事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探討

劉艷麗

摘 要：隨著我國(guó)法制社會(huì)日益完善和進(jìn)步，政府各個(gè)部門(mén)的工作信息逐漸的公開(kāi)化，越來(lái)越多的居民積極的加入到社會(huì)事業(yè)單位的管理工作中，人們更像進(jìn)入到事業(yè)單位工作，重視事業(yè)單位檔案管理工作的不斷優(yōu)化，才能夠?qū)崿F(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化

隨著我國(guó)相關(guān)檔案管理工作日趨完善，事業(yè)單位檔案管理工作還有待完善，存在著諸多弊端，事業(yè)單位的檔案管理工作還不是十分的公開(kāi)，其主要原因就是因?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案管理工作存在著諸多問(wèn)題，必須做好優(yōu)化路徑，才能夠提高事業(yè)單位檔案管理工作的水平。

1 新時(shí)期優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位在新時(shí)代所面臨的檔案管理工作顯得尤為重要，檔案管理工作與事業(yè)單位中的每位員工息息相關(guān)，事業(yè)單位檔案管理水平能夠一定程度上反映出員工的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平和綜合素質(zhì)，人事檔案來(lái)講，事業(yè)單位員工的選拔工作主要就是根據(jù)個(gè)人檔案，所以人事檔案工作十分的重要。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，檔案資料對(duì)于個(gè)人的意義十分重大，領(lǐng)導(dǎo)能夠通過(guò)個(gè)人檔案決定其任用。員工的檔案資料記錄能夠真實(shí)、客觀的反映出員工在不同階段的成長(zhǎng)，通過(guò)結(jié)合人力資源管理工作能夠最優(yōu)化實(shí)現(xiàn)人才的配置。另外，事業(yè)單位檔案管理工作逐漸的成為一些管理工作的主要依據(jù)，檔案不僅能夠影響到?jīng)Q策，還能夠見(jiàn)證個(gè)人的成長(zhǎng)，做好事業(yè)單位的檔案管理工作具有十分重要的意義，甚至還會(huì)直接影響到事業(yè)單位的正常發(fā)展，必須要結(jié)合新時(shí)代的發(fā)展不斷的完善和創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理工作。

2 我國(guó)事業(yè)單位檔案工作存在的一系列問(wèn)題

2.1 有關(guān)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定不夠全面

我國(guó)事業(yè)單位所面臨的檔案管理工作存在著諸多問(wèn)題，其中最為嚴(yán)重的問(wèn)題就是檔案管理規(guī)章制度十分的不完善，大部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候往往并沒(méi)有根據(jù)基本流程進(jìn)行管理工作，對(duì)于文檔的收集處理以及歸檔等工作都是根據(jù)個(gè)人主觀經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行處理，最終導(dǎo)致各個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作的流程存在著較大的差異性，甚至導(dǎo)致了檔案管理工作十分的混亂。另外，一部分少數(shù)的事業(yè)單位并沒(méi)有重視檔案管理工作，在檔案管理的過(guò)程中雖然具有比較完善的整理和歸檔流程，但是由于檔案管理工作并沒(méi)有具有十分完善的規(guī)章制度，導(dǎo)致監(jiān)督工作不能得到有效的落實(shí)，最終造成了檔案管理人員存在著隨意處理的現(xiàn)象發(fā)生。所以，事業(yè)單位的檔案管理工作規(guī)章制度的欠缺是一個(gè)非常巨大不良現(xiàn)象，必須要完善和優(yōu)化檔案管理制度。

2.2 檔案管理方式嚴(yán)重落后

我國(guó)事業(yè)單位目前的工作量和所涉及的范圍隨著社會(huì)的發(fā)展得到了進(jìn)一步的增長(zhǎng)，尤其對(duì)于事業(yè)單位的檔案信息量數(shù)量越來(lái)越大，大部分的管理部門(mén)依然選擇了比較傳統(tǒng)的賬目記錄方式，最終導(dǎo)致大部分檔案信息并不能及時(shí)的保證其效率，另外，由于過(guò)去的相關(guān)檔案管理工作的設(shè)備和方法比較落后，最終導(dǎo)致一部分硬件設(shè)備的現(xiàn)狀以及維護(hù)等諸多方面存在著弊端，直接影響到事業(yè)單位檔案管理工作的正常運(yùn)行，比如查找以及刪除等諸多工作內(nèi)容。

2.3 檔案管理人員的工作效率以及思想過(guò)于傳統(tǒng)

事業(yè)單位對(duì)于現(xiàn)代化信息經(jīng)濟(jì)來(lái)講具有十分重要的意義，但是為了能夠更好的發(fā)揮出事業(yè)單位的服務(wù)功能和效果，必須要重視調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作熱情和積極性。但是，由于事業(yè)單位檔案管理人員自身的管理理念十分的傳統(tǒng)，就會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位不能充分的發(fā)揮出服務(wù)功能，檔案管理人員本身缺乏科學(xué)合理的培訓(xùn)工作，無(wú)法保證管理人員的管理水平和技術(shù)知識(shí)。大部分檔案管理人員由于檔案管理工作缺乏了科學(xué)的認(rèn)知，沒(méi)有意識(shí)到自身的責(zé)任，并且由于檔案管理工作的工資比較低，最終導(dǎo)致檔案管理人員往往會(huì)身兼數(shù)職，大部分工作人員因?yàn)楣ぷ魅蝿?wù)過(guò)多而不能有效率的開(kāi)展檔案分類(lèi)處理工作，甚至一部分管理人員存在著敷衍的現(xiàn)象，直接影響到文檔文件的歸類(lèi)以及管理工作，甚至還會(huì)出現(xiàn)不能及時(shí)的歸檔現(xiàn)象。

