基于人事檔案電子化建設(shè)的人才服務(wù)創(chuàng)新模式研究

林嵐珊

一、引言

做好人才服務(wù)工作是聚天下英才而用之的重要基礎(chǔ)。近年來(lái)，福建省高度重視人才服務(wù)工作，著力健全人才服務(wù)體系，加快人才信息平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。流動(dòng)人員的人事檔案電子化建設(shè)能幫助人事檔案管理者運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)、快速準(zhǔn)確處理復(fù)雜的人事數(shù)據(jù)和事務(wù)，優(yōu)化提升流動(dòng)人員人事檔案信息管理，有效地提高了人事檔案部門(mén)的工作效率，使流動(dòng)人員人事檔案管理工作逐步向著制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

二、人事檔案電子化的含義

人事檔案電子化是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬軟件技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作中對(duì)人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、日常查閱等業(yè)務(wù)功能，是對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，真正告別了以往只能到閱檔室翻閱紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)方式。檔案電子化系統(tǒng)是對(duì)人事信息管理平臺(tái)的創(chuàng)新。

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨使得所需要存儲(chǔ)和管理的人事檔案信息越來(lái)越多，如果僅僅依靠人工進(jìn)行完成，對(duì)紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行整理，是無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化人事檔案管理需求的，這就需要加強(qiáng)人事檔案管理研究，將人事檔案管理與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)電子化管理，進(jìn)而降低人事檔案管理成本，提高各級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門(mén)的流動(dòng)人員人事檔案管理效益。

三、開(kāi)展人事檔案電子化建設(shè)工作的重要意義

（一）人事檔案電子化建設(shè)是人力資源社會(huì)保障信息化建設(shè)的重要組成部分

根據(jù)黨管干部、黨管人才的要求，人事檔案電子化建設(shè)是人力資源社會(huì)保障信息化建設(shè)的重要組成部分，是提升檔案管理服務(wù)水平的基礎(chǔ)工作，是進(jìn)一步簡(jiǎn)化優(yōu)化檔案管理服務(wù)的重要抓手。緊緊圍繞深入實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略和就業(yè)優(yōu)先戰(zhàn)略、加快推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政府服務(wù)”的要求，以服務(wù)用人單位和流動(dòng)人員為中心，以推動(dòng)檔案管理服務(wù)與信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深度融合為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、便民化，為提升檔案公共服務(wù)能力、提高服務(wù)質(zhì)量和效率提供基礎(chǔ)性保障。

（二）人事檔案電子化建設(shè)將推動(dòng)流動(dòng)人員的人事檔案管理工作化繁為簡(jiǎn)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，人才流動(dòng)更急頻繁，流動(dòng)人員的人事檔案管理工作也日趨繁重。以中國(guó)海峽人才市場(chǎng)為例，已接受個(gè)人及單位委托保管的人事檔案已超過(guò)50萬(wàn)余份，每年還在不斷增長(zhǎng)，檔案管理、查閱難度日益增大，而傳統(tǒng)的以紙張為主要保存介質(zhì)的檔案管理方式，存在著管理成本高、檔案壽命低、安全無(wú)法保證、工作效率低、遠(yuǎn)程調(diào)閱無(wú)法實(shí)現(xiàn)、整理不規(guī)范等缺陷。因此開(kāi)發(fā)人事檔案電子化掃描查詢(xún)系統(tǒng)，將現(xiàn)存紙質(zhì)的人事檔案全部掃描為電子文檔，并在此基礎(chǔ)上為流動(dòng)人員和企業(yè)提供網(wǎng)上查、借閱服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)信息化管理模式。

（三）人事檔案電子化建設(shè)將推動(dòng)人才服務(wù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深入融合

