新形勢(shì)下油氣地質(zhì)資料歸檔工作的思考

王華章 阮枝梅

摘 要：油氣地質(zhì)資料得到科學(xué)安全有效管理是檔案管理員的重要使命，油氣地質(zhì)資料的歸檔工作是保護(hù)油氣勘探開發(fā)工作成果的重要環(huán)節(jié)，也是發(fā)揮檔案價(jià)值的重要基礎(chǔ)。因此，新形勢(shì)下優(yōu)化油氣地質(zhì)資料歸檔工作是確保油氣地質(zhì)資料的完整化、系統(tǒng)化、專業(yè)化。

關(guān)鍵詞：油氣地質(zhì)資料；歸檔工作；資料接收；檔案管理

1 前言

油氣地質(zhì)資料是國(guó)家的重要資產(chǎn)，凝聚著無(wú)數(shù)石油人的辛勤汗水和國(guó)家巨額的投資成本。其包括在石油天然氣勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種門類、各種載體的文字材料、圖表、圖紙、照片、數(shù)據(jù)、聲像、磁盤、光盤、磁帶等形式的原始地質(zhì)資料，成果地質(zhì)資料以及巖心、巖屑、油、汽、水樣品等實(shí)物地質(zhì)資料。使油氣地質(zhì)資料得到科學(xué)安全有效管理是檔案管理員的重要使命，油氣地質(zhì)資料的歸檔工作是保護(hù)油氣勘探開發(fā)工作成果的重要環(huán)節(jié)，也是發(fā)揮檔案價(jià)值的重要基礎(chǔ)。

2 油氣地質(zhì)資料歸檔工作現(xiàn)狀

2.1 資料接收流程不合理

新形勢(shì)下，油氣田勘探開發(fā)工作一般是由油公司以項(xiàng)目的形式，委托油公司外部或內(nèi)部單位具體開展，即石油天然氣勘探與開發(fā)地質(zhì)科研課題或子課題、生產(chǎn)任務(wù)或工程等某一項(xiàng)具有特定內(nèi)容的工作。因油氣田勘探開發(fā)工作資金投入大、周期長(zhǎng)、專業(yè)廣、參建單位多，油氣地質(zhì)資料的形成單位既包括油公司的業(yè)務(wù)主管部門，也包括具體項(xiàng)目的承擔(dān)單位。油公司一般對(duì)油氣地質(zhì)資料以項(xiàng)目、井為單位進(jìn)行集中統(tǒng)一管理移交檔案室立卷歸檔；但在實(shí)際工作中，既有油公司的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，也有油公司業(yè)務(wù)部門與具體參建單位共同負(fù)責(zé)，還有參建單位單獨(dú)負(fù)責(zé)。由于管理移交主體不清晰，造成同一項(xiàng)目、同一口井的相關(guān)文件材料不能同時(shí)移交且質(zhì)量參差不齊，給后期的立卷歸檔工作造成了不利影響。

2.2 資料移交收集范圍不明確

油公司一般規(guī)定“在油氣田勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研工作中形成的各種（類）油氣田勘探開發(fā)科技文件材料和實(shí)物資料”均屬于歸檔范圍。在具體工作中，這一規(guī)定過(guò)于原則，缺乏可操作性。一是沒(méi)有制定油氣地質(zhì)資料歸檔范圍明細(xì)，各勘探開發(fā)參建參研單位對(duì)這一原則性的規(guī)定理解不一，造成同一類型的項(xiàng)目，不同參建參研單位形成的文件材料并不一致；二是隨著信息技術(shù)在油氣田勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研工作中的深入應(yīng)用，傳統(tǒng)工作中會(huì)形成的紙質(zhì)文件材料逐漸僅以電子文件的形式在各種管理信息系統(tǒng)中生成并保存，目前油公司對(duì)這一類型電子文件的移交歸檔范圍也未制定明確的范圍，造成了電子文件歸檔不齊全。

2.3 資料移交收集不及時(shí)

油公司一般在項(xiàng)目終審或單井完鉆后就向檔案室移交資料歸檔。但在實(shí)際工作中，由于項(xiàng)目終審后審查意見(jiàn)出具滯后，或者單井完鉆后驗(yàn)收滯后，以及油氣田勘探開發(fā)工作時(shí)間緊、任務(wù)重等原因，形成的油氣地質(zhì)資料很少能及時(shí)移交歸檔。油氣勘探開發(fā)工作各環(huán)節(jié)緊密相接，下一環(huán)節(jié)的工作急需利用上一環(huán)節(jié)形成的相關(guān)科技文件材料，即油氣地質(zhì)資料在形成后的及時(shí)利用需求很強(qiáng)，移交歸檔不及時(shí)在很大程度上影響了油氣地質(zhì)資料作用的發(fā)揮。

3 解決油氣地質(zhì)資料歸檔工作的有效方法

3.1 制定詳細(xì)的資料收集范圍和嚴(yán)格的規(guī)章制度方法

建立健全檔案歸檔制度是開展檔案收集工作的主要途徑。檔案管理人員在收集工作中應(yīng)重視對(duì)油氣地質(zhì)檔案業(yè)務(wù)工作的調(diào)查，掌握檔案的形成、流動(dòng)、管理、使用等方面的信息，依據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)與逐步探索，制定切實(shí)可行的資料收集范圍，以便科學(xué)指導(dǎo)有關(guān)部門的油氣地質(zhì)資料移交工作，同時(shí)制定嚴(yán)格的檔案室規(guī)章制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，資料歸檔時(shí)，交接雙方部門應(yīng)對(duì)油氣地質(zhì)資料的質(zhì)量和數(shù)量認(rèn)真把關(guān)。

