建設(shè)項(xiàng)目檔案助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展

王靜

為充分發(fā)揮高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案作用、擴(kuò)大檔案工作影響，從2016年開始，安徽省交通控股集團(tuán)有限公司（以下簡稱“集團(tuán)”）以“穩(wěn)扎穩(wěn)打夯基礎(chǔ)，凝心聚力謀開發(fā)”為檔案工作總體思路，通過注入一系列創(chuàng)新措施，多層次、多形式地開發(fā)建設(shè)項(xiàng)目檔案資源，拓寬宣傳渠道，展示檔案文化，服務(wù)企業(yè)發(fā)展。幾年來，項(xiàng)目檔案在助力我省高速公路建設(shè)管養(yǎng)水平提升、推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新、服務(wù)集團(tuán)高質(zhì)量發(fā)展過程中發(fā)揮了積極作用。

1 工作背景

高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案主要包括項(xiàng)目建設(shè)期各階段產(chǎn)生的原始施工記錄、往來文件材料、工程照片、音像視頻等。隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，項(xiàng)目建設(shè)的不斷推進(jìn)和企業(yè)改革步伐的加速前進(jìn)，以原始形態(tài)保存的項(xiàng)目檔案資源逐漸不能滿足企業(yè)和員工越來越高標(biāo)準(zhǔn)的綜合利用需求。主要是：項(xiàng)目檔案資源的開發(fā)層次止步于簡單的文件目錄編制，沒有對檔案資源進(jìn)行創(chuàng)造性加工，檔案服務(wù)形式單一；檔案人員“重保管輕利用”的思想普遍存在，更多地關(guān)注檔案的收集、歸檔和保管，沒有對檔案開發(fā)工作進(jìn)行認(rèn)真思考和研究，檔案開發(fā)和綜合利用程度不夠；檔案部門被動應(yīng)對日?，嵥榈氖聞?wù)性調(diào)閱工作多，主動服務(wù)意識弱，缺少讓檔案“走出去”的思路與方法。上述問題，使得項(xiàng)目檔案的作用和價(jià)值沒能得到充分發(fā)揮，檔案利用服務(wù)工作不能適應(yīng)集團(tuán)發(fā)展新形勢、新任務(wù)的需要。

2 主要做法

2.1 深挖室藏，整合資源

從日常建設(shè)項(xiàng)目檔案查閱工作中不難發(fā)現(xiàn)，查閱量主要集中在前期審批文件和竣工圖紙上，于是從2014年起，我們將部分項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、可行性研究報(bào)告批復(fù)、專家審查意見、初步設(shè)計(jì)文件等文件進(jìn)行了集中匯編，形成了《滬蓉高速高界段工程資料匯編》《合寧高速大龍段改擴(kuò)建工程資料匯編》等系列載體。2015年開始，我們以查找方便快捷為目標(biāo)，結(jié)合歷年項(xiàng)目檔案查詢特點(diǎn)，打破常規(guī)檔案資源按照文件類別進(jìn)行線性排列的方式，創(chuàng)造性地在每個建設(shè)項(xiàng)目下，以合同標(biāo)段為單位，重新編制檔案目錄。這樣一來，在一個合同標(biāo)段下，其初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、施工文件等都可以迅速展現(xiàn)出來，大大提高查詢效率，特別迎合查檔者需要。半年時間我們形成了《安慶至景德鎮(zhèn)高速公路安徽段標(biāo)段查詢目錄》等10余冊新型目錄匯編。這些匯編材料在馬鞍山長江公路大橋（簡稱“馬橋”）項(xiàng)目組織申報(bào)2016-2017年度第一批中國建設(shè)工程魯班獎工作過程中發(fā)揮了重大作用。按照申報(bào)程序，申報(bào)單位需要提供大量項(xiàng)目檔案資料提交初審。經(jīng)初步篩選，符合申報(bào)條件的項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目基本建設(shè)程序?qū)徟愇募⑹┕の募?、質(zhì)量檢測類文件等累計(jì)5000余卷。在標(biāo)段查詢目錄的指引下，我們一次性鎖定目標(biāo)檔案，大大提高了工作效率，并匯編出《馬鞍山長江公路大橋申報(bào)中國建設(shè)工程魯班獎材料匯編》，順利通過審查。

