工程檔案藍(lán)圖保管存在問(wèn)題及策略的分析

摘 要：工程檔案藍(lán)圖是重要的歷史信息資源，藍(lán)圖是工程檔案的核心，對(duì)工程施工質(zhì)量的分析有著重要的作用。基于此，本文首先介紹了工程檔案藍(lán)圖保管工作的意義。其次，分析目前工程檔案藍(lán)圖保管存在的問(wèn)題。最后，針對(duì)這些問(wèn)題，分析優(yōu)化工程檔案藍(lán)圖保管效果的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：工程檔案藍(lán)圖；保管工作；管理規(guī)范

藍(lán)圖是工程企業(yè)施工過(guò)程當(dāng)中，最為重要的信息資源之一，做好藍(lán)圖檔案的保管工作，有利于工程事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。目前，水利工程企業(yè)、建筑工程企業(yè)、建筑工程企業(yè)，都在工程檔案藍(lán)圖保管工作問(wèn)題上，進(jìn)行了多種有益的嘗試，取得了顯著的成果，但也存在一些問(wèn)題。

1 工程檔案藍(lán)圖保管工作的意義

創(chuàng)新工程檔案藍(lán)圖的保管工作，主要有以下幾方面的作用：1）提升工程藍(lán)圖檔案整理的速度，保障工作人員可以根據(jù)實(shí)際的工程需要，進(jìn)行藍(lán)圖檔案的信息提取。2）拓展工程檔案藍(lán)圖的內(nèi)容，補(bǔ)足工程檔案當(dāng)中缺失的藍(lán)圖部分，優(yōu)化工程藍(lán)圖檔案的建設(shè)體系。保障工程人員可以根據(jù)檔案索引中的指示，找到自己所需要的工程藍(lán)圖檔案。3）提升工程檔案藍(lán)圖保管工作的規(guī)范性，減少管理工作當(dāng)中的不規(guī)范行為，促進(jìn)工程檔案藍(lán)圖保管工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的方向不斷發(fā)展。4）優(yōu)化工程檔案保管工作的資源利用效率，提高資金的利用水平。5）促進(jìn)工程檔案藍(lán)圖保管工作人員工作效率與工作技術(shù)的提升，并推動(dòng)檔案管理制度的完善，促進(jìn)檔案管理工作的全面開(kāi)展。

2 工程檔案藍(lán)圖保管存在的問(wèn)題

首先，保管方式不科學(xué)。很多工程檔案管理團(tuán)隊(duì)沒(méi)有重視檔案折疊過(guò)程當(dāng)中的耗損。一些管理者在進(jìn)行藍(lán)圖管理的過(guò)程當(dāng)中，經(jīng)常會(huì)將大于16開(kāi)的藍(lán)圖，進(jìn)行折疊保管[1]。其次，一些管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批手續(xù)，就將工程藍(lán)圖檔案外借。在外借的過(guò)程當(dāng)中，一些借閱者采用靜電復(fù)印的方式，對(duì)藍(lán)圖進(jìn)行復(fù)印，這導(dǎo)致藍(lán)圖容易受到紫外線、酸性物質(zhì)的負(fù)面影響，造成藍(lán)圖的損壞，減少藍(lán)圖的壽命。再次，藍(lán)圖是一種比較脆弱的信息資料，容易受到溫度環(huán)境的變化與濕度環(huán)境變化的影響。很多藍(lán)圖管理人員對(duì)于藍(lán)圖檔案隨意標(biāo)記，隨意涂畫(huà)的現(xiàn)象沒(méi)有足夠的重視。最后，目前，工程檔案管理者對(duì)于藍(lán)圖的具體借閱流程，還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)定。受到管理人員與借閱人員的素質(zhì)水平限制，藍(lán)圖在借閱的過(guò)程當(dāng)中經(jīng)常會(huì)發(fā)生損耗。

