新形勢下做好檔案管理工作的有效路徑

莫小麗

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，對于各行各業(yè)都有了更高的要求，在各個行政事業(yè)單位中越來越重視檔案管理的工作，以此促進(jìn)事業(yè)單位更好的發(fā)展。同時檔案是每一個行政事業(yè)單位的工作記錄，事業(yè)單位都要依靠它去進(jìn)行后續(xù)的工作，因此對檔案的管理在事業(yè)單位的發(fā)展有重要作用，需要各行政事業(yè)單位去重視這項工作。但是當(dāng)前我國的行政事業(yè)單位中檔案的管理工作還存在滿足行政事業(yè)單位現(xiàn)在的發(fā)展中，不能適應(yīng)社會的高速發(fā)展?？傊谖覈母鱾€行政事業(yè)單位中要做好檔案的管理工作要善于去借鑒國內(nèi)外的成功管理工作，通過建設(shè)高質(zhì)量的管理團(tuán)隊來使檔案的管理工作滿足行政事業(yè)單位的需要，適應(yīng)新形勢下社會的發(fā)展。因此，本文主要闡述了新形勢下的檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀及相關(guān)的有效路徑。

關(guān)鍵詞：新形勢下；檔案管理工作；有效路徑

檔案資料對于行政事業(yè)單位的發(fā)展中有積極影響，它是代表著以往工作的歷史記錄，行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部可以通過它進(jìn)行科學(xué)合理的決策工作。并且隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適合社會的需要，甚至?xí)璧K行政事業(yè)單位的發(fā)展，所以要求在新形勢下要能夠?qū)π姓聵I(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合檔案管理在實際工作的問題，使檔案管理工作能夠適應(yīng)時代的潮流，才能保障行政事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。其次科學(xué)合理的檔案管理工作需要國家和政府的政府，通過相關(guān)的法律法規(guī)去完善檔案管理工作的制度化，提升檔案管理工作的效率，充分的發(fā)揮檔案管理工作在行政事業(yè)單位發(fā)展中的作用。

1 檔案管理工作中存在的問題

1）認(rèn)識不到檔案對行政事業(yè)單位發(fā)展的重要性。在各行政事業(yè)單位普遍存在一個問題，就是很多的工作人員都是檔案工作就是文職工作，平時就是抄抄寫寫就行，在行政事業(yè)單位中屬于最底層的工作，所以導(dǎo)致在工作中會敷衍工作，就追求能應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)的檢查就行。他們表現(xiàn)充分說明了他們認(rèn)識不到檔案工作的重要性，這些行為都對檔案的管理工作造成阻礙，所以在要求行政事業(yè)單位在選聘檔案記錄人員時要選擇一些高素質(zhì)的人才，并能定期對他們進(jìn)行培訓(xùn)，使他們的思想意識得到提升，能夠認(rèn)識到檔案工作對行政事業(yè)單位發(fā)展的重要性，以此促進(jìn)檔案管理工作更好地被進(jìn)行。

2）管理方式落后。在當(dāng)前的檔案管理工作中由于人們意識不到這項工作的重要性，所以沒有人愿意任職，導(dǎo)致為了滿足工作的需要只能選擇一些退居一線又不愿意休息的老職工或選擇一些低素質(zhì)的人去管理，他們都有一個共同點就是沒有檔案管理的專業(yè)知識，為了進(jìn)行好工作只能參照傳統(tǒng)的檔案管理工作，對檔案進(jìn)行收集、整理等工作，造成檔案管理的工作不能適應(yīng)快速發(fā)展的行政事業(yè)單位的需要。其次，還有很多的檔案管理工作是靠領(lǐng)導(dǎo)干部的秘書兼職的，由于平時的工作量太大對檔案的管理就是把檔案歸納一下就行，使檔案管理工作缺乏科學(xué)性，難以提升管理水平。所以在開展檔案管理工作中要能夠選聘專業(yè)的管理人員，去改變傳統(tǒng)管理模式的局限，以提高檔案管理工作的水平。

3）檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)備落后。由于行政事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致在配備檔案管理設(shè)備的時候不完善，甚至有些行政事業(yè)單位都沒有專門的檔案室，就在員工和領(lǐng)導(dǎo)干部的桌面上，導(dǎo)致檔案零散雜亂，嚴(yán)重影響檔案的管理工作。其次有些行政事業(yè)單位的檔案很多但檔案室卻很狹小，環(huán)境很差，基本的設(shè)施不齊全，容易造成檔案的損壞和丟失，這些都阻礙檔案管理工作的發(fā)展。

