穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)提升企業(yè)檔案管理水平

習(xí)近平總書記指出，沒有信息化就沒有現(xiàn)代化。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，融入信息化浪潮、擁抱信息技術(shù)是大勢所趨。實(shí)踐證明，信息化對于檔案管理工作科學(xué)化和規(guī)范化的支撐作用日益凸顯。我們要乘勢而上應(yīng)勢而為，從全局和戰(zhàn)略的高度，充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，通過檔案系統(tǒng)建設(shè)，著力構(gòu)建“檔案工作統(tǒng)一管理、檔案數(shù)據(jù)分布存儲(chǔ)、利用服務(wù)高效便捷、制度體系標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范”的“檔案+信息技術(shù)”管理架構(gòu)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展。

1 認(rèn)清形勢，充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1）加快檔案信息化建設(shè)是落實(shí)黨中央、國務(wù)院戰(zhàn)略部署的要求。企業(yè)檔案資源在企業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，其重要作用可以用五句話來概括：檔案是真實(shí)的歷史，檔案是產(chǎn)權(quán)的身份證明，檔案是效益效率的媒介，檔案是職工的權(quán)利和尊嚴(yán)，檔案是集團(tuán)公司及所屬各級企業(yè)的歷史、現(xiàn)在和未來的財(cái)富。千萬不要輕看檔案工作，有些檔案資料對現(xiàn)實(shí)好像沒有多大的作用，保管不好丟失了，將會(huì)帶來很大的麻煩。相反一些在當(dāng)時(shí)看或許是一般性的資料，保存好了，其歷史作用和價(jià)值難以估量。因此，檔案工作要把歷史的價(jià)值、現(xiàn)實(shí)的價(jià)值、未來的價(jià)值結(jié)合起來考慮，原始檔案不可缺失。此外，在維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、解決產(chǎn)權(quán)債務(wù)糾紛、防范法律風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)職工權(quán)益等方面，檔案也發(fā)揮著不可替代的作用。做好檔案工作，有效地保護(hù)和利用好檔案，是企業(yè)有效運(yùn)作、規(guī)范管理和健康發(fā)展的重要保障。

古語說得好：以史為鑒，可以知興替。加強(qiáng)檔案工作，對企業(yè)的改革發(fā)展特別是可持續(xù)健康發(fā)展，具有十分重要的意義。同時(shí)，做好企業(yè)檔案工作，也是《檔案法》賦予中央企業(yè)的法定職責(zé)。

黨的十九大提出建設(shè)科技強(qiáng)國、網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國、數(shù)字中國、智慧社會(huì)等發(fā)展目標(biāo)，作出推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合等戰(zhàn)略部署。習(xí)近平同志在首屆數(shù)字中國建設(shè)峰會(huì)上強(qiáng)調(diào)：“加快數(shù)字中國建設(shè)，就是要適應(yīng)我國發(fā)展新的歷史方位，全面貫徹新發(fā)展理念，以信息化培育新動(dòng)能，用新動(dòng)能推動(dòng)新發(fā)展，以新發(fā)展創(chuàng)造新輝煌”。

當(dāng)前，信息化、大數(shù)據(jù)、數(shù)字經(jīng)濟(jì)……一個(gè)個(gè)高頻詞正在勾畫出數(shù)字中國建設(shè)的宏偉藍(lán)圖。我們要緊緊抓住這個(gè)有利時(shí)機(jī)，乘勢而上順勢而為，充分借助信息技術(shù)，提升我們檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案不可替代的巨大史料價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

