事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策研究

賈笳

摘 要：隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的數(shù)量和規(guī)模也不斷擴大，事業(yè)單位的管理工作受到越來越多部門的重視。在管理事業(yè)單位的過程中，有很重要的一項管理環(huán)節(jié)是檔案管理，這關(guān)系著企業(yè)能否系統(tǒng)地掌握工作人員和部門發(fā)展的相關(guān)信息，這對于事業(yè)單位的發(fā)展具有很重要的作用。但是目前事業(yè)單位中的管理工作還存在很多缺點，由于受到周圍環(huán)境和單位實際情況的影響，檔案管理的質(zhì)量和效率還有待提高。事業(yè)單位要積極探索有效的改進措施，解決當(dāng)前檔案管理中存在的問題，充分利用好檔案中的信息，從而借以完善單位的決策，促進事業(yè)單位更加穩(wěn)定地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；管理問題；規(guī)范化

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，其在人民生活和工作中越來越普及。目前很多事業(yè)單位都開始在檔案管理工作中融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，推動檔案管理方式由傳統(tǒng)化走向信息化，使檔案管理工作效率得到了有效地提高。但是在應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案時，當(dāng)前的很多事業(yè)單位還存在著一些問題，包括對檔案管理的觀念意識、管理檔案的方式以及管理人員的綜合素質(zhì)，都需要進一步探究改進。要深入分析當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，并找出有效的應(yīng)對措施

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理人員缺乏專業(yè)知識

在進行檔案管理工作時，很多事業(yè)單位的相關(guān)管理人員沒有完善的專業(yè)知識，檔案管理的工作效率和質(zhì)量就很低。雖然相比于其他的工作來說，檔案管理工作不是很復(fù)雜，沒有較高的技術(shù)要求，但還是需要工作人員一定的專業(yè)知識和管理辦法。要想做好檔案的管理工作，不僅要提升工作人員的專業(yè)技能，還要培養(yǎng)工作人員的責(zé)任意識和職業(yè)道德感，提升工作人員對于檔案管理工作的重視程度。目前在很多事業(yè)單位的檔案管理工作中，工作人員沒有足夠的專業(yè)能力，綜合素質(zhì)較低，不能很好的與時俱進。隨著時代的變遷和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也要不斷改革，將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)融入其中，使工作更加方便快捷，減少工作人員的工作量。但由于很多事業(yè)單位的檔案管理人員沒有這種信息化意識，就無法很好地適應(yīng)當(dāng)下對于檔案管理的新要求，比如收集整理檔案材料的速度、裝訂歸檔的業(yè)務(wù)流程模式創(chuàng)新等。如果檔案管理人員沒有較高的責(zé)任意識，就很難做到主動思考創(chuàng)新檔案管理工作的新模式和方法，甚至?xí)回撠?zé)任地敷衍了事，導(dǎo)致整個管理工作的效果很差。

1.2 檔案管理硬件條件差

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理工作的信息化趨勢越來越明顯?，F(xiàn)在有一部分企業(yè)還沒有意識到信息化的重要性，還在使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，這就導(dǎo)致整個企業(yè)的管理系統(tǒng)效率低下，準確性也有待提高。而另外很大一部分企業(yè)已經(jīng)意識到了信息化檔案管理方式的重要程度，在進行檔案管理時已經(jīng)開始使用信息技術(shù)進行管理工作和數(shù)據(jù)分析，但由于沒有較成熟的技術(shù)和完善的設(shè)備支撐，很多事業(yè)單位的信息化程度還僅限于利用數(shù)據(jù)庫進行簡單記錄，沒有使用先進技術(shù)深入分析這些數(shù)據(jù)，不能更有效地利用檔案資料中的信息，這很不利于檔案管理的優(yōu)化改進和事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理存在問題的對策分析

2.1 加強檔案管理工作人員的培訓(xùn)

