財務(wù)檔案管理中的問題及完善措施

王向生

摘 要：事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理在財務(wù)工作中至關(guān)重要，是事業(yè)單位開展工作的基礎(chǔ)。在經(jīng)濟發(fā)展和信息化技術(shù)進步的背景下需要對財務(wù)檔案管理中存在問題進行分析，并采取有效的完善措施，才能保證其他各項事務(wù)的有序開展。本文對財務(wù)檔案管理中存在的問題以及相應(yīng)完善措施進行了研究和探討，希望能夠提供借鑒。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案管理；問題；完善措施

財務(wù)檔案包含的內(nèi)容較多，具體來說有經(jīng)濟支出憑證、會計賬目、財務(wù)報表、銀行存款對賬單、會計檔案以及電子版文件。其中電子版的財務(wù)數(shù)據(jù)需要及時存檔和備份，財務(wù)數(shù)據(jù)也要定期進行整理和維護，此外還有審核后的會計檔案和單位財務(wù)管理信息。財務(wù)檔案管理工作是事業(yè)單位在參與經(jīng)濟活動的過程中對財務(wù)信息進行整合和反饋，為單位的發(fā)展提供系統(tǒng)可靠的參考與必要支持。財務(wù)檔案管理工作包括記錄和保管財務(wù)信息，以及會計電算化檔案管理，在歸類和整理的過程中講究科學合理的原則。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，信息資源成為事業(yè)單位發(fā)展的重要助推器，財務(wù)檔案不僅能夠?qū)κ聵I(yè)的經(jīng)濟收支情況進行客觀反映，還是事業(yè)制定發(fā)展決策的重要依據(jù)，保證管理層決策的科學性和落地性[1]。

1 目前財務(wù)檔案管理中存在的問題

1.1 財務(wù)檔案管理標準不統(tǒng)一

財務(wù)檔案管理中缺乏系統(tǒng)完善的標準，造成財務(wù)檔案管理秩序混亂。一方面，是財務(wù)檔案管理人員身兼數(shù)職，職責不明確，執(zhí)行力遲緩，每個工作人員的工作標準不同，造成檔案管理制度容易受到管理者主觀判斷的影響，使管理制度無法得到統(tǒng)一，對于有明確規(guī)定的內(nèi)容也無法及時有效的落實[2]。另一方面，雖然有先進的財務(wù)管理經(jīng)驗作為指導，但是對于實際工作，財務(wù)檔案管理仍然不夠細化，對財務(wù)檔案無法做到及時明確的分類和歸檔，不僅會給單位帶來違反法律規(guī)定的不良后果，還會造成商業(yè)機密的泄露，不利于事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

1.2 財務(wù)檔案管理信息化水平落后

信息技術(shù)的發(fā)展在各行各業(yè)得到了普及，極大地提升了生產(chǎn)效率。雖然，財務(wù)檔案管理也在新形勢下得到了一定程度上的升級，然而仍然存在落后的管理方式。首先，部分財務(wù)檔案整理仍然是人為操作，由于工作人員的疏忽以及工作責任感的缺乏，很容易導致檔案未及時整理、歸檔以及無法妥善保存等問題，信息的完整性和真實性大打折扣。其次，財務(wù)檔案管理人員不具備先進的管理技術(shù)和經(jīng)驗，無法利用先進的互聯(lián)網(wǎng)方法與信息技術(shù)進行數(shù)字資料的轉(zhuǎn)化和備份，使珍貴的資料無法保存。最后，財務(wù)檔案保存的環(huán)境較差，財務(wù)軟件沒有得到良好的維護，造成檔案損壞或者丟失現(xiàn)象，軟件的性能使財務(wù)檔案管理效率下降。

1.3 單位對財務(wù)檔案管理工作不夠重視

財務(wù)檔案管理工作制度的制定和有效落實需要事業(yè)單位的管理者和工作人員對工作足夠重視。然而，由于缺乏對財務(wù)檔案管理的重視，許多財務(wù)檔案管理者沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓就上崗，在工作過程中缺乏財務(wù)檔案管理的專業(yè)知識和實操經(jīng)驗，無法合理地解決在工作中遇到的問題，同時由于財務(wù)檔案管理人員短缺，造成財務(wù)工作繁雜無法得到高效處理[3]。此外，事業(yè)單位對財務(wù)檔案管理工作的資金支持力度不夠，管理設(shè)施和技術(shù)落后，財務(wù)檔案管理者沒有專業(yè)設(shè)備和技術(shù)的支持，很難推進財務(wù)管理工作的升級，造成事業(yè)發(fā)展與現(xiàn)實基礎(chǔ)的不匹配。

1.4 操作不符合財相關(guān)法律法規(guī)要求

國家對于事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理制定了《檔案法》以及《會計檔案管理辦法》，其中對財務(wù)檔案管理工作有明確的規(guī)定。然而，由于管理者對法律法規(guī)的認識不夠深入，缺乏操作自覺性，在操作環(huán)節(jié)中無法將規(guī)章制度落實。此外，財務(wù)檔案管理的法律法規(guī)不健全，導致在工作執(zhí)行中會出現(xiàn)借由人情繞過層層審批的現(xiàn)象，降低了檔案的保密性，加大了安全風險。財務(wù)檔案管理沒有外在的制度約束，很難做到有序化。

