財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的思考及建議

覃崇翠 貴陽(yáng)市第六醫(yī)院有限公司

當(dāng)今時(shí)代信息化發(fā)展猛烈，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的信息化程度也在不斷遞增，幾乎所有的企業(yè)都在利用信息技術(shù)來(lái)管理公司的財(cái)務(wù)檔案。企業(yè)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)和整理，建立起了電子檔案，使得公司的財(cái)務(wù)檔案更易管理與查詢。為了使得企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理變得更高效，企業(yè)要不斷加快財(cái)務(wù)檔案信息化的程度，提高財(cái)務(wù)檔案管理的工作效率，使其更好地為企業(yè)帶來(lái)更多的便利。

一、財(cái)務(wù)檔案信息化管理的特征

隨著計(jì)算機(jī)的不斷地普及與應(yīng)用，財(cái)務(wù)人員可以在電腦上完成憑證編制、數(shù)據(jù)查詢、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表編制、審核會(huì)計(jì)信息、匯總各類(lèi)報(bào)表等日常工作，還可將憑證附件通過(guò)掃描存儲(chǔ)在財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中，從而形成配套的電子憑證及附件，而這些會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿都是可以打印出來(lái)的，無(wú)需手工填寫(xiě)。因此，許多企業(yè)都開(kāi)始采用信息化來(lái)管理財(cái)務(wù)檔案。信息化管理不同于紙質(zhì)化管理，信息化管理主要通過(guò)服務(wù)器來(lái)存儲(chǔ)信息，也可以通過(guò)U盤(pán)、磁盤(pán)等信息存儲(chǔ)量大且便于攜帶的工具來(lái)存儲(chǔ)，這樣財(cái)務(wù)人員可共享財(cái)務(wù)檔案信息使得財(cái)務(wù)資料提取、數(shù)據(jù)匯總更便捷、更高效。

二、財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容

（一）建立適合管理的財(cái)務(wù)檔案動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)

財(cái)務(wù)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化使得企業(yè)信息能夠被有效利用。財(cái)務(wù)檔案管理的信息化離不開(kāi)計(jì)算機(jī)硬件、計(jì)算機(jī)軟件以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)。而計(jì)算機(jī)軟件的建設(shè)是信息化建設(shè)的核心。財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)軟件，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)里面的財(cái)務(wù)信息更加的準(zhǔn)確與完善。建立動(dòng)態(tài)的財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不僅提高了信息的利用率，還實(shí)現(xiàn)了信息的聯(lián)機(jī)共享、查詢、傳輸?shù)?。總之，?dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，打破了傳統(tǒng)的靜態(tài)信息管理模式，極大地提高了信息的共享性與流動(dòng)性。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)

信息化與網(wǎng)絡(luò)化的財(cái)務(wù)檔案管理，使得信息的存儲(chǔ)更加的快捷便利、信息的查詢更加方便快速。全面電子化的檔案管理的確帶來(lái)了許多便利，但是卻也存在著財(cái)務(wù)信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)，保證不可公開(kāi)的信息不被泄露，屬于企業(yè)機(jī)密的財(cái)務(wù)信息更是要嚴(yán)格的保密。只有做到網(wǎng)絡(luò)信息的安全化建設(shè)，做好企業(yè)信息的安、機(jī)密性保障，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理才能真正的造福于企業(yè)。

（三）完善財(cái)務(wù)檔案管理的輔助系統(tǒng)

財(cái)務(wù)工作人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)獲取、分析、處理和傳輸信息。但是由于財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)量大，而且對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度要求較高，僅僅依靠財(cái)務(wù)人員去分析處理數(shù)據(jù)是不現(xiàn)實(shí)的。因此，企業(yè)需要借助財(cái)務(wù)檔案管理的輔助系統(tǒng)來(lái)幫助工作人員來(lái)完成數(shù)據(jù)的分析處理。企業(yè)需要一套決策支持系統(tǒng)。而決策支持系統(tǒng)的建立需要管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理決策理論等技術(shù)手段作為基礎(chǔ)，再以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)分析、人工智能等作為輔助，最終科學(xué)地建立起一套能協(xié)助財(cái)務(wù)人員工作的完善系統(tǒng)。該系統(tǒng)不僅要能夠針對(duì)問(wèn)題提出不同且可行的解決方案，還要能做到對(duì)不同方向進(jìn)行縱向?qū)Ρ?，最終選擇出一套最優(yōu)的解決問(wèn)題的方案。

三、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的建議

（一）注重時(shí)效性

財(cái)務(wù)檔案的管理是非常注重信息的時(shí)效性。時(shí)效性是判斷財(cái)務(wù)檔案信息化程度高低的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)開(kāi)始建立財(cái)務(wù)檔案時(shí)，管理人員就應(yīng)對(duì)管理的信息進(jìn)行分類(lèi)，然后再建立起信息查詢平臺(tái)，以此來(lái)方便查閱者能快速地找到所需信息。當(dāng)檔案建立完成之后，工作人員應(yīng)按時(shí)對(duì)信息進(jìn)行整理，定期的對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充完善，保證檔案信息使用的實(shí)效性。此外，要想建立起信息化網(wǎng)絡(luò)化的檔案資料，則需配置符合要求的硬件、軟件、相關(guān)系統(tǒng)的設(shè)備。同時(shí)還在注意要定期對(duì)電腦進(jìn)行更新。這樣才能保證信息的實(shí)效性，確保查閱者能查找到正確，完善的信息。

（二）保障網(wǎng)絡(luò)安全

數(shù)據(jù)量巨大、保密性強(qiáng)是財(cái)務(wù)檔案信息化管理的標(biāo)志性特點(diǎn)。數(shù)據(jù)的信息化意味著數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化，因此確保網(wǎng)絡(luò)安全是極其重要的。最關(guān)鍵的是要建立起一套內(nèi)部的管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)察力度，確保檔案資料的完整性，防止檔案信息被修改泄露。此外，還要確保所處網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，定期的使用殺毒軟件對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行檢查，避免文檔資料感染計(jì)算機(jī)病毒，信息出現(xiàn)亂碼，丟失等現(xiàn)象。最后，還應(yīng)該注意的是要做好文件的備份工作，防止文檔信息突然出現(xiàn)不可恢復(fù)的永久性丟失。

（三）完善信息化管理的制度

信息化的檔案管理改變了工作人員管理檔案的工作方式。因此傳統(tǒng)管理檔案的相關(guān)制度也不再適用于信息化管理了，那么則重新需要建立起一套健全的信息化建設(shè)管理制度來(lái)滿足查閱者的需求，實(shí)現(xiàn)查閱不受時(shí)間、地點(diǎn)等因素的限制。

（四）提高管理人員的工作水平

財(cái)務(wù)檔案管理人員是財(cái)務(wù)檔案管理的操作者。若要滿足信息化建設(shè)的要求，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)該要注重培養(yǎng)一些計(jì)算機(jī)或通信專業(yè)的操作人員，應(yīng)該要加大對(duì)各層次的管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提高他們的信息化管理水平。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，當(dāng)今時(shí)代，科技在不斷的進(jìn)步與發(fā)展。許多行業(yè)都在使用著計(jì)算機(jī)科技技術(shù)來(lái)簡(jiǎn)化管理，提高效率。因此，信息化建設(shè)在財(cái)務(wù)檔案管理中發(fā)揮著巨大的作用。本文結(jié)合實(shí)際情況，指出目前財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題并提出對(duì)應(yīng)的解決措施。