在進行檔案管理工作時，檔案管理人員的綜合素質(zhì)是影響管理工作效率和質(zhì)量的很重要的因素。準確來說，管理人員的綜合素質(zhì)主要包括工作人員的信息化意識、專業(yè)技能、專業(yè)水平、責(zé)任意識等。專業(yè)知識和技能能夠支撐工作人員更有效地完成檔案管理工作，減少錯誤的發(fā)生，確保工作的準確性和有效性。信息化意識能夠加強管理人員對新時代下互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的重視和應(yīng)用，從而積極學(xué)習(xí)先進的科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識，靈活地運用到實際工作中。責(zé)任意識能夠強化工作人員對于檔案管理工作的重視程度，使其意識到自己工作的重要性，從而更加認真負責(zé)地進行管理。綜上，檔案管理人員的綜合素質(zhì)嚴重影響著管理工作的效率和質(zhì)量，事業(yè)單位要想加強檔案管理工作，就要重視對于管理人員的綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)和提升，具體可以通過以下幾點出發(fā)：一是和檔案管理人員建立更加密切的溝通聯(lián)系，通過事業(yè)單位和檔案管理人員的共同努力和相互配合，做好新時代背景下的檔案管理工作。二是可以組織一些相關(guān)理論知識的培訓(xùn)大會，邀請一些檔案管理方面的專家進行講解，結(jié)合當(dāng)下的科學(xué)技術(shù)提出創(chuàng)新模式和優(yōu)化方法，向檔案管理人員傳授有效的理論觀點，提升內(nèi)部人員的綜合素質(zhì)。三是可以開展一些思想教育活動，包括一些相關(guān)主題的講座和分享交流會，培養(yǎng)管理人員的正確工作意識，更加認真負責(zé)地對待自己的職務(wù)。另外，還要提高管理人員的自學(xué)能力和意識，對于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)要積極學(xué)習(xí)和研究，掌握更多的信息化技術(shù)。知識的學(xué)習(xí)應(yīng)該包括計算機基礎(chǔ)操作、統(tǒng)計學(xué)、心理學(xué)等，在更寬的領(lǐng)域?qū)W習(xí)，掌握更全面的內(nèi)容，這有助于檔案管理工作的開展。

2.2 加強基礎(chǔ)建設(shè)和硬件建設(shè)

目前很多事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏一定的效率和速度，主要是因為利用傳統(tǒng)的檔案管理方法需要消耗大量的人力物力，管理的效率很低。隨著時代的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，很多事業(yè)單位都開始采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行系統(tǒng)管理。通過利用計算機技術(shù)，檔案管理工作的整體效率就會大幅提升。除此之外，工作人員還要完善建立檔案管理信息系統(tǒng)，更加規(guī)范系統(tǒng)地對檔案進行信息錄入和歸檔分類等，這時也需要結(jié)合自身事業(yè)單位的實際情況建立一定的分類標準，從而統(tǒng)一整個系統(tǒng)的操作流程。通過信息化系統(tǒng)管理，可以顯著提升整個檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，事業(yè)單位要重視對檔案管理的信息化進程，在設(shè)備投入方面要加大資金支持力度，安排專業(yè)人員采購足夠數(shù)量、性能良好的計算機設(shè)備，為信息化管理提供技術(shù)保障。對于這些先進的機械設(shè)備，在使用時要注重使用的行為規(guī)范，這就要求組織管理人員參加一些技術(shù)培訓(xùn)，更加了解其中的操作步驟，提升工作人員的技術(shù)水平。另外，還要安排一些工作人員定期對這些設(shè)備進行維修保養(yǎng)，保證設(shè)備能夠正常運行。管理人員要掌握一定的計算機檔案管理技能，這樣才能真正實現(xiàn)檔案的信息化管理，推進事業(yè)單位的信息化進程。

2.3 重視事業(yè)單位檔案管理工作

除了工作人員的綜合素質(zhì)和計算機檔案管理設(shè)備的支持，事業(yè)單位對于檔案管理工作的重視程度也嚴重影響著檔案管理工作的開展。首先是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，要做好表率作用，提高對于檔案管理工作的重視程度，建立完善的管理系統(tǒng)和監(jiān)督機制，對于出現(xiàn)的問題要認真對待和處理。當(dāng)檔案管理工作出現(xiàn)質(zhì)量問題和效率問題時，領(lǐng)導(dǎo)要及時提出這些問題現(xiàn)象，并提出有效的改進措施，從而帶領(lǐng)整個事業(yè)單位做好檔案管理的工作。然后是要想辦法培養(yǎng)管理人員的重視程度和信息化意識，這需要事業(yè)單位根據(jù)自身的實際情況制定一套有效的考核模式，同時加大對這些工作的監(jiān)督力度，從而保證每位工作人員能夠積極地投入到管理工作的模式改革和創(chuàng)新中去。當(dāng)工作人員意識到檔案管理的重要性時，也就會更加規(guī)范科學(xué)地展開工作，提高工作效率和管理的質(zhì)量。

3 結(jié)束語

在事業(yè)單位的發(fā)展道路上，檔案管理工作時很重要的一部分。隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位中的檔案管理工作也要進行一定的改革和優(yōu)化。目前很多事業(yè)單位在檔案管理中還存在著一些問題，這需要事業(yè)單位加大對管理人員的監(jiān)管和考核，組織工作人員參加一些關(guān)于信息技術(shù)的講座，培養(yǎng)其信息化意識和責(zé)任意識，從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進事業(yè)單位更加穩(wěn)定地發(fā)展。

參考文獻

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