醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理及相關(guān)問(wèn)題初探

盧玉媚 梁艷

摘 要：醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案已成為醫(yī)院管理的一項(xiàng)重要工作，它是醫(yī)院人才結(jié)構(gòu)的重要體現(xiàn)，更是人才培養(yǎng)方向的指引，對(duì)醫(yī)院發(fā)展起著舉足輕重的作用。而醫(yī)院有時(shí)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理缺乏充分的認(rèn)識(shí)和足夠的重視，本文旨在探討本院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理并分析其相關(guān)問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；專業(yè)技術(shù)人員；檔案管理

正所謂“十年樹(shù)木，百年樹(shù)人”，“栽下梧桐樹(shù)，方能引來(lái)金鳳凰”。可見(jiàn)人才培養(yǎng)工作任重而道遠(yuǎn)，無(wú)論企事業(yè)單位還是國(guó)家政府機(jī)構(gòu)，人才的培養(yǎng)是重中之重的任務(wù)，衛(wèi)生醫(yī)療單位也不例外。醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案則是醫(yī)院人才結(jié)構(gòu)的重要體現(xiàn)，更是人才培養(yǎng)方向的指引，對(duì)醫(yī)院發(fā)展起著舉足輕重的作用。因此，明確認(rèn)識(shí)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題，切實(shí)改進(jìn)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理，對(duì)醫(yī)院人才的合理開(kāi)發(fā)和利用將起到十分重要的作用。

1 建立醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案的意義及其重要性

在實(shí)際工作中，醫(yī)院需要培養(yǎng)高層次的醫(yī)、藥、護(hù)等方面的專業(yè)技術(shù)人才，醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案則準(zhǔn)確、全面、多方位提供各類衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員信息，更好地提高教學(xué)醫(yī)院的科教能力以及臨床業(yè)務(wù)水平，建立專業(yè)技術(shù)人員檔案，還可以促進(jìn)醫(yī)院各類學(xué)科建設(shè)。[1]

另一方面，醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案里面存檔著專業(yè)技術(shù)人員在崗時(shí)期的個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、獎(jiǎng)懲等方面的原始記錄，是專業(yè)技術(shù)人員工作表現(xiàn)和個(gè)人品德的真實(shí)反映。也是他們?cè)陂L(zhǎng)期的醫(yī)療實(shí)踐和科研活動(dòng)中積累而成的個(gè)人財(cái)富，是他們經(jīng)過(guò)創(chuàng)造勞動(dòng)所取得的，有醫(yī)學(xué)科學(xué)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益的科學(xué)技術(shù)研究結(jié)果。這些資料微觀上記載了醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)發(fā)展的過(guò)程和的能勤績(jī)，宏觀上反映著醫(yī)院的整體醫(yī)療水平和科研能力，也可以說(shuō)是醫(yī)院重要的財(cái)富。[2]

2 本院針對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理方法

2.1 醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案的組成內(nèi)容

醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案涵括了專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)歷學(xué)位、個(gè)人信息、專業(yè)技術(shù)資格、各類獎(jiǎng)懲情況、科研成果、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、進(jìn)修、繼續(xù)教育情況等。

2.2 醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案的分類

本院針對(duì)不同專業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行檔案分類，分為六大類：醫(yī)生、護(hù)理、醫(yī)技、藥劑、其他專業(yè)技術(shù)人員（包括審計(jì)專業(yè)、檔案專業(yè)、病案專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)、工程專業(yè)等）、離退人員。

2.3 醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案的收集

專業(yè)技術(shù)人員取得了專業(yè)技術(shù)資格和專業(yè)技術(shù)職稱起就要為其立檔：

1）建檔首先收集個(gè)人的學(xué)歷證書、身份證、醫(yī)師/護(hù)士執(zhí)業(yè)證、專業(yè)技術(shù)人員資格證等復(fù)印件。

2）專業(yè)技術(shù)人員工作期間收集其公開(kāi)發(fā)表的論文、科普文章、綜述、專著、科研申報(bào)書和成果證書、獲獎(jiǎng)證書；被派出學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)證明、進(jìn)修證書/成績(jī)單、進(jìn)修鑒定表，進(jìn)修或者出國(guó)學(xué)習(xí)或業(yè)務(wù)交流的小結(jié)。

3）每年收集專業(yè)技術(shù)人員的廣東省事業(yè)單位工作人員年度考核登記表、專業(yè)技術(shù)人員年度考核登記表、完成繼續(xù)教育證明。

4）晉升職稱的專業(yè)技術(shù)人員需要?dú)w檔其晉升申報(bào)資料，其中醫(yī)生、護(hù)理、醫(yī)技、藥劑晉升還需要?dú)w檔其在華醫(yī)網(wǎng)學(xué)習(xí)的學(xué)分證明。

2.4 醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案的建立

1）歸檔時(shí)間為每項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，隨時(shí)歸檔，要求歸時(shí)必須保證證書、材料的完整，按專業(yè)類別和文件材料自然形成的先后順序立卷、歸入各自的檔案袋中。

2）對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案進(jìn)行編號(hào)排序工作，首先按照醫(yī)生、護(hù)理、藥劑、醫(yī)技、其他專業(yè)技術(shù)人員、離退人員分類，依次給各類別編號(hào)：I1、I2、I3、I4、I5、I6；再按入職先后以阿拉伯?dāng)?shù)字排序（如I1-1），若有在職專業(yè)技術(shù)人員退離，則抽取出來(lái)放入退離人員類別中，原來(lái)的編號(hào)則由來(lái)年入職人員替代。

