基于信息資源共享分析檔案管理創(chuàng)新模式

李飛 吳艷新

摘 要：隨著社會(huì)信息化水平的提升，檔案管理工作也需要向著現(xiàn)代智能化方向發(fā)展。如今檔案信息化管理工作的重要性顯著提升，很多專家學(xué)者都開始對(duì)檔案管理模式的創(chuàng)新進(jìn)行研究，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，目前在相關(guān)領(lǐng)域已經(jīng)取得了一定成果。檔案管理模式的創(chuàng)新促進(jìn)了我國檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)來說，需要重視信息流通、資源管理、資源利用等多方面工作，通過對(duì)檔案管理模式的優(yōu)化逐漸解決信息共享中存在的問題。本文針對(duì)基于信息資源共享的檔案管理創(chuàng)新模式進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：資源共享；檔案信息化管理；管理模式

信息化是社會(huì)現(xiàn)今的發(fā)展方向，也是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。對(duì)于檔案管理工作而言要積極推廣信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)文件資源大范圍的共享。傳統(tǒng)的文件管理模式已經(jīng)逐漸被社會(huì)所淘汰，現(xiàn)代化的文件管理應(yīng)用日漸廣泛。面對(duì)手工檔案管理急需被優(yōu)化的局面，需要從信息資源共享出發(fā)，對(duì)檔案管理創(chuàng)新模式進(jìn)行深入研究。

1 我國的傳統(tǒng)檔案管理模式探析

1.1 傳統(tǒng)檔案管理模式

檔案管理工作包括眾多環(huán)節(jié)，例如收集、整理、保管等，而檔案形式通?？蓜澐譃閮深悾旱谝活?，機(jī)構(gòu)部門展開管理工作時(shí)得到的檔案；第二類，與生產(chǎn)相關(guān)的各類檔案。第一類包括文字、圖片、視頻等，這類檔案通常用作備查。就我國傳統(tǒng)模式的檔案管理來說，大多是依靠手工完成，檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)都需要花費(fèi)大量人力資源，這就使得檔案管理工作的效率相對(duì)較低，檔案在使用時(shí)便捷程度較差。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的現(xiàn)今社會(huì)中，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)展開檔案管理工作逐漸被大家所接受。但是，我國當(dāng)前的檔案管理在信息服務(wù)上仍然以傳統(tǒng)模式為主，基于信息化的檔案資源服務(wù)平臺(tái)還沒有建立完成。

1.2 傳統(tǒng)檔案管理模式的缺點(diǎn)

我國的檔案管理工作長久以來都處于被忽略的地位，說起檔案管理大家都認(rèn)為它是非常重要的一項(xiàng)工作，但是在實(shí)際工作中卻常常因?yàn)槠渌ぷ鞫绊懙綑n案管理。在當(dāng)前社會(huì)中人們對(duì)互聯(lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)的使用頻率顯著提升，這就使得傳統(tǒng)模式的檔案管理無法滿足當(dāng)今社會(huì)大眾的需求，嚴(yán)重滯后于社會(huì)的發(fā)展速度。很多檔案管理部門并沒有意識(shí)到提升自身服務(wù)理念的重要性，從事檔案管理工作的人員素質(zhì)有待提升。

1.3 傳統(tǒng)檔案管理的不足

對(duì)我國傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行分析可知，其中存在的不足主要包括四點(diǎn)：

第一，檔案管理集中在原件管理層面。如今我國的檔案管理工作還較為表面，管理工作集中在原件管理層面上，包括原件的收集、整理等。單一的原件管理使得檔案檢索難度增加，在檢索時(shí)僅能對(duì)檔案的大致內(nèi)容有所了解，無法真正把握檔案中所包含的內(nèi)在知識(shí)，這一管理模式就嚴(yán)重影響到檔案信息的傳播。

第二，檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施缺乏。在我國檔案管理工作中對(duì)自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用相對(duì)較少，很多單位都沒有重視到檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)，很少將資金用于檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。盡管有些單位開始在檔案管理中引入了先進(jìn)設(shè)備，但是在實(shí)際應(yīng)用上卻非常表面，在對(duì)檔案信息進(jìn)行加工時(shí)仍然過度依賴手工操作，檔案管理的信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。

第三，檔案信息服務(wù)效率低下。如今計(jì)算機(jī)已經(jīng)逐漸成為檔案館中不可缺少的設(shè)備，但是在操作上卻還需要不斷深化。不少檔案館都利用計(jì)算機(jī)完成了檔案網(wǎng)站的制作，但是其中所包含的服務(wù)內(nèi)容卻非常單一，用戶在對(duì)檔案進(jìn)行搜索時(shí)很難找到豐富的所需信息，這就降低了檔案館網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的使用頻率，影響檔案信息服務(wù)效率。