2 檔案管理工作的重要性

檔案以各種形式記錄著行政事業(yè)單位在社會活動中的事件，對于行政事業(yè)單位的發(fā)展有參考意義。例如，當(dāng)行政事業(yè)單位在某個項目中遇到問題時，可以借鑒檔案中記錄的相似的事例，去更好的去解決問題，提高決策的質(zhì)量和效率，相似的如果這個項目非常有借鑒意義，也可以詳細(xì)的將它記錄到檔案中，給行政事業(yè)單位提供參考價值，促進(jìn)行政事業(yè)單位的發(fā)展。同時檔案不僅在行政事業(yè)單位發(fā)展中有重要作用，也有很強的參考價值，檔案會記錄一個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治經(jīng)歷等，所以行政事業(yè)單位在招聘的時候就可以參考這些檔案進(jìn)行選擇，決定著他是否符合行政事業(yè)單位的需要。因此檔案不僅代表著行政事業(yè)單位的歷史，還代表著行政事業(yè)單位的未來，行政事業(yè)單位可以通過它提高工作效率，所以在這種對于檔案的管理工作顯得很重要了，可以促進(jìn)行政事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3 新形勢下做好檔案管理工作的有效措施

1）更新檔案管理理念。隨著社會的不斷發(fā)展，行政事業(yè)單位越來越重視對檔案的管理工作，期望能夠為行政事業(yè)單位帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益，但是在當(dāng)前的檔案管理工作中還存在一系列的問題，需要行政事業(yè)單位能夠改變傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端。所以行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中首先要做的就是更新管理理念，讓領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識到檔案管理的重要性，許多行政事業(yè)單位會重視經(jīng)濟(jì)效益，往往忽視了這種既耗費人力又消耗資源的檔案管理工作。所以在新形勢的要求下，首先要從領(lǐng)導(dǎo)干部出發(fā)，使他們能夠改變這種觀念，重視對于檔案管理工作的建設(shè)，能夠定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，使管理人員能夠形成正確的管理意識。此外，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)逐漸滲透到我們的生活，對各個領(lǐng)域都有重要的影響，所以在檔案管理工作中可以引入信息技術(shù)，使復(fù)雜枯燥的工作變得簡單輕松，能夠調(diào)動檔案管理人員的工作熱情，使其主動參與到管理工作中，更加重視檔案管理工作，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。其次，檔案管理工作就是對行政事業(yè)單位的信息進(jìn)行歸納、整理，其工作程序呆板不能變通，容易使員工喪失工作的激情，因此通過信息技術(shù)就可以改變這種工作模式，管理人員還可以通過信息技術(shù)去學(xué)習(xí)到先進(jìn)的管理方式，能夠改變自己的守舊思想，更新檔案管理的理念，真正愿意投入到檔案管理工作中，使管理工作更加科學(xué)合理。所以在新形式的背景下要求檔案管理人員要能夠改變傳統(tǒng)的思想，不斷更新完善管理理念，能夠結(jié)合先進(jìn)的管理技術(shù)，提高檔案管理的質(zhì)量，滿足行政事業(yè)單位的需要，促進(jìn)行政事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2）定期進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在檔案管理工作中檔案管理人員的專業(yè)能力直接決定著檔案管理工作的水平，所以要想提高檔案管理工作的水平，就要能夠提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠重視檔案管理工作，更好地投入到工作中。首先要求行政事業(yè)單位能夠制定管理制度，為檔案管理工作的開展提供保障，通過相應(yīng)的制度來約束管理工作[4]，如通過考核、獎勵、懲罰等制度，來激勵管理人員進(jìn)行工作，同時一定的懲罰制度可以讓管理人員人認(rèn)識到自己的不足之處，能夠主動去接受培訓(xùn)，取得良好的培訓(xùn)效果。同時隨著社會的快速發(fā)展，當(dāng)前的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展，所以行政事業(yè)單位會引進(jìn)一些全新的技術(shù)用到管理工作中，但是管理人員對這項技術(shù)不熟悉以致于不能很好的運用，所以定期培訓(xùn)就很重要了，它可以有效地解決這些問題，使檔案管理人員更好的去把新技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，提升管理工作的質(zhì)量與效率。所以在新形勢下行政事業(yè)單位要能夠通過制定制度來約束檔案管理工作的開展，通過定期培訓(xùn)管理人員提高管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案管理工作更科學(xué)合理的進(jìn)行。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案對行政事業(yè)單位的發(fā)展起到重要作用，所以要求各個行政事業(yè)單位要不斷的完善檔案管理工作，使檔案管理工作的開展更加科學(xué)合理，促進(jìn)行政事業(yè)單位更好的發(fā)展。因此在新形勢下各個行政事業(yè)單位要能夠改變傳統(tǒng)的觀念，使檔案管理工作能夠順應(yīng)時代的潮流，使檔案管理工作發(fā)揮出最大的作用，為行政事業(yè)單位帶來更大的效益，滿足社會的需要，促進(jìn)行政事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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