探析辦公室文書檔案的管理及常見問題

付遠(yuǎn)翠

摘 要：辦公室文書檔案管理是企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，且管理質(zhì)量的好壞會(huì)對(duì)企業(yè)整體管理水平產(chǎn)生極大的影響，需要企業(yè)加強(qiáng)文書檔案管理，針對(duì)比較常見的問題需及時(shí)采取有效措施。因而本文就針對(duì)現(xiàn)代企業(yè)在辦公室文書檔案管理中所存在的問題進(jìn)行重點(diǎn)探究，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以期能夠切實(shí)提高企業(yè)在文書檔案中的管理水平，促進(jìn)企業(yè)獲得更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室文書檔案；管理；常見問題

雖然大多數(shù)企業(yè)在管理工作有加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理，但是因受到多方因素的影響，使得企業(yè)在此管理工作中依然存在較多的問題，如對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不夠、專業(yè)的文檔案管理人員數(shù)量比較匱乏、文書檔案管理模式較為落后等，這對(duì)各類文書檔案優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮產(chǎn)生較大的影響，因而需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到開展辦公室文書檔案管理的重要性，針對(duì)所存在的問題要及時(shí)采取針對(duì)性的措施，只有這樣才能夠更好的保證文書檔案管理效率，滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。

1 文書檔案管理的特點(diǎn)

1）收集和保存資料為重點(diǎn)。結(jié)合實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在文書檔案管理中主要就是對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收集和保存。一般來說，文書檔案記錄內(nèi)容比較多，具體包括：管理過程、人事關(guān)系變動(dòng)、企業(yè)物資合同管理等[1]。另外，文書檔案在記錄載體上多以紙質(zhì)或其他形式進(jìn)行，這需要管理人員按照要求對(duì)其進(jìn)行分類，并放置在專門的地方。

2）文書檔案的載體具有一定的多樣性。對(duì)企業(yè)而言，文書檔案能夠?qū)ζ湔麄€(gè)發(fā)展過程進(jìn)行寫照，因而涉及到各個(gè)方面，如行政管理黨群工作、經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)技術(shù)管理等。由此可看出，文書檔案管理的對(duì)象具有多樣性特點(diǎn)，因而對(duì)文書檔案的存放載體也帶有多樣性特征，具體表現(xiàn)在合同紙質(zhì)載體、錄音錄像等方面。

2 辦公室文書檔案管理比較常見的問題

針對(duì)當(dāng)前企業(yè)在辦公室文書檔案管理中存在的問題，不僅影響檔案管理質(zhì)量和管理效率，還對(duì)企業(yè)發(fā)展造成不小的阻礙[2]。因而作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者，有必要分析這些問題出現(xiàn)的原因，并在此基礎(chǔ)上實(shí)施針對(duì)新的解決措施。對(duì)于企業(yè)在辦公室文書檔案管理中存在問題，主要集中在以下三個(gè)方面：

1）對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不夠。結(jié)合當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)的文書檔案管理情況可發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在此工作中存在普遍的問題，就是對(duì)文書檔案管理不夠重視，因而在實(shí)際管理工作中還是將文書檔案僅作為整理文件的一項(xiàng)工作，缺乏對(duì)這方面的管理意識(shí)，進(jìn)而在一定程度上影響文書檔案管理患工作功能作用的發(fā)揮。

2）缺乏專業(yè)的文檔案管理人員。在不少企業(yè)中，文書檔案管理人員多為兼職人員，而這些人員不具有專業(yè)的文書管理知識(shí)和技能，進(jìn)而影響管理效果[3]。一般來說，文書檔案管理工作主要是由辦公室秘書或相關(guān)職能部門的行政管理人員負(fù)責(zé)，但是在實(shí)際中，這些人員都有自己的本職工作，并沒有過多的精力進(jìn)行文書檔案管理工作。由此說明，企業(yè)在文書檔案管理工作中缺少專業(yè)人員，長(zhǎng)期以往，勢(shì)必會(huì)影響企業(yè)發(fā)展。

3）文書檔案管理模式較為落后。不少企業(yè)在文書檔案管理工作中還在使用傳統(tǒng)的管理模式，簡(jiǎn)單來說就是采用人工的方式進(jìn)行文書檔案管理。對(duì)于這種管理模式，不僅需要消耗大量的人力，物力和財(cái)力，還會(huì)影響文書檔案管理效果[4]。另外，在當(dāng)前信息時(shí)代下，部分企業(yè)在辦公室文書檔案上的信息化投入不足，并沒有根據(jù)實(shí)際需求，合理配置相應(yīng)的設(shè)備，進(jìn)而在一定程度上影響文書檔案管理工作開展的效率。