第四，檔案管理人員素質(zhì)相對(duì)較低。我國很多從事檔案管理的人員都是知識(shí)結(jié)構(gòu)簡單的人員，有些對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)較為了解，但是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)則較為陌生，這就會(huì)對(duì)檔案管理工作的效率產(chǎn)生嚴(yán)重影響。此外，有些單位受經(jīng)濟(jì)條件制約，很難對(duì)檔案管理人員展開系統(tǒng)性的信息化技術(shù)培訓(xùn)，這就導(dǎo)致從事檔案管理的信息技術(shù)人員嚴(yán)重匱乏，檔案管理工作的有效性很難得到提升。

2 以信息資源共享為基礎(chǔ)的檔案管理創(chuàng)新

2.1 完善檔案信息化服務(wù)中心的構(gòu)建

我們在對(duì)檔案館的工作情況進(jìn)行衡量時(shí)，常常將提供服務(wù)次數(shù)、設(shè)施完善情況、檢索工具的編制等作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中這些評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)能夠?qū)崿F(xiàn)較為有效的評(píng)價(jià)工作，但是在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展背景下，就需要重視將信息技術(shù)、高新技術(shù)等融入到檔案館的衡量標(biāo)準(zhǔn)中，以此來促進(jìn)檔案管理事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。這就需要檔案館的相關(guān)人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，重視檔案資料的信息化轉(zhuǎn)變，用現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源與現(xiàn)代社會(huì)的同步發(fā)展。政府應(yīng)當(dāng)將服務(wù)中心的構(gòu)建放在重要位置，值得注意的是，服務(wù)中心與檔案管理機(jī)關(guān)存在顯著的差異，它并不是為了行使某項(xiàng)職權(quán)而存在的，服務(wù)中心存在的目的在于連接不同的社會(huì)機(jī)構(gòu)，是為了實(shí)現(xiàn)檔案資料作用最大化而存在的服務(wù)部門。

通常來說檔案服務(wù)中心需要包括三個(gè)基本部門：檔案保管服務(wù)部門、檔案查詢使用服務(wù)部門以及檔案整理服務(wù)部門。在整個(gè)服務(wù)中心中發(fā)揮主要作用的是整理以及使用部門，整理部門通過對(duì)檔案的整理完成檔案價(jià)值的挖掘，實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的大幅提升，實(shí)現(xiàn)社會(huì)成員對(duì)檔案資源的最大化利用。使用部門則是發(fā)揮檔案真正價(jià)值的部門，將一份份資料文件轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益。通過檔案服務(wù)中心能夠?qū)崿F(xiàn)社會(huì)與機(jī)構(gòu)之間的相互溝通，實(shí)現(xiàn)信息資源最大程度共享。在實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)將市場作為發(fā)展導(dǎo)向，讓檔案管理工作更加專業(yè)化，為社會(huì)各界人士提供更多便捷。

2.2 完善檔案信息集成系統(tǒng)

基于信息資源共享的檔案管理創(chuàng)新工作需要重視檔案信息集成系統(tǒng)的構(gòu)建，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)具有較大挑戰(zhàn)性以及創(chuàng)新性的工作，在構(gòu)建集成系統(tǒng)時(shí)缺少充足的經(jīng)驗(yàn)作為支撐，因此系統(tǒng)構(gòu)建中需要攻克技術(shù)難題。檔案信息集成及系統(tǒng)就是將集成理念應(yīng)用于檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的管理工作中，這就能夠讓檔案管理工作效率得到提升。集成理論就是要做到各部門之間短板互補(bǔ)、優(yōu)勢發(fā)揮。

2.3 強(qiáng)化人員素質(zhì)

人是工作開展的基礎(chǔ)，良好的員工素養(yǎng)能夠?yàn)楣ぷ鞯捻樌瓿商峁┍Ｕ?。?duì)于檔案管理創(chuàng)新來說需要把人員素質(zhì)提升列入重點(diǎn)工作內(nèi)容，在實(shí)踐中從檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)出發(fā)，結(jié)合現(xiàn)代化設(shè)施的完善與計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，讓工作人員的專業(yè)水平與現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用水平得到同步提升。

3 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展趨勢下需要重視檔案管理工作的信息化發(fā)展，對(duì)檔案資料進(jìn)行合理利用能夠?qū)ι鐣?huì)發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。如果能夠讓信息資源得到共享就能夠讓檔案資料得到充分發(fā)揮，在實(shí)踐中需要重視對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。

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