有了這次經(jīng)驗(yàn)，我們?yōu)楹罄m(xù)的馬鞍山長江公路大橋項(xiàng)目申報(bào)李春獎、六安至岳西至潛山高速公路項(xiàng)目申報(bào)魯班獎，黃山至祁門高速公路項(xiàng)目申報(bào)“黃山杯”安徽省交通優(yōu)質(zhì)工程獎提供了更加優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)，為其順利通過評審提供了有力保障。

2.2 主動出擊，出謀劃策

為更好地開發(fā)利用建設(shè)項(xiàng)目檔案資源，使檔案更好地服務(wù)于高速公路建設(shè)和養(yǎng)護(hù)管理，2016年，檔案部門主動對接負(fù)責(zé)全省高速公路路面養(yǎng)護(hù)工作的養(yǎng)護(hù)管理中心，助力高速公路養(yǎng)護(hù)決策系統(tǒng)建設(shè)工作。近年來，隨著高速公路通車?yán)锍痰目焖僭黾雍褪褂脡勖脑鲩L，以及各種重載、超載現(xiàn)象的頻繁發(fā)生，高速公路已進(jìn)入大規(guī)模養(yǎng)護(hù)高峰期，集團(tuán)高速公路養(yǎng)護(hù)管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)養(yǎng)護(hù)方案制定多依靠經(jīng)驗(yàn)，帶有很強(qiáng)的主觀性，為提高養(yǎng)護(hù)工作決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，最大效益地發(fā)揮養(yǎng)護(hù)資金作用，2016年起，集團(tuán)擬以京臺高速合肥至徐州段項(xiàng)目為試點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目級高速公路道路養(yǎng)護(hù)管理決策系統(tǒng)，借助該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對高速公路路段損壞狀況的客觀評價(jià)和路段壽命的科學(xué)預(yù)測，進(jìn)而制定更加合理、可靠的養(yǎng)護(hù)方案。系統(tǒng)建設(shè)需要完備的數(shù)據(jù)庫作為底層支撐，而高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案中記載的項(xiàng)目施工原始記錄就是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。為做好數(shù)據(jù)采集的服務(wù)保障工作，我們啟動了檔案信息服務(wù)專項(xiàng)工作機(jī)制，成立了檔案信息服務(wù)小組，一方面及時對該項(xiàng)目的施工原始文件進(jìn)行梳理和分類，另一方面積極與養(yǎng)管中心項(xiàng)目負(fù)責(zé)人協(xié)商確定具體的數(shù)據(jù)采集需求，制定數(shù)據(jù)采集計(jì)劃。同年6月，數(shù)據(jù)采集工作啟動，我們提出現(xiàn)場直接進(jìn)行數(shù)據(jù)摘錄，并同步對數(shù)據(jù)進(jìn)行比對分析和錄入的方案。數(shù)據(jù)采集人員進(jìn)行分組分工方式獲取數(shù)據(jù)，制定日計(jì)劃和周方案，查閱的資料日清日結(jié)，技術(shù)人員每周對采集工作進(jìn)行階段性總結(jié)，與檔案人員保持高度聯(lián)系，以便及時調(diào)整工作計(jì)劃。由于我們的積極關(guān)注和高密度介入，原計(jì)劃1年半才能完成的采集計(jì)劃，6個月時間全部完工。2018年12月，全省高速公路養(yǎng)護(hù)決策系統(tǒng)通過驗(yàn)收，全面啟用。

2.3 借力宣傳，合作開發(fā)

2018年5月，為慶祝改革開放40周年，安徽交控集團(tuán)決定舉辦“新徽道”高速公路建設(shè)歷史圖片展，檔案部門負(fù)責(zé)展覽圖片資源的提供、梳理和設(shè)計(jì)。為服務(wù)好圖片展，我們分三階段開展工作，第一階段，整理1986年以來的高速公路建設(shè)時期的老照片，明確數(shù)量、名稱和種類；第二階段，在四個展覽主題“難忘歲月”“砥礪前行”“豐碩成果”“新時代新征程”的指導(dǎo)下對各類圖片進(jìn)行系統(tǒng)分類和技術(shù)修復(fù)；第三階段，對所有被展圖片進(jìn)行獨(dú)立歸檔、保存，對整個展覽工作產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行整理、歸檔。歷經(jīng)2個多月的辛勤籌備，“新徽道”高速公路建設(shè)歷史圖片展順利展出，得到了集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工的高度認(rèn)可。在這次籌展過程中，我們梳理提供照片檔案524件，被優(yōu)化展出照片124 張。

