公路檔案管理信息化建設(shè)研究

張夏玲

摘 要：當(dāng)今，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，公路交通發(fā)展日新月異，而在交通公路發(fā)展進(jìn)程中，公路檔案占據(jù)著極為重要的作用。不斷增多的公路建設(shè)檔案數(shù)量，讓過去單一的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，如何對(duì)公路檔案進(jìn)行妥善管理保存，促進(jìn)公路檔案管理效率和水平的提高是擺在公路系統(tǒng)面前并急需探索和解決的重要課題。本文主要對(duì)加強(qiáng)公路檔案管理信息化建設(shè)的策略進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：公路檔案；信息化；信息庫(kù)

習(xí)近平總書記在黨的十九大報(bào)告中指出，要增強(qiáng)改革創(chuàng)新本領(lǐng)，善于結(jié)合實(shí)際創(chuàng)造性推動(dòng)工作，善于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段開展工作。公路檔案是公路養(yǎng)護(hù)、建設(shè)、監(jiān)督、管理的重要資料憑證。公路檔案中涉及了公路建設(shè)中的圖表、文字以及影像和聲音等具體的歷史性資料?，F(xiàn)階段，我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度越來越快，交通運(yùn)輸業(yè)得到了顯著發(fā)展，這就大大增加了公路檔案需求，并愈加凸顯出傳統(tǒng)意義上的檔案管理存在的缺陷。公路檔案應(yīng)和歷史發(fā)展相順應(yīng)，不斷建立和完善檔案信息化管理體系，須知，公路檔案管理信息化對(duì)檔案管理和保存有著十分重要和深遠(yuǎn)的意義。

1 基本概念和重要性

1.1 檔案管理信息化概念

檔案，即對(duì)機(jī)關(guān)、組織、企業(yè)和個(gè)人展開社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，借助聲音、圖像、文字等各種各樣的形式傳遞和記錄信息，屬于一種信息承載的形式[1]。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善和發(fā)展背景下，數(shù)字信息化在各個(gè)行業(yè)中得到了廣泛運(yùn)用，檔案大數(shù)據(jù)已經(jīng)時(shí)代來臨。而檔案管理工作也積極和社會(huì)信息化進(jìn)程相順應(yīng)，在檔案記錄和管理保存的過程中，檔案管理結(jié)構(gòu)借助科學(xué)原理和靈活的運(yùn)用方法，把傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)相關(guān)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榭尚诺臄?shù)據(jù)信息，將更好地服務(wù)和載體提供給了檔案管理。

1.2 公路檔案管理信息化建設(shè)的必要性

現(xiàn)階段，我們已處于電子信息時(shí)代，檔案管理信息化已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，這就要求公路檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)社會(huì)服務(wù)能力的提高。如今，在公路檔案管理工作中，運(yùn)用得最多就是無紙化辦公的形式，OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用也十分廣泛，諸多文件以機(jī)讀文件形態(tài)存在，為此便需要有足夠的電腦空間存儲(chǔ)這些檔案文件。但是現(xiàn)在諸多公路檔案管理的滯后性均非常強(qiáng)，對(duì)紙質(zhì)檔案十分重視，缺少較強(qiáng)的檔案信息化意識(shí)和信息化素質(zhì)，沒有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作，加大了信息化管理的難度，對(duì)公路檔案信息化電子化的發(fā)展造成了極大的影響。因?yàn)楣窓n案信息化建設(shè)要求將檔案信息共享和檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)建設(shè)等順利實(shí)現(xiàn)，科學(xué)借助現(xiàn)代科技，將工作服務(wù)方式轉(zhuǎn)變，所以需要積極加強(qiáng)檔案管理的信息化，從而促進(jìn)公路建設(shè)發(fā)展步伐加快。

2 加強(qiáng)公路檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1 積極轉(zhuǎn)變觀念

為了使我國(guó)公路交通建設(shè)得到良好發(fā)展，公路建設(shè)管理部門要與時(shí)俱進(jìn)，第一時(shí)間將觀念轉(zhuǎn)變，對(duì)公路檔案的信息化管理引起高度重視，積極承擔(dān)自身的工作職責(zé)，為順利實(shí)現(xiàn)公路檔案信息化管理而不斷努力。相關(guān)工作人員要加大宣傳力度，對(duì)檔案管理的重要性予以明確，對(duì)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行大力普及，讓群眾將責(zé)任意識(shí)樹立起來，加強(qiáng)使命感[2]。檔案管理工作人員也要將自身的職業(yè)素養(yǎng)提高，積極對(duì)自身狀態(tài)進(jìn)行調(diào)整，第一時(shí)間掌握檔案管理的動(dòng)態(tài)信息。如，我們公路管理部門的工作人員，過去可能對(duì)管理和收集紙質(zhì)檔案極為重視，但是在檔案管理的信息化發(fā)展下，需要改變觀念，注重檔案的檢索體系建設(shè)，加強(qiáng)檔案從錄入、分批、承辦、歸檔等形成過程中的跟蹤管理，確保檔案的完善性。