3.2 明確油氣地質(zhì)資料的管理責(zé)任方法

為了歸檔工作的順利進(jìn)行，各業(yè)務(wù)主管部門可委托油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研工作的直接承擔(dān)單位或承擔(dān)部門，在地質(zhì)資料管理及檔案部門的指導(dǎo)下完成有關(guān)文件材料的形成、積累、整理、鑒定、立卷、明確密級(jí)和保密期限，以及檔案部門移交歸檔等工作。油氣勘探開發(fā)科研生產(chǎn)工作各業(yè)務(wù)主管部門還應(yīng)定期向油氣地質(zhì)資料主管部門提供區(qū)塊登記、項(xiàng)目設(shè)置、進(jìn)展和成果評(píng)審、鑒定、評(píng)獎(jiǎng)等信息，以便后者掌握情況，進(jìn)一步做好油氣地質(zhì)資料移交歸檔工作。

3.3 明確油氣地質(zhì)資料管理標(biāo)準(zhǔn)方法

明確油氣地質(zhì)資料管理要求，一是要明確管理工作的操作性要求。地質(zhì)資料管理部門可通過(guò)制度、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制修訂措施，在原則性和可操作性并重的思想指導(dǎo)下，細(xì)化油氣地質(zhì)資料的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量要求等，以保障歸檔工作科學(xué)規(guī)范開展。二是要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)要求的培訓(xùn)宣貫，宣貫對(duì)象既要包括相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門，也應(yīng)包括勘探開發(fā)各參建參研單位，可通過(guò)定期舉辦培訓(xùn)班、編制培訓(xùn)手冊(cè)及其它形式的教程。

3.4 建立管控機(jī)制方法

首先市場(chǎng)準(zhǔn)入機(jī)制：將油氣地質(zhì)資料歸檔工作與市場(chǎng)準(zhǔn)入門檻相結(jié)合來(lái)加強(qiáng)對(duì)油氣地質(zhì)資料歸檔的管控。在油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研項(xiàng)目完成后，未按要求完成歸檔的，對(duì)油公司外部的項(xiàng)目承擔(dān)單位，視情況限制或取消其市場(chǎng)準(zhǔn)入資質(zhì)，對(duì)公司內(nèi)部的項(xiàng)目承擔(dān)單位，取消其再次承擔(dān)油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研項(xiàng)目任務(wù)資格，并根據(jù)考核制度給予相應(yīng)處罰。

其次項(xiàng)目管理機(jī)制：一是在油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研項(xiàng)目招投標(biāo)文件中，明確歸檔工作的有關(guān)要求；二是在油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研項(xiàng)目合同（協(xié)議書、任務(wù)書、訂單等，下同）簽訂時(shí)，制定明確條款對(duì)歸檔工作進(jìn)行約定；三是各業(yè)務(wù)主管部門在驗(yàn)收、審查油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研項(xiàng)目最終成果時(shí)，地質(zhì)資料管理部門派員參加，檢查項(xiàng)目應(yīng)歸檔文件材料是否齊全、完整，整理是否規(guī)范，并出具相應(yīng)的驗(yàn)收意見(jiàn)，四是油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研項(xiàng)目完成后，不出具歸檔證明，管理部門不對(duì)其進(jìn)行成果登記、鑒定與評(píng)獎(jiǎng)。

再次財(cái)務(wù)管理機(jī)制：分為對(duì)油公司外部單位和油公司內(nèi)部單位兩種財(cái)務(wù)管理措施。對(duì)外部單位，油公司在與其簽訂油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研項(xiàng)目合同時(shí)，可約定不低于總合同額5%的合同尾款，待完成油氣地質(zhì)資料歸檔后，憑歸檔證明再行支付；對(duì)內(nèi)部單位，油公司對(duì)其承擔(dān)油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研項(xiàng)目工作時(shí)，要將油氣地質(zhì)資料的歸檔工作納入對(duì)承擔(dān)單位考核、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人個(gè)人考核的指標(biāo)體系之中。

3.5 加強(qiáng)各業(yè)務(wù)部門與檔案室銜接方法

檔案管理部門深入各業(yè)務(wù)部門內(nèi)部，密切掌握各部門近期業(yè)務(wù)動(dòng)向，督促資料的按時(shí)提交理順工作思路；深入各業(yè)務(wù)部門，查漏補(bǔ)缺，做到數(shù)量充分，質(zhì)量?jī)?yōu)化，將遺漏檔案集中統(tǒng)一管理。其次加強(qiáng)對(duì)檔案移交部門的宣傳，使各移交部門充分認(rèn)識(shí)檔案重要性，加強(qiáng)科學(xué)管理。再次定期召開內(nèi)外部工作會(huì)議，溝通交流，提出與解決在移交資料中存在的問(wèn)題，嚴(yán)把質(zhì)量和數(shù)量關(guān)。

4 結(jié)論

油氣地質(zhì)檔案記錄著石油行業(yè)的成長(zhǎng)與變遷，飽含著石油人的心血，隱含著巨大財(cái)富。如何合理有效的保管好油氣地質(zhì)檔案，如何使油氣地質(zhì)檔案發(fā)揮最大作用，需要檔案管理人員發(fā)揮聰明才智，積累經(jīng)驗(yàn)，探索新技術(shù)與方法，更需要改變不科學(xué)不規(guī)范收集歸檔方法，才能確保油氣地質(zhì)檔案的完整性和實(shí)效性，才能全面實(shí)現(xiàn)油氣地質(zhì)資料電子化和信息化、實(shí)現(xiàn)油氣地質(zhì)檔案的共享和在線查閱。

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