論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

吳巧玲

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國逐漸的邁入到信息和網(wǎng)絡(luò)時代，事業(yè)單位作為社會發(fā)展過程中極為重要的組成部分，必須要重視事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，才能夠緊跟時代發(fā)展的步伐，促進事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展，更好的為社會服務(wù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

隨著信息時代和網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，對于事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理本身存在著諸多的弊端，比如管理難度大、儲存難等諸多問題，隨著信息時代的來臨，通過先進的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，提高了管理效率和水平。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化概念及意義

1.1 檔案管理信息化的概念

檔案管理信息化的基本概念就是指國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一組織和規(guī)劃工作中，開展檔案管理的時候應(yīng)該積極的應(yīng)用到計算機信息技術(shù)，對檔案信息資源進行管理、處置以及提供便捷的使用服務(wù)。組紫紅實現(xiàn)檔案管理模式逐漸的由傳統(tǒng)的檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案實體的數(shù)字化信息模式，從根本上提高服務(wù)能力。所以，從本質(zhì)上來講，檔案管理信息化建設(shè)主要就是指檔案管理模式和工作方式逐漸的由傳統(tǒng)檔案實體保管轉(zhuǎn)變?yōu)楦鼮橄冗M、現(xiàn)代化的信息數(shù)字化儲存、轉(zhuǎn)送以及服務(wù)。

1.2 檔案管理信息化的意義

隨著新時代的來臨，信息化管理能夠從根本上提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率和水平，計算機技術(shù)在進行應(yīng)用的時候應(yīng)該貫徹落實檔案立卷制度，傳統(tǒng)的檔案資料十分的零散，在進行管理的時候存在著諸多不安全性以及不可靠性。信息技術(shù)的快速發(fā)展，能夠通過部門內(nèi)部的密碼實現(xiàn)保密工作，避免檔案資料出現(xiàn)泄漏的現(xiàn)象發(fā)生，從根本上提高了事業(yè)單位檔案管理的安全性和可靠性。為了能夠保證檔案收集的完整性，事業(yè)單位檔案管理部門必須要將檔案資料等錄入到計算機中，能夠方便后續(xù)的檔案查閱工作，也能夠提高日后的編目效率，有效避免了檔案出現(xiàn)遺失以及疏漏的現(xiàn)象發(fā)生，最終保證檔案的完整性。通過先進的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，積極的選擇最為適合的檔案處理軟件，能夠從根本上提高檔案的處置效率，提高檔案管理的工作效率。信息技術(shù)能夠提高檔案的利用效率，積極的通過計算機技術(shù)應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的整理和分類工作，并且實現(xiàn)歸檔和利用，有效提高利用效率。檔案管理部門在接收檔案的同時能夠?qū)崿F(xiàn)對信息進行二次開發(fā)工作，能夠充分的發(fā)揮出其作用和功能，事業(yè)單位的檔案管理部門積極的應(yīng)用計算機技術(shù)可以實現(xiàn)檔案種類的準(zhǔn)確分類，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)?shù)據(jù)庫內(nèi)的不合格檔案進行調(diào)整，從根本上保證檔案的質(zhì)量，減少了人力、物力資源的浪費。

2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作進行之中存在著的問題和不足

2.1 檔案信息化建設(shè)體系還不夠完善

檔案信息化建設(shè)體系在檔案管理工作中充當(dāng)著十分重要的作用，目前事業(yè)單位所選擇的檔案信息化建設(shè)體系在運行的時候還存在著諸多不規(guī)范的問題，其主要原因就是因為電子文件監(jiān)督力度不夠，缺少相應(yīng)的法律法規(guī)，并且安全體系還存在著一定弊端，最終造成了事業(yè)單位檔案信息化管理工作的順利開展。

2.2 針對性不足

事業(yè)單位檔案管理工作開展的過程中，大部分事業(yè)單位并不具有自主建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的能力，往往需要選擇具有一定資質(zhì)的軟件研發(fā)公司進行設(shè)計工作，但是一部分軟件公司本身并沒有真正的了解事業(yè)單位發(fā)展的實際情況，不能熟悉事業(yè)單位本身的管理特色以及業(yè)務(wù)流程等內(nèi)容，最終在進行軟件開發(fā)設(shè)計的時候照搬照抄，并沒有針對性開展設(shè)計工作，導(dǎo)致軟件與事業(yè)單位本身的契合度不夠，實用價值無法得到有效的保證，最終會影響到信息化管理的實際效果和效率，對于事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)開展十分的不利，甚至還會成為阻礙因素。