近年來(lái)人才服務(wù)業(yè)的新變化主要來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的滲透和融入，在互聯(lián)網(wǎng)的帶動(dòng)下，移動(dòng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)、社交網(wǎng)絡(luò)、云計(jì)算等新技術(shù)的興起，不斷促使整個(gè)人才服務(wù)業(yè)創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容及生態(tài)環(huán)境。中國(guó)海峽人才網(wǎng)的人才數(shù)據(jù)庫(kù)的人才簡(jiǎn)歷已超過(guò)200萬(wàn)份，其中新增注冊(cè)人員5.1萬(wàn)人；招聘單位發(fā)布招聘信息10.84萬(wàn)條、查詢(xún)?nèi)瞬判畔?00.11萬(wàn)條。數(shù)字化人力資源時(shí)代正在加速到來(lái)，并呈現(xiàn)出云端化、移動(dòng)化、智能化的新趨勢(shì)，只有進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人才人事檔案電子化的應(yīng)用工作,才能使檔案工作更好地為人才工作服務(wù)。海峽人才市場(chǎng)現(xiàn)有的50萬(wàn)份檔案大部分來(lái)自全國(guó)各地的福建籍大中專(zhuān)畢業(yè)生或來(lái)閩就業(yè)的各行業(yè)人士，如何有效地將這部分檔案通過(guò)電子化的手段轉(zhuǎn)化到人才數(shù)據(jù)庫(kù)，使人才服務(wù)與互聯(lián)網(wǎng)科技深入融合，以此帶來(lái)人力資源服務(wù)業(yè)的高速發(fā)展。

（四）人事檔案電子化建設(shè)將推動(dòng)人才服務(wù)共享化的新增長(zhǎng)

在具體的人力資源管理過(guò)程中，普遍存在這樣一種現(xiàn)象，企業(yè)找不到合適的人才，人才找不到合適的企業(yè)。之所以造成這種現(xiàn)場(chǎng)，就是因?yàn)槠髽I(yè)發(fā)布的招聘信息，人才發(fā)布的求職信息沒(méi)有在同一時(shí)間內(nèi)被對(duì)方知道，信息的不對(duì)稱(chēng)造成這種現(xiàn)象一直困擾著企業(yè)人力資源管理者和求職者們。通過(guò)人事檔案電子化的建設(shè)，技術(shù)運(yùn)用、數(shù)據(jù)分析、信息共享等手段，搭建開(kāi)放的共享平臺(tái)，將人力資源所需要的信息實(shí)現(xiàn)共享，去中介化，提高組織效能，讓供求雙方平等對(duì)稱(chēng)地得到供求信息，讓用人單位和流動(dòng)人員精準(zhǔn)對(duì)接，將成為人才服務(wù)業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要方向。

四、人事檔案電子化建設(shè)在人才服務(wù)業(yè)的應(yīng)用措施

（一）構(gòu)建省級(jí)集中、全國(guó)聯(lián)通的檔案管理服務(wù)信息化格局

1.制定全國(guó)統(tǒng)一的人事檔案電子化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

按照“數(shù)據(jù)向上集中、服務(wù)向下延伸、信息全國(guó)共享”的原則，全國(guó)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)籌推進(jìn)，在規(guī)范檔案服務(wù)方面，各級(jí)人社部門(mén)按照國(guó)家統(tǒng)一規(guī)范組織人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)梳理、細(xì)化檔案公共服務(wù)流程，推進(jìn)辦事材料目錄化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)全國(guó)檔案公共服務(wù)同一事項(xiàng)、同一流程、同一標(biāo)準(zhǔn)、同一格式。在規(guī)范檔案基礎(chǔ)信息采集方面，各級(jí)人社部門(mén)可以組織檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)按照統(tǒng)一的采集規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一采集項(xiàng)目、統(tǒng)一指標(biāo)體系、統(tǒng)一代碼，開(kāi)展檔案基礎(chǔ)信息采集工作，逐步建立統(tǒng)一規(guī)范的電子化檔案資源庫(kù)。建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)，確保信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開(kāi)放性、互融性。

2.建立全國(guó)統(tǒng)一的檔案管理電子化服務(wù)信息

開(kāi)發(fā)全國(guó)統(tǒng)一的軟件，支撐省級(jí)檔案管理服務(wù)，為各地推動(dòng)檔案信息化工作提供支持。在省級(jí)檔案基礎(chǔ)信息資源庫(kù)基礎(chǔ)上，按照“數(shù)據(jù)向上集中”的思路，建立檔案信息采集上報(bào)機(jī)制，定期歸集各地檔案基礎(chǔ)信息，逐步過(guò)渡到實(shí)時(shí)歸集，在部級(jí)建立形成全國(guó)檔案基礎(chǔ)信息資源庫(kù)，為實(shí)現(xiàn)全國(guó)服務(wù)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。開(kāi)發(fā)建立全國(guó)人事檔案管理服務(wù)運(yùn)行平臺(tái)，提供存檔信息網(wǎng)上查詢(xún)服務(wù)，為流動(dòng)人員和用人單位查詢(xún)檔案存放信息提供便利。積極推動(dòng)跨地區(qū)網(wǎng)上遠(yuǎn)程經(jīng)辦模式，逐步形成“一點(diǎn)存檔、多點(diǎn)服務(wù)”的全國(guó)一體化服務(wù)格局。

