試論事業(yè)單位檔案管理電子信息化及其重要性

沈玉瑩

摘 要：信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用可以提升管理工作的進行質(zhì)量，因此在多個行業(yè)的管理中得到了使用。在事業(yè)單位的經(jīng)營和發(fā)展中，引入信息技術(shù)來提升檔案工作的管理質(zhì)量是未來的發(fā)展趨勢，滿足當前國家的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)需求。本文結(jié)合實際情況，分析了推行檔案管理信息化的重要價值，提出了合理的建設(shè)措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；重要性

大數(shù)據(jù)以及云平臺等現(xiàn)代信息化技術(shù)在行業(yè)管理之中的加入提升了管理效率。事業(yè)單位在檔案管理中也應當引入信息化技術(shù)來優(yōu)化管理工作的進行質(zhì)量。信息化技術(shù)優(yōu)化了檔案存儲成本，提升了查詢和處理工作的進行質(zhì)量，對事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展有著重要的影響。

1 事業(yè)單位推動檔案管理信息化的重要性

事業(yè)單位是我國發(fā)展建設(shè)中的重要參與者，其直接參與到社會管理以及行業(yè)發(fā)展之中，有效的保證了經(jīng)濟建設(shè)質(zhì)量以及人民生活質(zhì)量的提升。在當前的發(fā)展中，信息技術(shù)的推廣建設(shè)使得事業(yè)單位在日常管理中要對大量的檔案數(shù)據(jù)進行處理，增加了管理工作的進行難度。因此，在事業(yè)單位的檔案管理中推行信息化建設(shè)是優(yōu)化管理質(zhì)量的有效手段，下文對電子信息化建設(shè)在檔案管理中的重要價值進行了分析。

1.1 檔案管理信息化建設(shè)可以優(yōu)化對單位決策的支持

檔案管理工作不僅僅是對員工人事資料的管理，在日常的管理中，工作人員要對事業(yè)單位經(jīng)營工作中的數(shù)據(jù)進行分析，獲知行業(yè)市場發(fā)展現(xiàn)狀以及用戶需求，并以此來作為事業(yè)單位決策的支持和基礎(chǔ)，優(yōu)化事業(yè)單位的工作質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由人力完成，不能滿足當前信息時代之下的檔案管理效率以及分析質(zhì)量的需求。人工管理分析模式占用了大量的人力物力，對事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展有著不利影響。通過推動檔案管理的電子信息化建設(shè)，企業(yè)可以實現(xiàn)對檔案信息的信息化和數(shù)字化處理，借助計算機設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，優(yōu)化檔案的存儲和分析效率，極大的提升了數(shù)據(jù)處理工作的進行質(zhì)量。信息處理技術(shù)也優(yōu)化了數(shù)據(jù)分析結(jié)果的準確性，可以更為直觀的為單位決策工作提供數(shù)據(jù)上的支持。

1.2 電子信息化建設(shè)節(jié)約了事業(yè)單位的管理支出

事業(yè)單位在傳統(tǒng)的檔案信息存儲記錄中一般使用紙質(zhì)資料，隨著現(xiàn)代事業(yè)單位信息處理量的不斷擴大，紙質(zhì)材料的使用增加了存儲中的消耗，也不利于高效的數(shù)據(jù)分析管理過程進行，無法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位的經(jīng)營需求。在檔案管理過程中使用信息化技術(shù)可以借助計算機以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器完成對檔案數(shù)據(jù)的存儲，極大的降低了管理成本。同時，借助信息技術(shù)完成的檔案存儲也避免了傳統(tǒng)的檔案管理中出現(xiàn)的文件破損問題，提升了檔案管理工作的進行質(zhì)量。