2.3 檔案信息化建設(shè)平臺更新速度較慢

目前的事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作開展的時候雖然具有比較完整的職工檔案信息管理系統(tǒng)作為基礎(chǔ)條件，但是在實踐過程中受到的重視程度還是比較欠缺的，大部分單位內(nèi)部的檔案管理信息化平臺模塊更新速度比較慢，一部分新入職的員工信息并沒有得到及時錄入和更新，從而為人才的優(yōu)化和管理帶來了一定阻礙。必須還要重視檔案信息化平臺建設(shè)使用效率比較低，無法真正的發(fā)揮出信息平臺的作用和價值。

2.4 工作人員的職業(yè)能力不強

檔案信息化建設(shè)管理工作的實施進度往往會受到工作人員本身綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平的影響，目前我國大部分事業(yè)單位積極的應(yīng)用信息化管理檔案，但是在實踐建設(shè)過程中一部分工作人員遠遠無法滿足工作的需求，管理經(jīng)驗并不是十分的豐富，最終無法勝任事業(yè)單位檔案管理工作的責(zé)任。

3 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的良好方式

3.1 優(yōu)化檔案信息化管理體系

必須要不斷的優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)管理體系，結(jié)合內(nèi)部的相關(guān)規(guī)章制度進行不斷的完善和創(chuàng)新，尤其要結(jié)合事業(yè)單位自身的實際特色和先進的管理理念，才能夠為檔案信息化建設(shè)打下牢固的基礎(chǔ)條件。必須要重視電子文檔的監(jiān)督力度，事業(yè)單位應(yīng)該積極的從檔案信息化建設(shè)平臺出發(fā)，對電子文檔的權(quán)限以及管理規(guī)范等諸多方面的細節(jié)進行規(guī)定，并且做好借閱指導(dǎo)工作。事業(yè)單位必須要建立自身相關(guān)的檔案信息化建設(shè)的管理制度，將管理制度落實到每個管理環(huán)節(jié)中，才能夠有效的避免各種問題的出現(xiàn)。

3.2 提升檔案管理信息化建設(shè)平臺的維護和更新工作

定期做好檔案管理信息化建設(shè)平臺的更新工作，從根本上提高平臺的應(yīng)用效率。事業(yè)單位必須要定期的開展全方位的維護工作，主要維護對象包括了服務(wù)器、計算機以及磁盤陣列等方面，做好充分的檢查工作，并且要做好檔案信息網(wǎng)站以及數(shù)字化掃描管理系統(tǒng)等諸多方面的監(jiān)管工作，按時的完成病毒檢測和查殺工作，才能夠保證檔案信息電子化系統(tǒng)的安全性和可靠性。

3.3 加強重視程度

領(lǐng)導(dǎo)本身的意識會直接影響到事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的實施和完善，必須要將檔案管理信息化建設(shè)放到領(lǐng)導(dǎo)管理事業(yè)單位的規(guī)劃中，并且加以明確。事業(yè)單位必須要保證充足的資金確保檔案信息化建設(shè)的順利開展，并且積極的引用先進的管理硬件設(shè)備和信息化，才能夠真正的提高管理水平和效率。事業(yè)單位必須要重視思想建設(shè)工作，做好宣傳工作，才能夠真正的讓信息化意識落實到每個人員身上，幫助員工們能夠清晰的意識到檔案信息化建設(shè)的重要性和優(yōu)勢，并且用發(fā)展的眼光看待問題。事業(yè)單位必須要積極的擬定相關(guān)工作管理要求和規(guī)范，幫助每個部門能夠承擔(dān)檔案管理信息化建設(shè)中所需要承擔(dān)的責(zé)任，并且將檔案管理信息化建設(shè)納入到事業(yè)單位的政策和制度中，才能夠進一步促進檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)定發(fā)展。

3.4 切實開展檔案管理信息化人員的專業(yè)培訓(xùn)工作

為了能夠真正的提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的水平和效率，必須要重視管理人員的培訓(xùn)工作，不斷的提高管理人員自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平顯得尤為重要，事業(yè)單位可以積極的引用信息技術(shù)的專業(yè)人才，通過專業(yè)人才來帶動整個事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。事業(yè)單位應(yīng)該積極的開展培訓(xùn)工作，針對檔案管理、信息技術(shù)等方面進行全方位的培訓(xùn)工作，才能夠進一步提高管理人員的實踐能力和業(yè)務(wù)水平。

4 結(jié)語

事業(yè)單位開展檔案信息化建設(shè)的時候必須要適應(yīng)社會發(fā)展的需求，并且要重視事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)工作，才能夠真正的提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，最終促進我國事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻

[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013（16）：128-129.

[2]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J].檔案管理，2011（4）：86.