檔案管理信息化建設(shè)策略探究

賴素媛 金艷

1.浙江環(huán)境監(jiān)測工程有限公司； 2.浙江省排污權(quán)交易中心

引言：自從進(jìn)入21世紀(jì)，我國已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時代，不管在生活方面還是經(jīng)濟(jì)方面都發(fā)生了巨大的變化，人民生活也慢慢走向小康生活，檔案管理信息化也慢慢走進(jìn)人民的生活，如今，檔案信息已經(jīng)成為全社會經(jīng)濟(jì)生活方面最大的挑戰(zhàn)，由紙質(zhì)版的檔案存放方式漸漸地轉(zhuǎn)向信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代社會的潮流，也是時代的必須產(chǎn)生品，只有跟的上時代才能不落后，檔案管理信息化不但加速了檔案管理的效率，而且使檔案有了一定的次序，對之后的工作提供了大量的方便，在新時代下實施檔案管理信息化是現(xiàn)代社會的必須產(chǎn)物，也是國家進(jìn)步的重要標(biāo)志。

一、檔案管理信息化概述

檔案管理就是國家相關(guān)機(jī)構(gòu)在有序的規(guī)則和統(tǒng)一下將有關(guān)檔案進(jìn)行整理、分類、保存，一般都將相關(guān)檔案放入檔案袋中然后進(jìn)行密封，以保證檔案的嚴(yán)密性，但是紙質(zhì)版的檔案后期尋找的時候一般比較麻煩，要從一大批檔案袋中找到也是非常耗時的，隨著我們進(jìn)入信息化時代，生活中各個方面也越來越信息化,檔案管理信息化也成為一個趨勢，將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臋n案，在整體上可以縮短個人檔案的尋找時間，為各種工作提供了便利。

二、信息時代下檔案管理工作中所面臨的問題

（一）規(guī)劃和設(shè)計滯后。雖然已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，但是檔案管理進(jìn)入信息化在規(guī)劃和設(shè)計方面還不成熟，不能成就更好的檔案管理信息化，一般存在三個原因：第一個是檔案資源規(guī)模大，分類方面不能完善。為了之后能更方便的尋找、翻閱，一定要按照某種分類將所有檔案全部規(guī)劃，設(shè)計一個完美的分類組；第二原因為檔案不是一成不變的，針對變化的檔案管理信息化要規(guī)劃不變的存放設(shè)計，使所有檔案都清楚有序的存放；第三原因檔案管理信息化防火墻一定要設(shè)計的非常嚴(yán)密，不可以存在泄露，加大檔案信息的安全性。

（二）檔案信息化的服務(wù)觀念和方式滯后。檔案信息化都是在計算機(jī)上面進(jìn)行，但是對于所有人并不是對計算機(jī)很了解，國家行政管理部門要推出全面的都適合的服務(wù)觀念和方式，讓全部檔案都安全的完整的存放，例如企業(yè)信息管理信息化首要是要選擇一些計算機(jī)骨干人才，將所有員工的檔案進(jìn)行編輯，采取先上報后核實的方式，所有員工將自己檔案上報，然后計算及骨干人才將其編輯信息化，下一步需要員工進(jìn)行核實，確定無誤后再保存成功，而且要按照一定的順序存放。

（三）相關(guān)法規(guī)體系不完善。俗話說“國有國法，家有家規(guī)”，國家為了呈現(xiàn)出一個公平、公正的社會，設(shè)立了一系列的法律法規(guī)，比如行政有國家大法《中華人民共和國憲法》保護(hù)、人民勞動有《中華人民共和國勞動法》保護(hù)，所以檔案管理信息化也要有法律的保護(hù)，為人民群眾提供安心的、放心的服務(wù)，一方面，對于統(tǒng)計檔案信息的機(jī)構(gòu)一定要采取有國際標(biāo)準(zhǔn)的計算機(jī)，將計算機(jī)信息加密，防止泄露，為人民群眾提供安全的保護(hù)；另一方面，將檔案信息進(jìn)行分類，對于不同等級的檔案要用不同的加密形式以及不同等級的密碼設(shè)置，以適當(dāng)?shù)淖顑?yōu)的資源服務(wù)于不同的檔案。

三、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的應(yīng)對策略

（一）以完善的硬件、軟件基礎(chǔ)建設(shè)為技術(shù)支撐。檔案管理信息化過程復(fù)雜、內(nèi)容繁瑣，首先要做的就是收集每個人的檔案信息，然后對其進(jìn)一步加工、核實，最后建立完整的檔案文件保存，每一步都需要不同的技術(shù)支撐。用完善的硬件和軟件基礎(chǔ)建設(shè)為技術(shù)支撐，首先在硬件方面：對于不同的地區(qū)、不同的行政部門、不同的公司企業(yè)應(yīng)該選擇不同的計算機(jī)配置，在路由器、計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等各個方面配合協(xié)調(diào)的將工作做到最好；然后在軟件方面：在硬件措施都良好的狀態(tài)下，建設(shè)一個檔案管理平臺，將所有檔案進(jìn)行編輯、歸類、存檔，保障所有人員的信息安全，提高檔案管理進(jìn)入信息化的速率，實現(xiàn)全社會檔案管理走向信息化。

（二）以嚴(yán)格的安全防護(hù)體系作為堅強(qiáng)后盾。每個地區(qū)企業(yè)部門的檔案信息肯定是大量的，就面臨著要保護(hù)數(shù)據(jù)防止泄露的問題，每個企業(yè)都要設(shè)置最強(qiáng)的防火墻來防止數(shù)據(jù)流失，需要計算機(jī)技術(shù)人才為企業(yè)數(shù)據(jù)管理方面下功夫，必須用最嚴(yán)格的安全防護(hù)體系來作為企業(yè)的堅強(qiáng)后盾。首先要制定嚴(yán)密的保護(hù)制度，對檔案信息進(jìn)行復(fù)雜的加密，設(shè)置使用權(quán)限，以最大化的減少與檔案信息接觸的人數(shù)來最大化的完成服務(wù)；其次企業(yè)部門要對用戶分層次、分級別的進(jìn)行訪問，在克服人員的幫助下，每個用戶設(shè)置自己的私人密碼，不但在更大程度上保障了檔案信息的安全，也在全社會為用戶提供了安心。

結(jié)語：綜上所述，在科技發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會，逐漸走向檔案管理信息化是我國進(jìn)步的一大標(biāo)志，對之后的前進(jìn)道路有著非凡的意義，提高了我國在國際上走向現(xiàn)代化的社會地位，要想檔案管理信息化快速建立，首先要有在硬件和軟件方面都要有巨大進(jìn)步，優(yōu)質(zhì)的計算機(jī)才可以建立安全的檔案管理，傳統(tǒng)的檔案管理也有一定的優(yōu)勢，現(xiàn)在化的檔案管理還有有待解決的問題，所以要堅持去其糟粕，取其精華。提高檔案管理編輯的速度以及為人民盡心服務(wù)的決心。