文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

摘 要：隨著科技的發(fā)展進(jìn)步，人們?cè)絹?lái)越重視文書(shū)檔案的管理工作，當(dāng)今時(shí)代的文書(shū)檔案管理工作有著很好的機(jī)遇，但也依舊存在很大的問(wèn)題，加強(qiáng)管理文書(shū)檔案的管理，提高文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)。本文通過(guò)進(jìn)一步分析文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題，找到應(yīng)對(duì)措施，提高文書(shū)檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；管理；存在問(wèn)題；應(yīng)對(duì)策略

文書(shū)檔案是一個(gè)單位決策最根本的數(shù)據(jù)支撐，與單位的未來(lái)發(fā)展息息相關(guān)。隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，文書(shū)檔案管理工作和信息技術(shù)相結(jié)合，無(wú)論是記錄工作還是歷史查詢(xún)都更加便捷。文書(shū)檔案的負(fù)責(zé)人，要有責(zé)任意識(shí)，認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案的重要性，對(duì)文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)解決。

1 文書(shū)檔案管理的重要性

當(dāng)今社會(huì)文書(shū)檔案管理工作對(duì)一個(gè)單位來(lái)說(shuō)有很大的參考價(jià)值，也有著非常大的憑證意義。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作，不僅可以更加真實(shí)可靠，還有一定的法律效力，不過(guò)由于文書(shū)檔案和其他文獻(xiàn)也有所不同，相對(duì)來(lái)說(shuō)比較客觀。文書(shū)檔案的記錄方式主要有當(dāng)事人的親筆手稿、聲音及視頻文件，所以非常真實(shí)可靠。文書(shū)檔案的記錄，不僅反應(yīng)了實(shí)踐活動(dòng)，也作為人們改造活動(dòng)的依據(jù)。

文書(shū)檔案管理已經(jīng)經(jīng)過(guò)多次探索有一套完整的管理體系，建立了專(zhuān)有的檔案室，并且有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，文書(shū)檔案管理工作對(duì)單位的未來(lái)發(fā)展有很大的影響。改善文書(shū)檔案的管理問(wèn)題，提高文書(shū)檔案的管理工作量，全面迅速收集檔案資料。文書(shū)檔案顯示著單位的未來(lái)發(fā)展，員工了解文書(shū)檔案也意味著對(duì)未來(lái)發(fā)展了如指掌。

2 文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 文書(shū)檔案管理的人員不夠

在大多數(shù)的工作單位中，沒(méi)有檔案管理專(zhuān)員，大多都是由文秘部負(fù)責(zé)，很容易出現(xiàn)文秘收發(fā)辦公文件導(dǎo)致不能及時(shí)處理檔案，而兼職人員不能及時(shí)辨別檔案資料的真?zhèn)危蜁?huì)使檔案收集不夠完整。如果檔案管理人員素質(zhì)過(guò)低，沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案管理，就會(huì)使文書(shū)檔案在收集時(shí)存在不足。

2.2 領(lǐng)導(dǎo)不夠重視文書(shū)檔案管理

在很多的工作單位中，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有重視，文書(shū)檔案管理工作人員地位低，部分單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書(shū)檔案管理的工作非常簡(jiǎn)單，只是收集整理資料，有些文書(shū)檔案工作需要長(zhǎng)時(shí)間的投入，才會(huì)有所改變。還有就是在很多的工作單位對(duì)文書(shū)檔案管理人員的工作要求就是做好保存工作。

2.3 檔案工作和文書(shū)工作之間銜接存在問(wèn)題

在工作中，由于檔案工作和文書(shū)工作雖然都有自己的工作內(nèi)容，但是兩者還是存在聯(lián)系，在工作時(shí)互相配合，形成一個(gè)更加科學(xué)的分體式管理體系，該體制拉近了檔案工作和文書(shū)工作之間的距離。兩者之間配合各有利弊，如果在工作時(shí)兩者不夠了解對(duì)方的工作就會(huì)導(dǎo)致文書(shū)工作和檔案工作鏈接不上，就使文書(shū)檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題。

