淺談現(xiàn)階段檔案的管理

李華 石寧

1 檔案的重要性

檔案已經(jīng)成為記錄我們個人成長信息、經(jīng)歷的見證，個人檔案記載大多是從我們初中入團時開始，見證我們第一次進步，接下來便是高中，大學的入學、在學、畢業(yè)的相關信息，當然表現(xiàn)好了，會取得優(yōu)秀三好學生、優(yōu)秀畢業(yè)生、獲得獎學金等，最后就是我們踏入工作崗位，學歷再深造、職稱晉升、年度考核、升職任命晉升、工齡加薪等都在檔案中擁有詳細的記載。所以檔案是記載個人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風的重要材料，起著依據(jù)參考的作用，是組織了解、選拔個人的重要依據(jù)。

2 紙質(zhì)檔案存在的缺點和不足

現(xiàn)階段我們的檔案都是以紙質(zhì)版的形式存在，單位每年都會將我們?nèi)〉玫南嚓P業(yè)績以散材料的形式送到我們檔案室，然后被整檔人員以散材料的形式插在散材料袋里，以待后期整理裝訂。

1）但是有些單位的整檔人員責任心不強，思想上不重視。散材料需要早早的及時的歸檔，可是因為個人原因，可能將材料隨意放置在某個地方，造成歸檔不及時，時間稍久，更有甚者，造成材料丟失。

2）紙質(zhì)檔案在裝訂成冊時需要根據(jù)檔案盒大小，結(jié)合檔案裝訂要求，以前的老檔案需要兩面齊，即左邊齊和下邊齊；近兩年的新分配畢業(yè)生檔案則需要做到上、下、左、右四面整齊，所以在裝訂的時候，就需要對材料進行裁剪、粘貼、折疊、打孔，且不說工作量非常大，更可能在檔案加工過程中，因為裁邊、打孔破壞檔案的完整性，尤其是新參加檔案整理的工作人員，由于缺乏整理檔案的相關經(jīng)驗，對紙邊距沒有很好的估測，經(jīng)常一刀下去，檔案紙上有字的部分就會就裁掉，若當時發(fā)現(xiàn)了還可以馬上補救，可以借助小紙條和膠棒進行修補，如果只有一側(cè)有字，操作起來相對簡單，可以將紙條粘在反面無字的地方，可是如果雙面都有字，修補起來就非常麻煩了，粘貼完畢還需要按照檔案原有內(nèi)容進行描摹，可能這樣一頁內(nèi)容需要一上午甚至更久的時間去修補，非常耗費時力，可是如果內(nèi)容被裁掉了，當時沒有及時發(fā)現(xiàn)，等后期再檢查整理時，就無從查補了。

3）因為現(xiàn)在都是紙質(zhì)檔案，所以平時整理上架的時候，檔案管理員都是根據(jù)個人姓名的音序，按照26個字母的排序排列起來，便于我們插放散材料；同時在檔案管理員整理檔案時，也是按照材料填寫時的時間順序分類裝訂，那么這時就面臨這樣幾個問題：一是單位每年都會招錄新人并且每年都會有人員編制發(fā)生變動，整檔人員就需要再次按照他的姓名音序?qū)挝粰n案進行排序，進行橫標簽、豎標簽的調(diào)換；二是因為整檔人員在整理檔案的時候都是按照時間順序進行裝訂的，但是如果有單位有后補的散材料那么便打亂了我們原有的檔案序號，所以我們就需要對檔案材料進行重新排序；三是因為插入了散材料，所以檔案的目錄也需要及時的補充填寫并進行打印，這樣一來可能因為這本檔案只加入了幾頁散材料便需要整檔人員重新打印目錄，造成了紙張的浪費，費時費力。

4）檔案管理工作人員整理檔案時有專門的工作辦公室，辦公室內(nèi)裝有監(jiān)控，可以保證檔案整理過程中的安全，需要借閱檔案時必須有專人陪同，填寫相關記錄。但是有的單位同樣存在思想上的不重視，當需要借閱查閱檔案時，沒有檔案管理人員陪同，也沒有填寫正規(guī)的借閱檔案記錄，無從保證是否有檔案材料丟失或者被隨意插入其他不應存檔材料現(xiàn)象的發(fā)生。

5）最嚴重的一點是紙質(zhì)材料容易插錯檔案。在檔案整理過程中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)張三李四的檔案材料裝錯的現(xiàn)象。究其原因，一種可能是因為紙質(zhì)有時粘在一起，因工作人員粗心大意插入的時候兩張一起裝進了一個人的檔案，另一種可能就是因為重名，沒有仔細查看兩人的出生年月造成混裝檔案，而這種是檢查整理時很難發(fā)現(xiàn)的錯誤。

6）紙質(zhì)檔案不易儲存，檔案保存要求建立專門的庫房，而且要求標準極高，庫房要求防盜，要求防潮、防高溫，還要防蟲、防塵，防光。但有的單位因為樓層限制或者條件因素達不到檔案保管條件，出現(xiàn)陽光暴曬，使檔案紙質(zhì)變脆，一碰就碎或者字跡被曬掉顏色，以致字跡模糊不清；有的地方空氣潮濕，使紙質(zhì)檔案受潮發(fā)霉；更有的單位檔案長時間不整理，堆積在一起，發(fā)生蟲蛀等現(xiàn)象，使檔案沒有很好的得到保護。

3 意見及建議

在信息網(wǎng)絡高速發(fā)展的今天，我們應該更好地利用電子網(wǎng)絡系統(tǒng)為我們服務。所以在檔案整理過程中，我們可以嘗試建立一種新型檔案信息形態(tài)，把各種檔案信息利用電子系統(tǒng)進行管理，科學有效的為我們服務。

電子檔案可以減輕檔案管理人員的工作強度，變?nèi)斯ふ頌橄到y(tǒng)整理，電子掃描可以更好的提高歸檔質(zhì)量，可以將檔案工作人員從枯燥乏味的工作中解脫出來。

電子檔案還可以很好的保持檔案的原生態(tài)，更有利于檔案的保密性，不會被損壞及篡改。而且可以省時省力，大大的節(jié)省空間。

隨著時代的發(fā)展和科技的進步，改善檔案管理制度已經(jīng)是大勢所趨。只有提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，使檔案信息化管理，檔案的作用才能得以充分發(fā)揮。