也是在新形勢下,確保檔案工作順利開展的重中之重。因此,在實(shí)際上工作開展的過程當(dāng)中,需要構(gòu)建科學(xué)合理的管理制度和管理系統(tǒng),不斷地進(jìn)行創(chuàng)新和調(diào)整,確保事業(yè)單位檔案工作他順利進(jìn)行。除此之外,在設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)的過程中,也要求相關(guān)機(jī)構(gòu)制定嚴(yán)格的管理制度和管理體系,這種管理制度不僅針對進(jìn)行檔案管理工作的工作人員,也需要嚴(yán)格監(jiān)控單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作開展的支持,可以適當(dāng)?shù)卦O(shè)立獎(jiǎng)懲制度,對于檔案工作管理突出的人員,有一定的獎(jiǎng)勵(lì);而對于懈怠工作的人員,可適當(dāng)?shù)夭扇土P措施,以此來充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性。

2.4 建立檔案信息共享機(jī)制 檔案信息的最終目的是為最終決策提供參考,所以建立有效的檔案信息共享機(jī)制顯得尤為必要,同時(shí)必要的技術(shù)支撐是建立信息共享機(jī)制的重要環(huán)節(jié)。建立檔案信息共享機(jī)制主要是針對電子檔案信息而言,可以通過服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)終端建立相應(yīng)的云存儲平臺,設(shè)置不同的權(quán)限等級和披露內(nèi)容,從而使得各部門都可以方便快捷地查詢自己需要的信息,同時(shí)應(yīng)當(dāng)建立規(guī)章制度和控制軟件如水印系統(tǒng),嚴(yán)格控制文檔的流轉(zhuǎn),確保信息不外泄或被盜用。

結(jié)語

關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新要從不同的層面進(jìn)行思考。明確事業(yè)單位檔案管理的原則,為后續(xù)的工作開展奠定基礎(chǔ)。健全事業(yè)單位檔案管理的制度,從制度的層面為檔案管理工作的創(chuàng)新提供保障。同時(shí),要充分的發(fā)揮出事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值,進(jìn)一步的提升檔案管理的綜合效率。促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化進(jìn)程,創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的形式。提升事業(yè)單位的綜合工作效率,更好的服務(wù)于廣大群眾。