3 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑

3.1 加強(qiáng)館藏建設(shè)

為了能夠進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，必須要重視檔案管理工作，不斷的豐富事業(yè)單位檔案館館藏，擴(kuò)大檔案的收集范圍，向單位、社會(huì)人士以及與單位有關(guān)的部門(mén)進(jìn)行文件文案等資料的收集和歸檔工作，不斷的健全館藏結(jié)構(gòu)。要求事業(yè)單位根據(jù)自身的實(shí)際性質(zhì)和管理現(xiàn)狀堅(jiān)持選擇建設(shè)個(gè)性和特色的檔案管理工作，最終為單位檔案管理工作和文化建設(shè)打下牢固的基礎(chǔ)條件。

3.2 健全檔案管理體系與管理制度

事業(yè)單位檔案管理工作的根本目的就是為單位的內(nèi)部檔案利用活動(dòng)提供更為便捷和科學(xué)的工作，能夠更適用于單位建設(shè)工作，為了能夠解決事業(yè)單位目前普遍存在的檔案管理混亂以及執(zhí)行力度不強(qiáng)等問(wèn)題，事業(yè)單位必須要結(jié)合國(guó)家保密工作要求和規(guī)定不斷的完善和創(chuàng)新檔案管理工作條例以及保密制度，比如檔案自動(dòng)化保密管理?xiàng)l例等規(guī)章制度，不斷的規(guī)范檔案管理以及審批程序等，明確各個(gè)部門(mén)的責(zé)任和權(quán)利。事業(yè)單位內(nèi)部有關(guān)部門(mén)必須要不斷的完善和創(chuàng)新制度，在實(shí)踐中檢驗(yàn)檔案規(guī)章制度的科學(xué)性和合理性，為檔案管理工作規(guī)章制度的執(zhí)行和落實(shí)打下良好的條件，最終保證檔案在利用階段不會(huì)出現(xiàn)失密以及泄漏的現(xiàn)象發(fā)生。

3.3 提高檔案的現(xiàn)代化管理和服務(wù)水平

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，往往會(huì)以數(shù)字形式進(jìn)行檔案信息采集、整理以及管理等工作的開(kāi)展，并且逐漸的成為新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)。事業(yè)單位檔案管理工作必須要順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的潮流，充分的利用網(wǎng)絡(luò)和資源的優(yōu)勢(shì)加快事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)工作，從而要求事業(yè)單位管理人員必須要加大投入，積極的引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和信息化設(shè)備，才能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)的保證。事業(yè)單位檔案管理人員要積極的轉(zhuǎn)變自身的管理理念，做好檔案部門(mén)、信息部門(mén)等管理模式的優(yōu)化措施，才能夠積極利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，不斷的實(shí)現(xiàn)信息的共享和檔案管理信息化建設(shè)的工作。事業(yè)單位必須要加大檔案的宣傳工作，督促相關(guān)部門(mén)為檔案管理部門(mén)提供更為有價(jià)值的材料，為事業(yè)單位檔案建設(shè)提供信息支持，在保證機(jī)密性的前提下不斷提高利用效率，逐漸促使檔案文化產(chǎn)品走向家庭和社區(qū)。

3.4 提高檔案人員的整體素質(zhì)

為了能夠進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理工作水平和效率，必須要積極的引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，將檔案人員的培訓(xùn)計(jì)劃納入到內(nèi)部管理計(jì)劃中，做好檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、思想教育以及進(jìn)修學(xué)習(xí)等諸多方面的工作，才能夠真正的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，更好的勝任檔案管理工作的責(zé)任。要求事業(yè)單位檔案人員做好考核和考勤等制度工作，通過(guò)公平公開(kāi)的招聘制度積極的引入優(yōu)秀人才，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勝劣汰的目的，達(dá)到有效的競(jìng)爭(zhēng)氛圍。事業(yè)單位應(yīng)該積極的學(xué)習(xí)企業(yè)單位，不斷的加強(qiáng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和方法，比如學(xué)習(xí)黨政部門(mén)的檔案材料立卷以及歸檔等方法，邀請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行講座，最終目的就是提高檔案管理人員的服務(wù)能力。

4 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理工作的主要優(yōu)化路徑就是不斷的豐富檔案管理工作內(nèi)容和館藏，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，積極的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，最終才能夠提高事業(yè)單位的檔案管理水平和效率，更好的發(fā)揮出事業(yè)單位的服務(wù)功能，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)的可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李萬(wàn)剛.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（07）：101.

[2]鄭勇.淺談事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化與現(xiàn)代化路徑[J].福建質(zhì)量管理，2016（03）：38.

[3]付巍.綜述事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化與現(xiàn)代化路徑[J].科技展望，2015，25（36）：197.