2）加快檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)新時(shí)代企業(yè)檔案工作規(guī)律的必然趨勢。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理逐漸走向從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管電子檔案、從管檔案實(shí)體到管檔案數(shù)據(jù)、從手工操作到信息化智能化操作、從檔案資源分散利用到聯(lián)網(wǎng)共享的轉(zhuǎn)型升級。與此同時(shí)，這也對信息數(shù)據(jù)安全形成了新的挑戰(zhàn)。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化正在融入人類的生產(chǎn)生活，帶來生產(chǎn)力又一次質(zhì)的飛躍。檔案作為企業(yè)各項(xiàng)工作的全記錄、全信息，覆蓋到企業(yè)的每個(gè)人、每個(gè)工作崗位、每個(gè)工作環(huán)節(jié)，是進(jìn)行企業(yè)管理的得力工具。上一項(xiàng)工作中形成的檔案，可以很快成為下一項(xiàng)同類工作的參考；對以往許多檔案信息的分析，可以很快形成對未來發(fā)展趨勢的把握，從而科學(xué)引領(lǐng)企業(yè)新的工作。企業(yè)檔案工作不再是各項(xiàng)工作的終點(diǎn)，而是與企業(yè)辦公自動(dòng)化形成完整閉環(huán)、又自成體系的專業(yè)型、智慧型工作。檔案工作的管理范圍從紙質(zhì)檔案擴(kuò)展為各種不同載體檔案；管理對象從檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔ⅲ还芾韺哟螐臋n案目錄管理升級為檔案全文甚至全信息管理，企業(yè)檔案工作面臨著從傳統(tǒng)時(shí)代到信息時(shí)代的跨越。這就要求檔案人員要轉(zhuǎn)變觀念，明確企業(yè)檔案工作的新定位，并善于運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，變檔案保管員為檔案信息管理師，變手工勞動(dòng)者為規(guī)則的制定者和監(jiān)督者，變被動(dòng)的檔案提供者為主動(dòng)的企業(yè)智庫和參謀。

“十二五”以來特別是黨的十八大以來，國家檔案局制定了完整系統(tǒng)的檔案轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略規(guī)劃，頒布了一系列數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，建立了國家級數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)管理體系，給企業(yè)檔案信息化建設(shè)有力的引領(lǐng)和發(fā)出極強(qiáng)的呼喚：檔案信息化建設(shè)已經(jīng)勢在必行！

加快檔案信息化建設(shè)是企業(yè)自身發(fā)展的迫切需要。目前，大部分企業(yè)均已實(shí)現(xiàn)了“無紙化”協(xié)同辦公、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)。從接收檔案方面，既有紙質(zhì)的檔案還有電子的，而且電子文件越來越多。從管理方面，既管紙質(zhì)的檔案又管數(shù)據(jù)檔案，而且數(shù)字檔案越來越多。在檔案資源服務(wù)方面，需要通過辦公系統(tǒng)查詢和資源共享的呼聲越來越強(qiáng)烈，實(shí)際上企業(yè)發(fā)展已經(jīng)深刻影響了檔案工作的深刻變化。如何實(shí)現(xiàn)電子文件的“在線”管理和服務(wù)；如何確保科研生產(chǎn)中的設(shè)計(jì)數(shù)字積累、檢測試驗(yàn)數(shù)據(jù)積累、關(guān)鍵重要的工藝技術(shù)數(shù)據(jù)積累和企業(yè)各類管理數(shù)據(jù)積累，確保其完整系統(tǒng)、準(zhǔn)確安全和好用管用，保證其唯一性、憑證性的功能，已經(jīng)不僅僅是課題，而是要面對的已經(jīng)迫在眉睫的現(xiàn)實(shí)了。我們要以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，加強(qiáng)和完善檔案資源體系建設(shè)、檔案制度體系建設(shè)、檔案利用體系建設(shè)和檔案安全體系建設(shè)，為檔案資源管理與共享提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)，提升管理水平、提高管理能力。

2 檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的總體原則

確立和堅(jiān)持檔案信息化的正確原則，為檔案信息化建設(shè)提供清晰的思路，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的前提。在建設(shè)過程中，要堅(jiān)持以下三個(gè)基本原則。

一是堅(jiān)持統(tǒng)一性原則。信息化工作在發(fā)展、運(yùn)行和技術(shù)上要遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理”的原則，這是國資委對中央企業(yè)信息化工作的基本要求。企業(yè)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，確定信息化建設(shè)與管理統(tǒng)分結(jié)合的方針，即在統(tǒng)一規(guī)劃指導(dǎo)下，厘清總部與子企業(yè)在信息化建設(shè)和管理上分工界面，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)共同有序推進(jìn)。