3 優(yōu)化工程檔案藍(lán)圖保管效果的對(duì)策

3.1 升級(jí)保管方式

藍(lán)圖屬于一種特殊的工程圖紙，在制作完成之后需要進(jìn)行消毒處理，才能夠延長(zhǎng)使用壽命，避免空氣中的氧化物與灰塵對(duì)藍(lán)圖的質(zhì)量造成負(fù)面影響。折疊保管方式導(dǎo)致藍(lán)圖的管理過(guò)程當(dāng)中，容易發(fā)生脆裂現(xiàn)象，尤其是厚度比較厚的藍(lán)圖圖紙，容易在多次折疊的過(guò)程當(dāng)中，發(fā)生老化斷裂現(xiàn)象，影響字跡的清晰程度。

管理人員可以利用藍(lán)圖工程檔案單獨(dú)存放的管理辦法，對(duì)現(xiàn)有的藍(lán)圖檔案管理室進(jìn)行設(shè)計(jì)改造。增加平攤存放柜，將藍(lán)圖圖紙，平展地存放在底圖柜當(dāng)中。這種方式，可以避免存放的折疊損壞。

同時(shí)，這種存放方式拿取比較簡(jiǎn)單，當(dāng)藍(lán)圖進(jìn)行借閱的時(shí)候，管理人員可以直接從地圖柜中，將需要借閱的藍(lán)圖抽取出來(lái)，避免反復(fù)的翻找，對(duì)于其他的藍(lán)圖工程檔案造成破壞。管理人員要加強(qiáng)對(duì)藍(lán)圖圖紙的標(biāo)記，利用不留痕跡的貼紙，標(biāo)記藍(lán)圖工程圖紙的檔案號(hào)，方便查找，減少查找過(guò)程當(dāng)中對(duì)其他藍(lán)圖圖紙的觸摸。管理人員還可以建設(shè)圖筒，將圖紙卷筒存放起來(lái)，在圖筒的開(kāi)口處，標(biāo)記上案卷號(hào)，方便管理人員進(jìn)行后期查找。

3.2 升級(jí)借閱流程

可能每一個(gè)借閱人對(duì)藍(lán)圖的破壞都不是直接的，但是在這種反復(fù)的借閱過(guò)程當(dāng)中，一點(diǎn)一滴的破壞積累下來(lái)，就會(huì)對(duì)藍(lán)圖的使用壽命造成破壞性的影響。工程檔案藍(lán)圖的管理人員，要對(duì)現(xiàn)有的藍(lán)圖借閱流程進(jìn)行優(yōu)化控制，保障借閱流程對(duì)借閱人員具有一定的約束作用。

首先，管理者可以建立網(wǎng)上預(yù)約平臺(tái)，獲得借閱者的一些身份信息，對(duì)于有借用污點(diǎn)的人員，進(jìn)行適當(dāng)?shù)目紤]。并在線上與借閱者進(jìn)行說(shuō)明，在遞交藍(lán)圖工程圖紙之前，詳細(xì)告知借閱者需要注意的保管事項(xiàng)。例如，山東省青島市的某工程檔案藍(lán)圖管理者，建設(shè)了一個(gè)線上通知系統(tǒng)，將各種注意事項(xiàng)“要在小于60瓦燈泡，且紫外線過(guò)濾裝置的環(huán)境當(dāng)中進(jìn)行閱覽”、“門(mén)窗要用磨砂玻璃”等信息放在線上平臺(tái)上，方便接人員根據(jù)線上的操作信息，進(jìn)行規(guī)范的藍(lán)圖閱覽。

其次。管理者在借閱完成之后，要及時(shí)做好藍(lán)圖的保潔工作，及時(shí)清除借閱者對(duì)于藍(lán)圖造成的污染，并盡快進(jìn)行歸檔。

最后，在借閱管理的過(guò)程當(dāng)中，管理人員要注意借出與歸庫(kù)過(guò)程當(dāng)中，藍(lán)圖面臨的濕度與溫度變化。并對(duì)藍(lán)圖所在的位置進(jìn)行清理，對(duì)藍(lán)圖檔案進(jìn)行全方位的保護(hù)。

3.3 升級(jí)掃描技術(shù)