2.2 建立健全公路檔案管理制度

要想將公路檔案管理信息化建設(shè)嚴(yán)格落到實(shí)處，就必須把對(duì)公路檔案管理制度予以完善。讓公路檔案的內(nèi)部管理受到制度上的約束，對(duì)公路檔案管理體系展開有效的內(nèi)部?jī)?yōu)化。要從制度上確保其順利開展，就公路檔案管理展開內(nèi)部的系統(tǒng)化管理，對(duì)公路檔案管理整體的工作流程予以規(guī)范。例如，公路檔案管理工作中，從收集檔案信息數(shù)據(jù)、分類整理檔案信息、錄入檔案信息、歸檔檔案信息到檔案信息的共享，上述所有環(huán)節(jié)，均要用相同的規(guī)范化制度和流程。尤其是不同類型和時(shí)間段的公路檔案，以及相同類型不同時(shí)間段的公路檔案，均要嚴(yán)格遵循具體的制度和操作流程，統(tǒng)一歸類保存，以對(duì)公路檔案的內(nèi)部流程規(guī)范化管理進(jìn)行完善，促進(jìn)公路檔案信息化建設(shè)的良好發(fā)展。

2.3 完善軟硬件設(shè)備

檔案管理信息化建設(shè)最初階段需要投入一定的財(cái)力、物力和人力，公路檔案管理部門應(yīng)竭盡所能獲得上級(jí)部門和本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的技術(shù)資金支持，要對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工有一充分認(rèn)識(shí)，其并非某個(gè)人或某個(gè)部門就可以實(shí)現(xiàn)的，必須聯(lián)合多個(gè)部門的力量，需要專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍完成，同時(shí)要成立監(jiān)督機(jī)構(gòu)防止泄露檔案資料。公路檔案的信息化建設(shè)應(yīng)對(duì)相應(yīng)的軟硬件設(shè)備進(jìn)行完善，在選擇軟件系統(tǒng)的過程中要使其兼容性和合理性得到保證，若是條件允許，應(yīng)邀請(qǐng)專門的軟件開發(fā)公司對(duì)和本單位實(shí)際相符的檔案管理軟件進(jìn)行研發(fā)，盡量做到合理運(yùn)用資金，防止購(gòu)買一些性能不好價(jià)格卻很昂貴的設(shè)備。若是缺少充足的硬件設(shè)備，最終會(huì)被更換或淘汰，進(jìn)而導(dǎo)致更多的浪

費(fèi)[3]。

2.4 建立公路檔案的信息庫(kù)

開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)和改革是公路檔案管理信息化建設(shè)的重要前提。既要用電子文件檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的書面紙質(zhì)檔案，同時(shí)還要將公路檔案信息庫(kù)建立起來。如此，將紙質(zhì)檔案占地面積大、工作效率低、記錄信息少等問題有效解決，同時(shí)還可以使檔案管理部門以及其他部門對(duì)資源和信息的要求得到滿足，可以更加有效、及時(shí)地解決問題。除此之外，公路檔案管理人員應(yīng)第一時(shí)間補(bǔ)充完善資料信息、及時(shí)更新維護(hù)檔案信息庫(kù)，確保信息資料準(zhǔn)確、有效、全面。同時(shí)，公路檔案管理部門可以充分借助互聯(lián)網(wǎng)或系統(tǒng)內(nèi)專網(wǎng)的通訊優(yōu)勢(shì)，在保證信息安全的基礎(chǔ)上將資源信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建起來，借助資源共享和大數(shù)據(jù)，拓寬公路檔案和信息的獲得渠道。同時(shí)還可以促進(jìn)部門自身發(fā)展，提高工作效率，提高社會(huì)公信力，更好的為社會(huì)服務(wù)，使人們可以借助共享平臺(tái)充分了解公路養(yǎng)護(hù)建設(shè)，更加信任政府。對(duì)社會(huì)的發(fā)展信心滿滿，有利于國(guó)家和諧健康穩(wěn)定發(fā)展。

3 結(jié)語

總之，隨著公路養(yǎng)建事業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了更高更嚴(yán)格的要求，所以必須高度重視和大力發(fā)展公路檔案管理信息化建設(shè)。這就需要公路檔案的管理工作人員不斷提高自身素養(yǎng)，高度重視檔案信息化建設(shè)，積極探索并踐行適合本單位實(shí)際的公路檔案信息化管理模式，與時(shí)俱進(jìn)，不斷適應(yīng)新時(shí)期中國(guó)特色社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，要立足于根本，在引進(jìn)人才和制定制度方面轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，從而獲得最佳化的管理效率。

參考文獻(xiàn)

[1]王明霞.淺談公路檔案管理的信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2018（S2）：184-185.

[2]易霞.數(shù)據(jù)時(shí)代高速公路檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案，2017（12）：21-23.

[3]朱莉.公路檔案信息化建設(shè)探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2017（01）：285.