信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究

張豐麗

摘 要：在信息技術不斷發(fā)展的當下，企業(yè)要想獲得更加廣闊的發(fā)展空間，必須提高工作質(zhì)量和效率，以便提高企業(yè)的核心競爭力。為了實現(xiàn)此目標，企業(yè)必須加強信息化管理，采用先進的科學技術，不斷創(chuàng)新管理模式，從而提高企業(yè)管理的整體質(zhì)量。本文立足于檔案管理工作，針對信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新進行分析和研究，闡述了具體的創(chuàng)新策略，希望為相關檔案管理人員提供一些參考依據(jù)。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新

隨著社會的進步和科技的發(fā)展，信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術被廣泛地應用于各個領域中，推動了各項工作的信息化進程。檔案管理作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，對于企業(yè)的長期發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。在新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應企業(yè)的實際發(fā)展需要了，這就要求企業(yè)必須加強對檔案管理工作的創(chuàng)新，采取行之有效的管理辦法，從而為企業(yè)發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務，進一步推動檔案事業(yè)的信息化進程。

1 信息時代下檔案管理工作的概述

檔案管理是指對檔案信息進行搜集、整理、存儲、保管和編輯等工作，由于檔案信息具有較強的多樣性和復雜性，導致管理人員在管理工作中經(jīng)常需要花費大量的時間和精力進行管理工作。[1]隨著信息時代的到來，信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術為檔案管理帶來了巨大的便利，不僅改變了其管理方式，而且還有效地提高了管理效率，同時還減少了工作失誤的發(fā)生。值得注意的是，為了確保檔案管理的有效性和可靠性，在應用信息技術進行檔案管理時，必須由統(tǒng)一的行政部門進行監(jiān)督和指導，以便為檔案管理工作的開展提供可靠的保障。在信息時代中，檔案管理主要具有兩個特點：第一，信息時代下檔案管理工作必須圍繞相關的法律法規(guī)開展，必須依靠相應的行政部門有序進行；第二，信息時代下檔案管理已經(jīng)由傳統(tǒng)的實物存檔變?yōu)殡娮訖n案，企業(yè)、政府、學校的檔案管理逐步向信息化過渡。

2 信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1 做好電子檔案信息的登記工作

目前，隨著信息技術在檔案管理工作中的廣泛應用，檔案管理工作取得了一定的成效，但是，由于檔案管理系統(tǒng)建設較為分散，不利于統(tǒng)一管理，這也給檔案管理工作增加了許多難度。[2]鑒于此，有必要將所有的檔案進行登記造冊，做好登記工作之后再歸入總系統(tǒng)，以便提高檔案管理的質(zhì)量和效率，如果發(fā)生意外情況就不用擔心檔案資料的丟失與損毀，進一步確保檔案信息的真實性與完整性。即使發(fā)生自然災害等不可抗力因素，造成部分機構的信息損毀或者丟失也不需要緊張，在總系統(tǒng)可以找到相應的檔案，總系統(tǒng)對每個檔案都有記錄與備份，不僅可以防止意外發(fā)生檔案的丟失，還可以對各個附屬機構的工作安排提供幫助，對于各個部門出現(xiàn)的問題都可以及時有效的處理。計算機具有強大的存儲容量，自動化程度高，邏輯思維運行能力比較強，計算機管理功能是一項以數(shù)據(jù)庫為核心的運行模式，包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)加工以及數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)編排、數(shù)據(jù)檢索以及數(shù)據(jù)發(fā)布等多個方面的內(nèi)容，已經(jīng)廣泛應用到信息檢索工作與圖書館管理領域中。因此，檔案管理人員可以充分利用計算機的這些強大功能，做好檔案信息的分類整理工作，便于日后的使用與查詢，從而為提高檔案管理工作的整體質(zhì)量奠定良好的基礎。

2.2 不斷提高管理人員的創(chuàng)新意識

管理人員的工作態(tài)度與職業(yè)技能對檔案管理工作的影響是非常重要的，可以說在一定程度上決定著檔案管理工作的狀態(tài)。從事檔案管理工作的相關人員是第一線的人員，在平常管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題以及其他與檔案管理工作有關系的因素，都是值得深入探究與改進的地方。同時，相關各部分之間還需要多加溝通交流，針對檔案管理工作的實際問題與弊端進行探討，對于有創(chuàng)新意識的工作人員給以適當?shù)莫剟?，建立完善的獎勵機制，這樣可以大大調(diào)動員工的積極性與創(chuàng)造性，激發(fā)員工的熱情，也可以促進員工不斷改進自身的不足之處，修正自己的工作態(tài)度，逐漸完善自己。

2.3 提高檔案信息的共享性和系統(tǒng)性

傳統(tǒng)上各個部門都是自我經(jīng)營，分散問題比較嚴重，而且各個部門之間長期沒有交流溝通，信息資源流通不暢，別說信息共享性與系統(tǒng)性了。[3]沒有形成一個完整統(tǒng)一的系統(tǒng)，檔案信息隨處都可以找到，信息雜亂無章，檔案使用者在選擇資料的過程中沒有程序可言。所以檔案管理總部應該帶頭引導與鼓勵各個部門之間進行交流，在必要的時候舉辦一些座談活動，統(tǒng)一部門之間的工作重點與中心，劃分各個部門之間的職責與工作內(nèi)容。分工合作，并相互監(jiān)督。在使用者利用相應檔案資料的時候可以依照相關的程度進行，在資料上傳的過程中，要做好一系列工作，比如相關工作人員要標注清楚資料的來源以及資料是原件還是復印件，并且標注好資料原件的地點，這些信息必須標注清楚，以便日后方便使用者查詢與利用。

2.4 建立完善的檔案信息管理體制

檔案管理體制的創(chuàng)新是檔案信息化管理的重要途徑與方式。在信息化時代背景下，需要對檔案信息進行統(tǒng)一管理，建立全面的檔案信息管理體制，對信息資源進行充分分析與整合，提取有價值的信息，將信息技術與檔案管理工作相結合，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢與功能，不斷完善我國的檔案信息體制，加強對檔案信息管理的力度與監(jiān)督。傳統(tǒng)上我國的檔案信息系統(tǒng)不夠規(guī)范，系統(tǒng)比較分散，不利于硬件與軟件的選擇，經(jīng)常出現(xiàn)選擇上的事物，進而影響著檔案信息系統(tǒng)運行的可靠性與安全性，同時也給檔案信息管理帶來一定的困難。所以，需要對檔案信息制度進行優(yōu)化與完善，將每個部門都納入到檔案信息管理系統(tǒng)中，形成統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，不斷增強管理的自動性與智能性，統(tǒng)籌規(guī)劃，兼顧各個部門的內(nèi)部機構與需求，以便集中管理。

3 結語

綜上所述，在信息化時代背景下，只有不斷加強對檔案管理的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的整體水平，從而取得理想的管理效果。為此，檔案管理人員必須要樹立創(chuàng)新意識，采取創(chuàng)新性的管理手段，不斷完善檔案管理制度和體系，建立豐富的網(wǎng)絡平臺，將檔案管理工作與科學技術相結合，切實做到信息化管理和現(xiàn)代化管理，從而為優(yōu)化檔案管理結構創(chuàng)造良好的條件。

參考文獻

[1]呂歡弟.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].中外企業(yè)家，2014（20）.

[2]姜麗華.基于信息時代的檔案管理工作創(chuàng)新策略研究[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2017（23）.

[3]李小瑩.試論信息化時代如何做好檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].辦公室業(yè)務，2018（02）.