（二）堅(jiān)持業(yè)務(wù)協(xié)同，信息共享

1.強(qiáng)化人事檔案信息在政府政務(wù)方面的應(yīng)用

各級(jí)人社部門(mén)可以充分利用檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)資源，對(duì)流動(dòng)人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布、流向等開(kāi)展統(tǒng)計(jì)分析，逐步建立檔案基本情況統(tǒng)計(jì)分析制度。在政府政務(wù)方面，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)資源與政務(wù)數(shù)據(jù)資源的關(guān)聯(lián)分析和融合利用，建立與人力資源社會(huì)保障持卡人員基礎(chǔ)信息庫(kù)、單位基礎(chǔ)信息庫(kù)等基礎(chǔ)信息庫(kù)的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)與就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會(huì)保障、人事人才、勞動(dòng)關(guān)系等業(yè)務(wù)信息共享，推動(dòng)與教育、公安、民政、衛(wèi)生健康、工商等部門(mén)資源數(shù)據(jù)互認(rèn)。

2.整合人事檔案升級(jí)為民生檔案

充分利用云計(jì)算技術(shù)和方法，整合并發(fā)揮各級(jí)人社部門(mén)的官網(wǎng)和微信公眾號(hào)的作用，實(shí)現(xiàn)各級(jí)人事檔案信息互聯(lián)互通，數(shù)據(jù)共享。由功能單一的人事檔案升級(jí)為民生檔案便民服務(wù)信息化平臺(tái)，整合人事檔案到民生檔案信息資源，“讓信息多跑路、讓百姓少跑腿”實(shí)現(xiàn)民生檔案“一號(hào)申請(qǐng)、一窗受理、一網(wǎng)通辦”。建立民生檔案網(wǎng)上辦事大廳，充分合理協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)各級(jí)人社部門(mén)之間的人員分工、明確檔案利用審批權(quán)歸屬、規(guī)范加蓋電子印章，形成可推廣的實(shí)施方案及管理成果，為我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)做好有力支撐。

（三）充分發(fā)掘人才服務(wù)管理信息系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)化潛力

未來(lái)人工智能、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)與人事檔案電子化系統(tǒng)的結(jié)合將會(huì)越來(lái)越明顯。大數(shù)據(jù)和人工智能可以幫助人力資源管理者科學(xué)制定決策，增強(qiáng)人力資源管理者對(duì)業(yè)務(wù)的說(shuō)服力和影響力，也使其價(jià)值創(chuàng)造得以量化和可見(jiàn)。

1.人事檔案電子化在招聘領(lǐng)域的應(yīng)用

通過(guò)檔案的大數(shù)據(jù)獲取更廣泛的流動(dòng)人員數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)，在海峽人才市場(chǎng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)里記載著每個(gè)流動(dòng)人員每次工作變動(dòng)的簡(jiǎn)歷信息，比如在哪個(gè)行業(yè)、哪家公司供職于哪個(gè)崗位，通過(guò)人工智能深入的數(shù)據(jù)挖掘，對(duì)流動(dòng)人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布、流向等開(kāi)展統(tǒng)計(jì)分析，可以幫助企業(yè)人力資源管理者快速篩選、匹配合適候選人，以及快速挖掘、發(fā)現(xiàn)被動(dòng)候選人，還可以進(jìn)一步通過(guò)人工智能聊天機(jī)器人幫助企業(yè)人力資源管理者完成初次面試。目前大數(shù)據(jù)的技術(shù)還未與檔案信息化相結(jié)合，隨著人事檔案電子化建設(shè)的日益深入，大數(shù)據(jù)技術(shù)還會(huì)應(yīng)用到企業(yè)人力資源管理者和求職者面對(duì)面互動(dòng)和評(píng)價(jià)分析階段，能夠幫助企業(yè)調(diào)查一些比較微妙的問(wèn)題，如通過(guò)求職者的工作簡(jiǎn)歷分析其是否能融入企業(yè)文化和能不能為企業(yè)工作較長(zhǎng)時(shí)間，從而在一些軟性因素上對(duì)求職者進(jìn)行評(píng)價(jià)和篩選。