與此同時，檔案部門聯(lián)合專業(yè)視頻制作公司同步開展建設(shè)項(xiàng)目檔案工作專題片制作工作。該項(xiàng)工作由安徽省檔案局牽頭部署，集團(tuán)高度重視，積極參與，精心組織，成立專題片制作工作組，工作組下設(shè)文案組、協(xié)調(diào)組、攝制組3個小組，分別負(fù)責(zé)文稿起草、內(nèi)外聯(lián)系協(xié)調(diào)、素材采集與拍攝以及后期制作。5月14日，專題片《見證·徽道》華麗出爐。該片獲得安徽省檔案局高度認(rèn)可，被推薦至國家檔案局參展。9月，獲全國展播。

此外，我們還在高速公路改擴(kuò)建、道路養(yǎng)護(hù)迎國檢，維護(hù)國有資產(chǎn)權(quán)益等工作中主動作為，積極提供檔案利用服務(wù)。

3 效果及影響

通過編印專題資料、配合科研開發(fā)、參與大型展覽、拍攝宣傳片等主動走出去的方式，檔案走到了更多人的眼前，飛向了四面八方，發(fā)揮了更大效益。

1）建設(shè)項(xiàng)目檔案為高速公路建設(shè)成果固化作出重要貢獻(xiàn)。在項(xiàng)目檔案材料支撐下，我省馬鞍山長江公路大橋項(xiàng)目先后獲得2016～2017年度中國建設(shè)工程魯班獎、2016～2017年度李春獎以及中國土木工程詹天佑獎，六安至岳西至潛山高速公路項(xiàng)目先后獲得2016～2017年度李春獎和2018～2019年度中國建設(shè)工程魯班獎，黃山至祁門高速公路項(xiàng)目、205國道天長段、蚌埠至淮南高速公路項(xiàng)目先后獲得安徽省交通優(yōu)質(zhì)工程獎。

2）建設(shè)項(xiàng)目檔案為高速公路養(yǎng)護(hù)管理工作科學(xué)決策提供重要信息支持。以項(xiàng)目檔案中記載的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、檢測信息為基礎(chǔ)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，在檔案部門的高度配合和全力支持下，全省高速公路養(yǎng)護(hù)管理決策系統(tǒng)迅速搭建成型并投入運(yùn)用。該系統(tǒng)大大提高養(yǎng)護(hù)工作決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，減少了不必要的養(yǎng)護(hù)投入。

3）建設(shè)項(xiàng)目檔案助推集團(tuán)歷年國檢取得優(yōu)異成績。在交通運(yùn)輸部五年一次的全國干線公路養(yǎng)護(hù)管理檢查中，安徽省始終保持全國先進(jìn)前列。國檢實(shí)行千分制考核，其中管理規(guī)范化以內(nèi)業(yè)資料為檢查主體，占比35%。集團(tuán)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案在實(shí)現(xiàn)了建管養(yǎng)一體化后，完整度高、準(zhǔn)確性強(qiáng)、組卷質(zhì)量好，在國檢內(nèi)業(yè)檢查中獲得國檢組專家的高度好評，助推集團(tuán)公司歷年國檢保持優(yōu)異成績。

4）建設(shè)項(xiàng)目檔案發(fā)揮憑證作用，有力維護(hù)國有資產(chǎn)權(quán)益。集團(tuán)近年來在認(rèn)真做好高速公路實(shí)體復(fù)工建設(shè)工作的同時，也將項(xiàng)目檔案的收集作為工作重點(diǎn)來抓，最大程度確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在后續(xù)與原建設(shè)單位的資產(chǎn)清算、往來債務(wù)等博弈中，憑借檔案資料憑證作用的發(fā)揮，集團(tuán)始終掌握主動權(quán)。