3 如何有效解決辦公室文書檔案管理中的問題

通過上述對(duì)辦公室文書檔案管理比較常見的問題進(jìn)行深入分析后，企業(yè)則可在此基礎(chǔ)上實(shí)施相應(yīng)的對(duì)策，下文就從三個(gè)方面給出解決企業(yè)在辦公室文書檔案管理中面臨問題的對(duì)策，希望能夠幫助企業(yè)切實(shí)提高文書檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)其在當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境下的穩(wěn)定發(fā)展。

1）提高對(duì)文書檔案管理的重視程度。對(duì)于發(fā)展企業(yè)而言，要想確保文書檔案管理工作有序進(jìn)行，切實(shí)提高文書檔案管理水平，其首先要注重自身思想觀念的調(diào)整[5]。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員要能夠充分認(rèn)識(shí)文書檔案管理工作開展的重要性，只有這樣才能夠在最大程度上提高辦公室檔案管理工作開展的有序性，與此同時(shí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還要針對(duì)文書檔案管理加大資金投入。最后，還要結(jié)合企業(yè)發(fā)展情況以及文書檔案管理所具有的特點(diǎn)，制定出文書檔案管理的相關(guān)決策，這樣做，可顯著提高文書檔案管理工作開展的規(guī)范性，滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。

2）注重對(duì)文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升。對(duì)于如何提升文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，企業(yè)則可從以下兩個(gè)方面入手：一是，積極引進(jìn)專業(yè)文化檔案管理人員，這樣做，主要是為了充實(shí)企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理人才力量。另外，企業(yè)還需對(duì)現(xiàn)有的文書檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，促使其能夠在培訓(xùn)過程中不斷提高自身能力；二是，作為辦公室檔案管理人員，要想切實(shí)提高管理效果，則要能夠積極參與各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，以此掌握更多的專業(yè)檔案管理知識(shí)。

3）健全文書檔案管理制度。眾所周知，制度的建立是工作開展的重要保障，因而企業(yè)要想能夠進(jìn)一步提高是辦公室文書檔案管理工作質(zhì)量和水平，首先就要結(jié)合實(shí)際，有針對(duì)性健全現(xiàn)有的文書檔案管理機(jī)制[6]。實(shí)踐證明，通過對(duì)制度的實(shí)施，對(duì)文書檔案管理工作的開展進(jìn)行規(guī)范，能夠?qū)ξ臅鴻n案管理人員起到一定的激勵(lì)作用?；诖耍髽I(yè)在管理工作中要對(duì)此予以足夠的重視，利用制度來落實(shí)檔案管理責(zé)任，增強(qiáng)管理人員在工作中的責(zé)任意識(shí)，從而更好的保證文書檔案管理工作的整體質(zhì)量，確保工作開展的有序性。

4）建立自動(dòng)化OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接平臺(tái)。對(duì)于文書OA系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)和檔案管理系統(tǒng)是處于各自存在的狀態(tài)，在實(shí)際工作中，為了能夠提高文書歸檔的效率，確保大數(shù)據(jù)可進(jìn)行共享，企業(yè)則可通過自動(dòng)化OA系統(tǒng)進(jìn)行文書審批，并將其抓到中間平臺(tái)，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行合理分類。在此過程中，管理人員需利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，并將所獲得的數(shù)據(jù)導(dǎo)入在檔案管理系統(tǒng)中。經(jīng)過系統(tǒng)的信息化管理后，有助于企業(yè)在管理工作中切實(shí)提高文書處理和檔案管理一體化程度。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在企業(yè)管理工作中，辦公室文書檔案管理占據(jù)重要地位，且對(duì)企業(yè)發(fā)展造成不小的影響，因而有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)此工作的開展予以足夠的重視，但是結(jié)合實(shí)際來看，不少企業(yè)在辦公室文書檔案管理中存在較多的問題，這些問題的出現(xiàn)已經(jīng)嚴(yán)重影響管理效率，為此，領(lǐng)導(dǎo)人員必須要針對(duì)這些問題采取積極有效的措施。對(duì)于采取何種解決措施，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可從上述幾點(diǎn)進(jìn)行：提高對(duì)文書檔案管理的重視程度、注重對(duì)文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升、健全文書檔案管理制度、建立自動(dòng)化OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接平臺(tái)。通過這些策略，不僅能夠進(jìn)一步提高文書檔案管理效率，還更好的發(fā)揮出文書檔案在企業(yè)發(fā)展中的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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