2.4 文書(shū)檔案工作使用率低

員工重視個(gè)人檔案的管理，也是文書(shū)檔案管理工作的一部分。文書(shū)檔案作為經(jīng)營(yíng)管理的第一資料，通過(guò)分析財(cái)務(wù)檔案，可以總結(jié)盈利的狀況，避免經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。但是多數(shù)工作單位并不能很好的利用這個(gè)便利的條件，調(diào)取使用文書(shū)檔案都是在政府檢查時(shí)，或者是在辦理離職時(shí)。多數(shù)單位里，員工對(duì)檔案都不了解，文書(shū)檔案的使用率也很低。

3 文書(shū)檔案管理存在問(wèn)題的解決措施

3.1 重視文書(shū)檔案管理

提高工作單位文書(shū)檔案工作人員地位和提高檔案管理人員的素質(zhì)。通過(guò)各種方式加強(qiáng)員工對(duì)檔案工作的了解，領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的了解，將檔案管理工作規(guī)劃到重點(diǎn)工作中。不斷的組織檔案管理人員學(xué)習(xí)新的知識(shí)，提升管理水平，為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供更加便捷的服務(wù)。

3.2 銜接文書(shū)工作和檔案工作

文件和檔案互相存在，文件的質(zhì)量和檔案的質(zhì)量有著很大的關(guān)系，兩者互相影響，提高文書(shū)人員對(duì)檔案的管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案一體化。兩者完整的銜接首先要建立一個(gè)比較完整的信息檔案管理系統(tǒng)，利用數(shù)字化技術(shù)整理檔案，避免造成丟失損毀。如果電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者不一致就要及時(shí)查找原因并進(jìn)行更正。檔案管理人員要及時(shí)整理電子檔案，避免出現(xiàn)遺漏問(wèn)題釀成大禍。其次就是文書(shū)和檔案的銜接工作，需要對(duì)文書(shū)工作和檔案管理工作有足夠了解的人員從中進(jìn)行協(xié)助，以此確保收集文書(shū)和保管檔案合理配合。然后利用網(wǎng)絡(luò)等手段提高管理效率，及時(shí)補(bǔ)充不足的信息。最后要多多開(kāi)展文書(shū)檔案的收集整理工作，確保文書(shū)檔案管理與單位的正常工作有著緊密的聯(lián)系，保證文書(shū)的真實(shí)準(zhǔn)確性。

3.3 提高文書(shū)檔案管理的硬件設(shè)施

重視文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，加大對(duì)人力、物力的投資，為文書(shū)檔案管理人員建立合理的配套設(shè)施，使檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化。加大對(duì)檔案管理人員的管理力度，提高管理人員的素質(zhì)和管理水平。

3.4 宣傳檔案工作

單位使用文書(shū)檔案的概率較低主要是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠的重視，解決這個(gè)問(wèn)題最好的辦法就是宣傳文書(shū)檔案管理工作，檔案管理可以和文化相結(jié)合，組織宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作者的重視，提高單位所有工作人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，使單位的工作人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，無(wú)論是普通職員還是單位領(lǐng)導(dǎo)都要對(duì)檔案管理足夠重視。

4 結(jié)論

綜上所述，文書(shū)檔案管理工作在一個(gè)單位里占有重要位置，當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展與變遷對(duì)文書(shū)檔案的管理工作要求越來(lái)越高，不過(guò)還存在一些問(wèn)題，只能轉(zhuǎn)變單位管理人員的思想觀念，提高文書(shū)檔案管理人員的意識(shí)，完善管理制度，在一定程度上改善工作環(huán)境，以此來(lái)提高文書(shū)檔案管理工作效率，為社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)，推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步。

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作者簡(jiǎn)介

李雪波，漢族，漢語(yǔ)言文學(xué)，研究方向：人事檔案及文書(shū)檔案的管理。