二是堅(jiān)持規(guī)范性原則。信息化只是一種手段，是一種工具，它最終要依附在企業(yè)的管理流程當(dāng)中。這就要求我們首先要完善體制機(jī)制，健全包括實(shí)體檔案管理在內(nèi)的檔案工作體系和電子檔案管理制度，規(guī)范各門類檔案全生命周期中各環(huán)節(jié)的工作方法、流程、內(nèi)容以及標(biāo)準(zhǔn)，作為信息系統(tǒng)搭建的技術(shù)支撐，確保系統(tǒng)在各環(huán)節(jié)有序、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的運(yùn)行。

三是堅(jiān)持安全性原則。“檔案安全永遠(yuǎn)是檔案工作的底線”，如何切實(shí)保證信息數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整、可靠和安全，需要檔案部門和信息化部門提前規(guī)劃和制定一系列切實(shí)可行的技術(shù)方案。在信息化建設(shè)初期，要將檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)工作納入檔案信息化建設(shè)整體布局，與檔案信息化工作同步規(guī)劃、同步實(shí)施、同步考核。要把檔案安全深刻地認(rèn)識(shí)上去，把檔案安全責(zé)任踏實(shí)的落實(shí)下去。建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系，企業(yè)安全工作必須包括檔案安全的內(nèi)容，檔案安全是企業(yè)安全的組成部分。在檔案數(shù)字化過程中，保護(hù)好原件，盡量以數(shù)字化檔案代替檔案原件開展利用，嚴(yán)格控制數(shù)字化外包工作。要高度重視信息和實(shí)體安全。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案實(shí)體和信息的安全。

3 檔案信息系統(tǒng)總體部署的基本層次

1）基礎(chǔ)層?；A(chǔ)層是整個(gè)系統(tǒng)的支撐平臺(tái)，包括機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)、儲(chǔ)存、備份設(shè)備、系統(tǒng)軟件等信息系統(tǒng)運(yùn)行的物理場所以及信息資源建設(shè)的工作環(huán)境。

2）數(shù)據(jù)層。數(shù)據(jù)層即各種類型的檔案信息資源庫，是整個(gè)系統(tǒng)的核心。檔案信息資源庫包括目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、管理過程數(shù)據(jù)庫、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)維護(hù)數(shù)據(jù)庫。

3）平臺(tái)層。包括基礎(chǔ)組件平臺(tái)、系統(tǒng)管理平臺(tái)、報(bào)表定義平臺(tái)和工作流平臺(tái)等基礎(chǔ)平臺(tái)，以及格式轉(zhuǎn)換服務(wù)、電子文件瀏覽服務(wù)、數(shù)據(jù)長期保存服務(wù)和數(shù)據(jù)檢測工具等工具軟件為應(yīng)用系統(tǒng)提供支撐。平臺(tái)層為應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)提供強(qiáng)有力的平臺(tái)支撐，架構(gòu)在平臺(tái)上的應(yīng)用系統(tǒng)一方面可以大大縮短開發(fā)周期，降低系統(tǒng)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)，另一方面可以大大提升系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定性。

4）應(yīng)用層?；ヂ?lián)網(wǎng)建設(shè)的電子檔案具體應(yīng)用系統(tǒng)。

5）接入層。系統(tǒng)終端用戶，面向集團(tuán)內(nèi)部工作人員、二級單位工作人員、三級單位工作人員等，從角色來看包括領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員、利用人員、系統(tǒng)管理員等，并在權(quán)限允許的前提下實(shí)現(xiàn)相關(guān)的數(shù)據(jù)訪問和應(yīng)用操作功能。

4 檔案信息化建設(shè)過程中需要重點(diǎn)把握的環(huán)節(jié)

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，要立足崗位實(shí)際，把握建設(shè)重點(diǎn)，確保建設(shè)質(zhì)量。

一是要全力配合，做好數(shù)據(jù)采集，保證工作質(zhì)量。建設(shè)過程中，各單位要指定專門人員參加需求調(diào)研、系統(tǒng)培訓(xùn)、負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)采集以及日常聯(lián)絡(luò)。參與工作的同志都要充分認(rèn)識(shí)到所提供的數(shù)據(jù)、資料對于項(xiàng)目成功至關(guān)重要；交付的及時(shí)性將直接影響系統(tǒng)能否按時(shí)上線和順利運(yùn)轉(zhuǎn)。項(xiàng)目組成員必須能打硬仗，集中精力，確保投入，保證項(xiàng)目的按時(shí)、保質(zhì)交付。

