基層法院檔案數(shù)字化之略見

孫嵐

摘 要：當(dāng)前，隨著互聯(lián)網(wǎng)+審判工作日益廣泛，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的信息技術(shù)的發(fā)展，為法院檔案數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)基層法院數(shù)字化、電子化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化提供了更加方便快捷的管控平臺。法院檔案管理利用工作是法院的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，隨著法院受理案件的逐年增加，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是信息化發(fā)展的需要，更是法院審判工作發(fā)展的需要，建設(shè)符合國家和社會信息化發(fā)展要求的電子化檔案管理，實(shí)現(xiàn)法院檔案管理利用工作走向規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化，更有利于提高法院檔案管理工作水平、機(jī)關(guān)行政效率和公共服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、存儲、管理、利用的高效管理和利用。為此，本人以多年基層法院檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)略談目前基層人民法院訴訟檔案數(shù)字化進(jìn)程中的一點(diǎn)想法。

關(guān)鍵詞：基層；法院檔案；電子化

1 檔案數(shù)字化的概念與特點(diǎn)

2014年國家檔案局發(fā)布了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，提出機(jī)關(guān)檔案工作是國家檔案事業(yè)的組成部分，也是機(jī)關(guān)提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。有關(guān)檔案信息化建設(shè)逐步深入，傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案工作面臨著辦公自動化應(yīng)用、數(shù)字檔案的建設(shè)以及用戶多樣化需求量的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，是檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目中需要強(qiáng)化的重要節(jié)點(diǎn)。也是管理機(jī)關(guān)檔案信息聯(lián)結(jié)機(jī)關(guān)辦公自動化與數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。其特征是以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息，通過對紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)檔案化虛擬化，將檔案管理與利用的業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)化在數(shù)字檔案應(yīng)用系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案資源系統(tǒng)規(guī)范管理。從而加快信息流與反饋的速度。

2 法院訴訟檔案電子化管理的內(nèi)涵及重要性

1）訴訟檔案電子化管理的內(nèi)涵。檔案管理是各行各業(yè)在工作不可或缺的重要一部分，因?yàn)樗攲?shí)準(zhǔn)確的記錄著法院各項(xiàng)工作，具有重要的歷史性和保存價值。為貫徹“努力讓人民群眾在每一個司法案件中感受到公平正義”的目標(biāo)，忠實(shí)履行憲法和法律賦予的職責(zé)，堅(jiān)持司法為民、公正司法，全面加強(qiáng)審判執(zhí)行管理工作，深入推進(jìn)司法體制改革，為建設(shè)全面上水平提供有力的司法保障和法律服務(wù)。因此，法院訴訟檔案的數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，為單位內(nèi)部的實(shí)體借閱及當(dāng)事人的遠(yuǎn)程借閱實(shí)現(xiàn)一個系統(tǒng)管理全部檔案的功能，并且通過網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息管理平臺。

2）法院檔案電子化管理的重要性。（1）2014年，最高人民法院和國家局聯(lián)合印發(fā)了《人民法院訴訟檔案管理辦法》和《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》，在自1984年印發(fā)人民法院訴訟檔案管理辦法等制度以來時隔30多年以來的再次修改。這兩個新管理辦法的出臺，即是人民法院對過去較長一段時間在管理訴訟檔案中面臨的難點(diǎn)問題的肯定回應(yīng)，也是對信息化大背景下如何管理訴訟檔案的積極回應(yīng)，在給公眾帶來新期待的同時，也給法院檔案工作在新時期、新形式下提出了新的任務(wù)。人民法院訴訟檔案數(shù)字化、電子化管理大勢所趨同時，更彰顯未來檔案工作管理工作的不可或缺的重要性。（2）有利于提高法院工作效率。隨著深入推進(jìn)法院訴訟檔案的電子化管理，在電子化檔案管理系統(tǒng)中對檔案資源的查詢和借閱更加便利，能有效縮減傳統(tǒng)檔案查詢和借閱方面的檢索程序，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)對工作強(qiáng)度的有效控制。（3）有利于實(shí)現(xiàn)資源的共享。通過開展法院訴訟檔案電子化管理，能結(jié)合先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用對訴訟檔案實(shí)施電子化轉(zhuǎn)化處理，以數(shù)字化的方式對電子檔案進(jìn)行存儲，能在網(wǎng)絡(luò)體系的支撐下實(shí)現(xiàn)資源的互聯(lián)，構(gòu)建完善的法院訴訟檔案信息庫，確保能實(shí)現(xiàn)對資源的合理化應(yīng)用，在資源共享的基礎(chǔ)上便于利用檔案資源開展監(jiān)督工作，構(gòu)建陽光型工作體系[1]。