3）給各檔案袋制作封面，并編制目錄，方便查找。封面注明檔案編號(hào)，專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)歷、職稱、專業(yè)、及其取得的時(shí)間，卷內(nèi)文件目錄，署立卷人和立卷時(shí)間。

3 醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

3.1 檔案管理工作重視不夠

醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案的應(yīng)用不能普及化，數(shù)據(jù)也得不到合理利用，主要原因是專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，覺(jué)得有人事檔案存在，專業(yè)技術(shù)人員檔案可有可無(wú)。檔案管理員也是身兼數(shù)職，沒(méi)有足夠的時(shí)間去整理專業(yè)技術(shù)人員檔案，使之缺乏正規(guī)的整理和妥當(dāng)?shù)谋４?。醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案也就起不到原有的作用，也就大大影響了醫(yī)院的發(fā)展。

3.2 檔案資料內(nèi)容不規(guī)范

《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則》中明確了醫(yī)院的專業(yè)技術(shù)人員檔案的具體內(nèi)容，主要體現(xiàn)他們資質(zhì)的認(rèn)定、聘用、考核、評(píng)價(jià)管理體系，也就是說(shuō)，需要收集前文提及的所有資料，但種種原因，如沒(méi)有專門人員負(fù)責(zé)收集管理，沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范等，導(dǎo)致了檔案資料內(nèi)容的收集難度增大，資料內(nèi)容不規(guī)范，檔案不完善，人才數(shù)據(jù)得不到統(tǒng)計(jì)。

3.3 檔案管理缺乏信息化，使檔案數(shù)據(jù)得不到合理利用

近年來(lái)，醫(yī)院不斷更新臨床上的電腦系統(tǒng)，當(dāng)然，臨床一線工作理應(yīng)值得重視，但也不能忽略對(duì)醫(yī)院其它有價(jià)值資源的開(kāi)發(fā)利用。醫(yī)院對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案資料還是缺乏了信息化的管理，檔案得不到信息化、規(guī)范化的管理，其數(shù)據(jù)也就得不到合理利用，不能為醫(yī)院創(chuàng)造有用的價(jià)值。

4 針對(duì)現(xiàn)狀問(wèn)題的對(duì)策

1）取得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，制定健全的管理制度，完善管理體系，并加以落實(shí)。把對(duì)檔案從收集、整理到歸檔的一系列工作制定一套完善的工作流程，同時(shí)完善保存制度、庫(kù)房管理制度、檔案的使用制度和統(tǒng)計(jì)制度。在醫(yī)院文件中落實(shí)管理制度，使得檔案管理有制度可依，體現(xiàn)醫(yī)院對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案的重視程度，引起醫(yī)院各部門的專業(yè)技術(shù)人員對(duì)自己檔案的重視，配合完成檔案管理工作。

2）提高檔案管理員的素質(zhì)。醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案應(yīng)由指定的檔案管理員負(fù)責(zé)，并要求檔案管理員接受正規(guī)的培訓(xùn)和每年接受專業(yè)相關(guān)的繼續(xù)教育，提高其對(duì)檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理的專業(yè)能力和責(zé)任心，確保檔案管理工作能規(guī)范、統(tǒng)一、高效地進(jìn)行下去。

3）實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、信息化。首先是系統(tǒng)架構(gòu)，在醫(yī)院內(nèi)100M以上速率的局域網(wǎng)中應(yīng)用適宜的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，并采用TCP/IP協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸工作[3]，對(duì)檔案的管理進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)。

其次是系統(tǒng)管理內(nèi)容，根據(jù)醫(yī)院工作的需要，立足于醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展，在制定信息管理內(nèi)容時(shí)需要根據(jù)各級(jí)醫(yī)生的考核標(biāo)準(zhǔn)和培養(yǎng)計(jì)劃，確定電子檔案的具體條目，實(shí)現(xiàn)對(duì)科教、人事和醫(yī)務(wù)部門的合并管理，建立具有統(tǒng)一性和通用性的管理標(biāo)準(zhǔn)。[3]

檔案管理員要對(duì)信息化管理的硬件和軟件進(jìn)行定期維護(hù)，確保其隨時(shí)可用，并且及時(shí)備份數(shù)據(jù)，以防意外導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)丟失。

5 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案跟人事檔案大不相同，它是醫(yī)院專門為專業(yè)技術(shù)人員設(shè)置的檔案，是資質(zhì)認(rèn)定、科研、聘用、考核等信息集中存放的載體，具有針對(duì)性強(qiáng)、統(tǒng)計(jì)方便、富有研究?jī)r(jià)值等優(yōu)點(diǎn)，也是醫(yī)院運(yùn)行與發(fā)展的重要基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案的高質(zhì)量管理，利用好專業(yè)技術(shù)人員檔案的信息資源，充分發(fā)揮其作用，不斷擴(kuò)大其應(yīng)用領(lǐng)域，使醫(yī)院制定合理的人才培養(yǎng)計(jì)劃，醫(yī)院也能長(zhǎng)遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]張杰.醫(yī)院個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案的管理及利用探究[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018（07）：87.