二是全面做好需求調(diào)研和業(yè)務(wù)流程梳理。信息系統(tǒng)是否符合管理需求，關(guān)鍵在于是否有清晰的管理理念，技術(shù)與業(yè)務(wù)是否深度融合。這就要求首先充分調(diào)研需求，梳理業(yè)務(wù)流程，明確需要通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)及其流程。這包含兩方面，一方面要改造不適應(yīng)現(xiàn)代管理模式的流程，提高管理水平；另一方面必須明確實(shí)際工作中比較模糊的業(yè)務(wù)和流程。管理理念不清晰、業(yè)務(wù)不明確、流程不順暢是無法用信息化手段來實(shí)現(xiàn)的。相關(guān)部門要在業(yè)務(wù)需求調(diào)研階段完成需求梳理、對業(yè)務(wù)和工作流程的規(guī)劃，保證提供完善、先進(jìn)、適合本企業(yè)管理要求的工作流程。

三是做好與相關(guān)信息系統(tǒng)的集成。檔案管理信息系統(tǒng)可以看作是企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等重要事件、重大事項(xiàng)及重點(diǎn)活動(dòng)中，核心檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)的集成管控系統(tǒng)。是企業(yè)最為核心、最為綜合、最為全面、最為權(quán)威、最為有序的數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)。因此不僅僅是檢索查詢借閱，更重要的是要關(guān)注與相關(guān)信息系統(tǒng)的橫向貫通。

四是要強(qiáng)化基礎(chǔ)檔案收集。檔案管理信息系統(tǒng)是利用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理的工具，系統(tǒng)運(yùn)行的效果取決于基礎(chǔ)檔案管理的水平。企業(yè)要依據(jù)國家檔案局令第10號(hào)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合自身經(jīng)營活動(dòng)和業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，制定并持續(xù)完善本企業(yè)的《文件材料歸檔范圍與保管期限表》，立即采取有力措施，加強(qiáng)對反映企業(yè)發(fā)展、企業(yè)自身演化過程、資產(chǎn)運(yùn)作、“三重一大”決策過程、重要會(huì)議資料、重大歷史事件、重大科研設(shè)計(jì)成果等有關(guān)文件材料以及照片、音像、實(shí)物、電子等非紙質(zhì)文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保企業(yè)應(yīng)歸檔的文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效。

五是要注重持續(xù)提升。任何信息系統(tǒng)都不是一蹴而就的，需要在應(yīng)用中不斷完善，才能實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)的深度融合，真正促進(jìn)管理提升。系統(tǒng)建成后，企業(yè)要切實(shí)抓好系統(tǒng)應(yīng)用，分門別類、分人員、分環(huán)境做好系統(tǒng)的測試，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋，持續(xù)優(yōu)化，并為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的遠(yuǎn)期目標(biāo)、進(jìn)一步提高管理水平奠定基礎(chǔ)。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是新時(shí)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新上的一項(xiàng)重要工作，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)也使得檔案人登上企業(yè)發(fā)展的大舞臺(tái)。檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐，拓寬了檔案人的視野，豐富了檔案工作的內(nèi)容，也提升了檔案人的能力。讓我們共同努力，通過檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建“檔案管理現(xiàn)代化、開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制度體系化”的“檔案+信息技術(shù)”管理架構(gòu)，與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)，借助信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理提升，為構(gòu)建企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的運(yùn)行管理體系做出努力，做出貢獻(xiàn)！

參考文獻(xiàn)

[1]楊冬權(quán)在中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作會(huì)議上的講話圍繞中心服務(wù)大局

[2]談檔案信息化建設(shè)“三原則”與“三堅(jiān)持”-程相臣

[3]檔案管理數(shù)字化：走出“深閨” 實(shí)現(xiàn)共享-賈迎芳

[4]開創(chuàng)集團(tuán)公司檔案工作新作為-劉左

作者簡介

李碩（1988-），女，漢，北京，研究方向：檔案管理。