3 基層法院訴訟檔案數(shù)字化管理過程中存在的問題

1）信息化檔案管理專業(yè)人才缺失。近年來，隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和城市規(guī)劃調(diào)整，人們的法制意識不斷增強(qiáng)，法院訴訟案件也在逐年呈遞增趨勢。以廣東省某基層法院為例，2016年至2018年以來，僅執(zhí)行類案件從每年的4567件；14994冊；382649頁增加至7362件；56564冊；523127頁，并且仍有持續(xù)上升的趨勢。這些大量的訴訟檔案資料，如果要想提高基層法院檔案管理的信息化水平，就要加快信息化檔案管理人才的建設(shè)。然而法院現(xiàn)有訴訟檔案管理人員相對較少，無法承擔(dān)繁重的訴訟檔案管理任務(wù)，導(dǎo)致訴訟檔案數(shù)字化管理工作的深入推進(jìn)存在障礙。

2）數(shù)字化過程中對法院訴訟檔案重要性和保密性認(rèn)識不足。本人從2011年始直接接觸并負(fù)責(zé)過檔案數(shù)字化與電子化管理工作。從中發(fā)現(xiàn)在數(shù)字化過程中的一些問題，比如數(shù)字化過程中一些單位都是請專業(yè)的技術(shù)人員和團(tuán)隊(duì)來完成，并不是法院單位內(nèi)部的工作人員。因此發(fā)現(xiàn)工作都是這些單位臨時請來的，稍加培訓(xùn)就上崗，在工作人員的文化和專業(yè)知識欠缺的情況下，只知一味的按照相關(guān)程序按部就班的工作，對“檔案”一詞根本沒有什么概念，對法院訴訟檔案資料管理與利用的重要性和保密性嚴(yán)重認(rèn)知不足，引不起足夠的重視，因此及易造成原始檔案資料的損毀甚至丟失，其保密性根本上得不到保障。

3）對訴訟檔案的管理與利用意識不足。隨著人們對檔案工作重要性認(rèn)識的加強(qiáng)，法院的檔案管理也得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，但仍然有相當(dāng)一部分人對此認(rèn)知不足，尤其是法院主要審判人員以及輔助人員，只注重其案件的結(jié)案，而對結(jié)案后的案卷資料整理歸檔工作不及時，不規(guī)范，甚至有資料缺失的嚴(yán)重問題存在，這些勢必對檔案的管理與利用帶來一定的影響[2]。

4 法院訴訟檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化措施

1）全面推進(jìn)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)。法院訟訴檔案數(shù)字化管理工作的開展需要完善數(shù)據(jù)庫的支撐，因此在數(shù)字時代背景下，在推進(jìn)訴訟檔案數(shù)字化管理工作的過程中，要對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，并加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，確保能對訴訟電子檔案進(jìn)行及時的存儲和歸類，方便使用者對其進(jìn)行查詢和借閱[3]。同時，要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)體系的構(gòu)建，在聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)對檔案資源的優(yōu)化共享，提高檔案資源的實(shí)際使用價值。

2）完善檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)。在開展訴訟檔案數(shù)字化管理工作的過程中，要對相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行建設(shè)和完善，并制定具體的工作標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)訴訟檔案數(shù)字化管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化開展[4]。在完善法律法規(guī)和制度體系的作用下，能對訴訟檔案數(shù)字化管理人員等行為進(jìn)行有效的管理和控制，增強(qiáng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，為整合應(yīng)用訴訟檔案數(shù)字化資源創(chuàng)造條件。

3）積極構(gòu)建專業(yè)人才隊(duì)伍。法院訴訟檔案數(shù)字化管理工作的開展離不開專業(yè)人才隊(duì)伍的支持，因此新時期在加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)的同時要加大資金投入，引入高技術(shù)人才，也要按照人才的職業(yè)能力需求積極開展教育和培訓(xùn)工作，確保訴訟檔案數(shù)字化管理人員能合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開展管理工作，滿足檔案管理工作的要求[5]。

5 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段法院在推進(jìn)訴訟檔案數(shù)字化管理的工作中，還存在一定的問題，對工作效果和訴訟檔案資源的利用產(chǎn)生消極影響，因此新時期要加強(qiáng)對訴訟檔案電子化管理工作的重視，積極探索完善數(shù)字化管理體系的構(gòu)建，爭取能發(fā)揮訴訟檔案數(shù)字化管理的效能，為法院各項(xiàng)工作的開展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]范振霞.人民法院訴訟檔案數(shù)字化管理之我見[J].決策探索（下半月），2017（05）：37-38.

[2]蹇文鼎.關(guān)于加強(qiáng)法院訴訟檔案信息化建設(shè)的思考[N].人民法院報，2017-06-21（008）.

[3]范振霞.人民法院訴訟檔案數(shù)字化管理之我見[J].決策探索（下半月），2017（05）：37-38.

[4]解冰，李瑩.法院檔案信息化中應(yīng)重視的幾個問題[J].檔案天地，2015（S1）：80-82.

[5]許宏亮.訴訟檔案信息化工作的實(shí)踐解析[J].信息系統(tǒng)工程，2018，298（10）：138.