管理人員要利用現(xiàn)代化的信息掃描技術(shù)，建立一個(gè)電子的藍(lán)圖檔案。

一方面，管理人員要按照列別、年份、密級(jí)等信息，將藍(lán)圖檔案進(jìn)行電子化管理。通過(guò)數(shù)字處理技術(shù)，將這些信息掃描為一個(gè)條形碼或者二維碼，附加在藍(lán)圖檔案的標(biāo)簽當(dāng)中，建立檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。

另一方面，檔案管理人員在設(shè)置欄圖檔案的查閱權(quán)限范圍之后，要結(jié)合其他工程檔案藍(lán)圖管理數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的信息，對(duì)借閱者的資質(zhì)進(jìn)行審查，不符合查閱權(quán)限的人員，要對(duì)自動(dòng)申請(qǐng)進(jìn)行駁回，避免不符合借閱條件的人，非法借閱了藍(lán)圖圖紙，對(duì)藍(lán)圖的圖紙?jiān)斐蓺缧缘钠茐腫2]。

同時(shí)。無(wú)論是藍(lán)圖檔案的借出和歸還過(guò)程，都要經(jīng)過(guò)條形碼的掃描。對(duì)藍(lán)圖圖紙進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，避免由于人工操作的錯(cuò)漏和失誤，對(duì)藍(lán)圖的借閱過(guò)程造成負(fù)面影響。這種辦法不僅可以減少管理人員的工作量，提高管理的效率，也可以提高籃球檔案管理工作的準(zhǔn)確性，避免由于工作失誤，造成整個(gè)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的漏洞。

3.4 升級(jí)管理意識(shí)

很多管理者對(duì)于惡意損壞藍(lán)圖的人員，以罰款這種處罰辦法為主。雖然罰款可以獲得一定程度的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，但對(duì)于藍(lán)圖本身的工程價(jià)值已經(jīng)造成了不可逆的影響。而且，這種罰款的處罰方式，屬于一種事后處罰辦法。

管理人員可以利用白圖取代藍(lán)圖。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，藍(lán)圖雖然在價(jià)格上低廉，但是由于人工投入較高、性價(jià)比較低、附加值較低，優(yōu)勢(shì)正在逐漸被白圖所取代。管理人員可以逐漸用白圖取代藍(lán)圖，提高保管工作的便利性，減少保管工作當(dāng)中的人工投入，提高性價(jià)比增加附加值。也避免藍(lán)圖的材質(zhì)在處理和使用保管過(guò)程當(dāng)中，對(duì)人體造成的傷害。

管理人員可以通過(guò)建設(shè)規(guī)范化的檔案管理手冊(cè)，對(duì)藍(lán)圖保管過(guò)程當(dāng)中需要注意的事項(xiàng)進(jìn)行列表化的管理，保障借閱人員可以參照管理的具體規(guī)范，在借閱藍(lán)圖的過(guò)程當(dāng)中，做好防水、防光、防酸處理。

4 結(jié)論

綜上所述，工程檔案管理人員要提高管理意識(shí)，并加強(qiáng)現(xiàn)代化管理技術(shù)的運(yùn)用，提高藍(lán)圖保管工作的科學(xué)性。從本文的分析可知，研究工程檔案藍(lán)圖管理工作的問(wèn)題與對(duì)策，有利于管理人員從問(wèn)題的角度出發(fā)，探究目前管理工作中存在的不足。因而，我們要加強(qiáng)對(duì)于現(xiàn)代化保管工作的重視，在管理實(shí)踐當(dāng)中，提高藍(lán)圖保管工作的有效性。

參考文獻(xiàn)

[1]徐萬(wàn)其.庫(kù)存藍(lán)圖檔案褪色原因分析及預(yù)防措施研究[J].機(jī)電兵船檔案，2015（02）：40-42.

[2]周?chē)?guó)偉.藍(lán)圖檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（03）：130.

作者簡(jiǎn)介

潘敏芳（1985-），女，漢族，廣東省廣州市人，本科，助理館員，研究方向：檔案。