2.人事檔案電子化在培訓(xùn)服務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用

進(jìn)一步細(xì)分培訓(xùn)服務(wù)，將培訓(xùn)趨于個(gè)性化和多樣化。人事檔案電子化技術(shù)應(yīng)用于大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域，企業(yè)人力資源管理者可以通過(guò)檔案電子化的數(shù)據(jù)對(duì)員工進(jìn)行精準(zhǔn)分析，以員工為中心準(zhǔn)確識(shí)別出每位員工的學(xué)習(xí)需求、學(xué)習(xí)行為、學(xué)習(xí)模式，制定科學(xué)合理的培訓(xùn)策略，并且可以為不同層級(jí)的員工建立不同的勝任能力模型，使員工的培訓(xùn)與發(fā)展過(guò)程更為智能化、個(gè)性化。

3.人事檔案電子化在人才測(cè)評(píng)領(lǐng)域的應(yīng)用

在職業(yè)測(cè)評(píng)領(lǐng)域，利用人事檔案電子化技術(shù)對(duì)流動(dòng)人員流向、工作行業(yè)、崗位、就職時(shí)間等開(kāi)展統(tǒng)計(jì)分析，可對(duì)人才測(cè)評(píng)中的一些問(wèn)題如人才績(jī)效考核、人才選拔以及分類(lèi)進(jìn)行研究，改進(jìn)以前算法中的一些不成熟的地方。人事檔案的大數(shù)據(jù)技術(shù)能獲得更有效的信息采集，從人事檔案電子化數(shù)據(jù)庫(kù)中找到隱藏其中的信息，幫助決策人員找到數(shù)據(jù)間潛在的聯(lián)系，從而輸出更有質(zhì)量的分析結(jié)果，提升人才測(cè)評(píng)效果。

（四）規(guī)范人事檔案電子化的安全管理

1.處理好人事檔案電子化保密和利用之間的關(guān)系

有人認(rèn)為，人事檔案具有保密性，須在一定范圍內(nèi)保管，所以不能主動(dòng)開(kāi)展利用工作。這種認(rèn)識(shí)是片面的，實(shí)際上只要遵循相關(guān)原則和紀(jì)律，運(yùn)用大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，在打破檔案信息孤島的同時(shí)，注重信息安全和個(gè)人隱私保護(hù)，采取切實(shí)有效的安全防護(hù)措施，根據(jù)不同的保密級(jí)別和要求，對(duì)不同的數(shù)字化檔案進(jìn)行查閱、修訂、轉(zhuǎn)移、備份等操作分級(jí)授權(quán)，利用和保密并不矛盾。

2.完善人事檔案電子化技術(shù)防范措施

因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的現(xiàn)象不可避免。加上檔案工作人員計(jì)算機(jī)水平有限,如不及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,一旦發(fā)生問(wèn)題數(shù)據(jù)難以恢復(fù),損失很大。同時(shí),計(jì)算機(jī)管理帶來(lái)了信息維護(hù)、磁盤(pán)等載體的保管保密等一系列的新的問(wèn)題。如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查檔,更要面臨系統(tǒng)安全的巨大挑戰(zhàn)。對(duì)此，各級(jí)人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到保障電子人事檔案信息安全的重要性，并積極地采取有效措施來(lái)強(qiáng)化電子檔案安全管理。人事檔案管理部門(mén)可以采用專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)傳輸通道進(jìn)行信息傳輸，也可以實(shí)現(xiàn)密閉保存檔案資源，并將涉密信息的電腦與外界隔斷，以從源頭上避免黑客入侵。在進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸時(shí)還要盡可能的實(shí)現(xiàn)加密傳輸，以避免出現(xiàn)信息泄露的情況。而檔案管理人員則要樹(shù)立保證檔案信息安全的理念，認(rèn)真學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，確保其充分認(rèn)識(shí)到檔案信息保密的必要性，以免由于疏忽而造成信息泄露，影響到單位發(fā)展。

五、結(jié)束語(yǔ)

雖面臨諸多挑戰(zhàn)，但毫無(wú)疑問(wèn)，人事檔案電子化技術(shù)已為我國(guó)人才服務(wù)行業(yè)注入了新的推動(dòng)力，催生出許多新的業(yè)態(tài)增長(zhǎng)點(diǎn)，所以要改變舊模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀(guān)念，構(gòu)建人力資源信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通、信息共享，充分有效的利用人事檔案的有效價(jià)值，從而促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。