1.3 檔案管理的信息化建設(shè)有助于事業(yè)單位的信息共享

檔案管理工作除了要完成對信息的存儲分析之外，還要滿足不同的部門對經(jīng)營數(shù)據(jù)的需求?，F(xiàn)代信息技術(shù)的使用方便了事業(yè)單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息共享工作的進行，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及事業(yè)單位的聯(lián)網(wǎng)管理平臺，不同的管理部門可以在不同程度上進行檔案數(shù)據(jù)庫的訪問和資料的獲取，極大的方便了部門工作。借助企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行的信息共享也具備較高的安全性，提升了事業(yè)單位的經(jīng)營質(zhì)量。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的建設(shè)措施

2.1 信息化建設(shè)中存在的問題

當前由于多種因素的影響，事業(yè)單位的檔案管理工作信息化建設(shè)質(zhì)量較差。存在的問題主要包括如下的幾部分：第一，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)未能受到管理人員的重視，事業(yè)單位管理人員對檔案管理工作重要價值缺乏認識，未能在信息建設(shè)中投入資金，影響了企業(yè)的信息化建設(shè)進程。第二，檔案管理人員缺乏必要的管理素質(zhì)，當前一些檔案管理人員缺乏現(xiàn)代技術(shù)素養(yǎng)，不能高效的使用計算機設(shè)備來提升檔案管理效率，影響了信息化建設(shè)發(fā)揮對企業(yè)經(jīng)營的正面影響。第三，事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備較為落后，事業(yè)單位對信息設(shè)備的投入不足，許多事業(yè)單位在管理中未能使用現(xiàn)代化的計算機設(shè)備，直接影響了信息化管理分析工作的進行，可能造成安全問題，不利于企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)。

2.2 強化檔案信息開發(fā)效率，提高管理人員對信息化建設(shè)的重視

當前事業(yè)單位的管理人員對檔案處理工作的重視性不足，主要的原因是傳統(tǒng)的管理工作難以對事業(yè)單位的經(jīng)營產(chǎn)生正面效果，其對數(shù)據(jù)的開發(fā)利用效率低。因此，要想提升管理人員的重視，檔案管理人員就要借助信息技術(shù)來強化數(shù)據(jù)信息的開發(fā)利用質(zhì)量，提升對事業(yè)單位決策的支持力度。技術(shù)人員要完善事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量，優(yōu)化不同部門之間的數(shù)據(jù)共享工作質(zhì)量，提升數(shù)據(jù)的使用效率。除此之外，在日常的工作中管理人員也能借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和云平臺技術(shù)完成對數(shù)據(jù)的全面分析和處理，以此來提升數(shù)據(jù)分析結(jié)果的完整性和質(zhì)量，優(yōu)化對事業(yè)單位經(jīng)營的作用，從而推動信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.3 強化對事業(yè)單位檔案信息化工作的安全管理

強化事業(yè)單位檔案管理工作的信息化發(fā)展質(zhì)量可以從優(yōu)化信息處理和分享過程的安全性入手。在建設(shè)中，管理人員應當加強技術(shù)交流，發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)在建設(shè)和設(shè)計中存在的安全漏洞，在使用中不斷的進行安全管理優(yōu)化，確保事業(yè)單位檔案管理工作的安全高效進行，保證信息的安全性。

2.4 提升事業(yè)單位檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)

檔案管理工作人員的技術(shù)素養(yǎng)直接影響信息技術(shù)的使用效率，對數(shù)據(jù)的分析全面性以及檔案管理的高效性有著重要的影響。因此，事業(yè)單位要強化對檔案管理人員的技術(shù)培訓，借助定期的學習來優(yōu)化管理人員的信息處理能力，保證管理人員可以正確高效的使用計算機設(shè)備來完成對檔案信息的處理，確保管理工作的高效進行。

3 結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理工作對單位的經(jīng)營質(zhì)量有著重要的影響，在信息化趨勢之下，事業(yè)單位要在檔案管理中推行信息化建設(shè)管理技術(shù)，并提升企業(yè)中的管理人員技術(shù)素養(yǎng)，實現(xiàn)高效的檔案信息處理分析工作，使其可以作為事業(yè)單位經(jīng)營決策的重要依據(jù)，推動事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)。

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