新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考

唐敏 青島市市北區(qū)機關(guān)事務(wù)管理局

事業(yè)單位檔案管理工作涉及范圍較廣，不僅要收集整理以及妥善保管各種檔案，還要對檔案進行科學分析與合理運用，這也在一定程度上加劇了事業(yè)單位檔案管理工作的復雜化。改革事業(yè)單位檔案管理模式，更新檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理方法，在提高檔案管理工作高效化與標準化的基礎(chǔ)上，最大限度的滿足當今經(jīng)濟社會快速發(fā)展對提高檔案管理水平與質(zhì)量的基本要求。

一、分析新時期事業(yè)單位檔案管理模式的不足之處

1.事業(yè)單位檔案管理方法過于傳統(tǒng)化與落后化。管理方法是影響甚至決定事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的重要因素，傳統(tǒng)落后的檔案管理方法必然會對檔案管理工作產(chǎn)生嚴重的限制和束縛作用，當前事業(yè)單位檔案管理制度并不完善，管理方法也較為單一化和低效化，例如，部分事業(yè)單位檔案管理工作仍然以人工管理方式為主，不僅增加了檔案管理人員的工作量與工作壓力，也極大的降低了檔案管理的效率。

2.事業(yè)單位檔案管理體系有待完善。部分事業(yè)單位繼續(xù)使用原有的檔案管理機制，不僅降低了檔案管理機制與檔案管理工作現(xiàn)狀、檔案管理工作目標等之間的關(guān)聯(lián)性，也降低了檔案管理機制對檔案管理人員的指導與約束作用，甚至造成了檔案管理人員工作范圍與工作職責的模糊化，增加了檔案管理工作陷入混亂局面的幾率。還有一些單位對檔案管理體系建設(shè)工作存在輕視心理，增加了完善檔案管理體系的難度，對檔案管理機制的具體落實等產(chǎn)生消極阻礙作用。

3.事業(yè)單位檔案管理隊伍整體素質(zhì)有待提高。部分事業(yè)單位沒有認識到檔案管理工作對事業(yè)單位其他工作的影響力，弱化了檔案管理工作在事業(yè)單位管理體系中的地位與作用，不斷地壓縮檔案管理方面的資金與人員投入，加劇了事業(yè)單位管理人員數(shù)量不足與檔案數(shù)量激增之間的矛盾。另外，事業(yè)單位也降低了對檔案管理人員招聘的標準和要求，甚至聘用那些非檔案管理專業(yè)畢業(yè)且沒有任何檔案管理經(jīng)驗的大學生，造成了檔案管理隊伍平均素質(zhì)的持續(xù)下降。部分檔案管理人員早已在常年的檔案管理工作中形成固定的工作模式，對改革創(chuàng)新檔案管理模式存在抵觸情緒，弱化了管理人員對改革創(chuàng)新檔案管理工作的促進作用。最后，事業(yè)單位檔案管理人員缺少基本創(chuàng)新意識，其創(chuàng)新能力也不高，加劇了檔案管理效果的不理想化[1]。

二、新時期創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理模式的措施

1.加強檔案管理人員培訓力度。事業(yè)單位應(yīng)進一步完善檔案管理人員的長期培訓機制、績效考核機制以及晉升機制等等，定期組織檔案管理人員參加檔案管理、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)等不同領(lǐng)域的培訓活動，拓寬檔案管理人員學習掌握最新檔案管理知識和技能的途徑，提高檔案管理人員專業(yè)知識體系的先進性與科學性，實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)與工作能力的共同提高。通過組織開展創(chuàng)新教育活動來強化檔案管理人員的創(chuàng)新意識，提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力。通過職業(yè)道德等方面的培訓活動來促使檔案管理人員端正工作態(tài)度，強化檔案管理人員的責任意識。最后，事業(yè)單位還應(yīng)創(chuàng)新檔案管理人員招聘機制，提高對檔案管理人員的招聘標準，盡量招聘那些檔案管理專業(yè)畢業(yè)的已經(jīng)有豐富檔案管理經(jīng)驗的優(yōu)秀大學生，這些都有效提高了檔案管理隊伍的整體素質(zhì)與能力。

2.提高事業(yè)單位檔案管理體系的完善性與科學性。完善檔案管理體系是事業(yè)單位各部門之間有序工作的基礎(chǔ)和前提。事業(yè)單位應(yīng)主動分析當前事業(yè)單位檔案管理工作的實際情況，通過調(diào)查問卷等方式來了解檔案所有者對檔案管理工作的意見與建議，并根據(jù)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)來調(diào)整和完善檔案管理體系，主動將人性化理念融入到檔案管理工作之中，提高檔案管理工作體系的靈活性與多元性。同時，還應(yīng)完善檔案管理保密機制，強化檔案管理人員的保密意識。要求檔案管理人員定期檢查檔案，及時發(fā)現(xiàn)那些殘缺不全的檔案并加以完善，從而提高檔案資料信息的完整性與有效性。事業(yè)單位還應(yīng)借鑒其他地位事業(yè)單位檔案管理模式等來探索出最適合本地區(qū)的檔案管理模式[2]。

3.加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)速度。事業(yè)單位應(yīng)轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的錯誤認知，適當提高檔案管理工作在其管理體系中的地位。同時，還應(yīng)認識到互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對提高檔案管理效率的推動作用，主動提高互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在檔案管理工作的使用范圍與使用頻率，適當增加檔案管理信息化建設(shè)的資金投入與技術(shù)投入，進一步完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。例如，檔案管理人員可以利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)或者現(xiàn)代化設(shè)備來將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，將檔案進行分類儲存，檔案管理人員在查詢檔案時可以利用檢索功能來快速獲取其所需要的檔案資料，有效提高了檔案管理人員調(diào)取或者查詢檔案的速度。另外，檔案管理人員應(yīng)主動學習互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，掌握各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備的使用方法與使用技巧，這些都提高了事業(yè)單位檔案管理模式的信息化與現(xiàn)代化[3]。

小結(jié):事業(yè)單位應(yīng)正視其原有檔案管理模式的弊端，認識到加強檔案管理工作的必要性與重要性，主動加強檔案管理模目標與經(jīng)濟社會發(fā)展趨勢的關(guān)聯(lián)性，通過提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)、完善檔案管理體系等途徑來提高檔案管理水平與效果，為充分發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)職能奠定了基礎(chǔ)。