2 財務(wù)檔案管理的相關(guān)完善措施

2.1 統(tǒng)一財務(wù)檔案管理標準

財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)是建立一套完善統(tǒng)一的財務(wù)檔案管理標準。在具體實施過程中需要對國家的檔案管理規(guī)定進行深入研究，在國家規(guī)定的基礎(chǔ)上，根據(jù)事業(yè)單位的現(xiàn)實工作需要進行豐富和調(diào)整；此外，還要參考先進的檔案管理工作經(jīng)驗，在實施過程中，相關(guān)負責人對財務(wù)檔案管理工作嚴格執(zhí)行，并設(shè)立監(jiān)督部門對檔案管理工作的落實情況進行檢查，保證事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作有序開展。

2.2 提升財務(wù)檔案管理的信息化水平

隨著信息技術(shù)在單位管理中的廣泛應(yīng)用，財務(wù)檔案管理轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，適應(yīng)新形勢的變化。在財務(wù)檔案管理過程中，首先，事業(yè)單位要加大對財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，引進先進的技術(shù)設(shè)備和軟件操作系統(tǒng)[4]。其次，要對工作人員的信息化操作進行標準培訓，提升工作人員的信息化操作水平，應(yīng)用先進的技術(shù)將重要信息及時、規(guī)范、合理的歸檔以及備份，提高原有的工作效率和工作質(zhì)量。最后，要建立完善的財務(wù)檔案管理信息化制度，使新上崗的工作人員能夠快速熟悉系統(tǒng)操作規(guī)范和流程，還要請專業(yè)人員對信息系統(tǒng)軟件定期進行維護，并安裝好防火墻和殺毒軟件，做好系統(tǒng)防護、權(quán)限規(guī)定以及文件加密工作，如果需要借閱財務(wù)檔案需要經(jīng)過政府監(jiān)察部門批準，否則不能夠隨意借閱，單位內(nèi)部查閱需要經(jīng)過管理層批準，并明確查閱的用途。提升財務(wù)檔案管理的安全性。

2.3 提升事業(yè)管理者對財務(wù)檔案工作的認知

首先，單位要完善財務(wù)檔案管理培訓與考核制度，對新上崗以及在崗的工作人員要進行專業(yè)知識培訓和考核，將考核結(jié)果與績效掛鉤，保證事業(yè)內(nèi)部人員對財務(wù)檔案管理工作內(nèi)容和規(guī)章制度熟記于心，提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。其次，在實際工作過程中加強對不規(guī)范草屋檔案操作行為的懲處力度，下調(diào)工資，并按照規(guī)章進行問責；對于財務(wù)檔案管理工作突出者進行獎勵，上調(diào)工資，通過這種方法激發(fā)工作人員的積極性和自覺性。最后，為了保證財務(wù)信息能夠得到高效處理，事業(yè)管理者要學習和引進先進的管理經(jīng)驗和設(shè)備，根據(jù)具體工作需要保證種類齊全，數(shù)量充足。此外，還要加強對財務(wù)檔案管理崗位的人員配備，明確工作人員的職責與分工。

2.4 深入研讀財務(wù)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)

單位管理者要深入研讀國家的《檔案法》以及《會計檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，按照規(guī)章制度完善事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，并且在執(zhí)行層面加大監(jiān)督力度，對崗位的設(shè)計要保證互相牽制，權(quán)責清晰，獎懲分明，每位員工都可對發(fā)現(xiàn)的問題進行反映，形成良好的事業(yè)內(nèi)部規(guī)章監(jiān)督機制，保證工作開展的效率和有序性。此外，國家也要完善相關(guān)法律法規(guī)，隨著社會的進步和新問題的凸顯要制定相應(yīng)的解決方案，才能提高財務(wù)檔案工作質(zhì)量。

3 結(jié)束語

總之，單位在財務(wù)檔案管理工作中要與時俱進，適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展新形勢，在實際工作過程中對事業(yè)單位內(nèi)部制度進行改革與完善，統(tǒng)一財務(wù)檔案管理標準，提升財務(wù)檔案管理的信息化水平，提升管理者對財務(wù)檔案工作的認知，深入研讀財務(wù)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，完善財務(wù)檔案管理系統(tǒng)中存在的問題，才能提高工作效率和有序性。

參考文獻

[1]魏文安.財務(wù)檔案管理中存在的問題和對策研究[J].經(jīng)營管理者，2017（28）：297-297.

[2]孫戰(zhàn)芳.財務(wù)檔案管理中的問題及優(yōu)化方式研究論述[J].科技資訊，2018，16（1）：128-129.

[3]譚麗明.財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀及改善對策[J].中國市場，2018，No.

972（17）：119-120.

[4]鮑玉涵.探析財務(wù)會計檔案管理問題及應(yīng)對措施[J].科研，2017（24）：88-88.