事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探究

肖怡紅

摘 要：為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，事業(yè)單位需要不斷優(yōu)化檔案管理方式與方法。也正因?yàn)槿绱?，事業(yè)單位在轉(zhuǎn)型期間，需要考慮和應(yīng)對(duì)如何強(qiáng)化事業(yè)單位的檔案管理工作，如何加大事業(yè)單位檔案管理的信息化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展等。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

1 檔案管理工作的重要性

1）共享檔案的信息資源。如今，在信息技術(shù)的影響下，大數(shù)據(jù)信息共享平臺(tái)在不斷建設(shè)，在現(xiàn)代化管理中，經(jīng)過大數(shù)據(jù)平臺(tái)的應(yīng)用，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作能夠充分融入計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，可以有效提升工作效率。比如說，在人力資源部門中，在獲取學(xué)歷、職稱等信息時(shí)，通過數(shù)據(jù)平臺(tái)，能夠及時(shí)獲得相應(yīng)的信息。財(cái)務(wù)部門對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，利用數(shù)據(jù)平臺(tái)，也可以在第一時(shí)間內(nèi)了解本單位的相關(guān)情況，為各部門的相互合作打下基礎(chǔ)，有助于資源共享，全面提高了事業(yè)單位的工作效率。

2）為決策者提供可靠信息。通過檔案管理水平，能夠充分反映出事業(yè)單位的發(fā)展情況，檔案不僅記錄所有人員的相關(guān)信息，還保存了很多重要的資料等。通過創(chuàng)新檔案管理工作，可以進(jìn)一步提升檔案管理工作的規(guī)范性，在程序上使檔案資料得到了合理應(yīng)用。當(dāng)相關(guān)科室需要查找所需資料時(shí)，在數(shù)據(jù)庫中可以及時(shí)搜索出所需的資料，有助于決策者作出正確的決策，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的新發(fā)展。

3）提高各部門的工作效率。在事業(yè)單位中，工作流程有著明確的說明，部門與部門之間需要相互配合，共同完成相應(yīng)的任務(wù)，通過大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)的建設(shè)，相關(guān)信息能被及時(shí)共享，在很大程度上促進(jìn)了各部門的交流，能夠按照既定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。不僅如此，對(duì)于工作人員來說，也提供了很多便利。通過大量的實(shí)踐證明，通過對(duì)檔案資源的合理開發(fā)與高效管理，除了可以節(jié)省大量的資源，還可以提升管理水平，有助于實(shí)現(xiàn)節(jié)能減耗，為社會(huì)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1）單位重視程度低，軟硬件配置落后?！稒n案管理辦法》和《檔案法》的出臺(tái)為事業(yè)單位的檔案管理工作提供了規(guī)范及運(yùn)作標(biāo)準(zhǔn)。但是在實(shí)踐中，部分事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)效益最大化的認(rèn)知下，并沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作并沒有被真正列入到事業(yè)單位的重要議事日程中。年中和年底考核期間檔案管理工作質(zhì)量與考核也缺乏關(guān)聯(lián)性，進(jìn)而使檔案管理工作人員工作積極性不高，管理措施執(zhí)行效果不明顯。

由于資金投入不足及重視力度低，部分單位并沒有設(shè)立專門的檔案管理部門或者負(fù)責(zé)人。如辦公條件不足時(shí)存在集辦公室、庫房和閱覽室于一體的情況，辦公經(jīng)費(fèi)不夠而導(dǎo)致檔案室軟硬件設(shè)施不完善等情況，不能達(dá)到檔案管理中“三分開”及“八防”等規(guī)范化要求，由于缺乏檔案現(xiàn)代化管理措施，極易造成單位的檔案管理工作落實(shí)不到位。

2）管理方式方法不完善，檔案管理權(quán)責(zé)難以到位。部分單位盡管建立了檔案管理制度，但是組卷和具體保管等方面缺乏規(guī)范性及具體限定，部分單位甚至存在不按法定程序及檔案鑒定程序管理要求擅自銷毀檔案的行為。此外，隨著信息化技術(shù)在事業(yè)單位中覆蓋范圍的不斷加大，很多事業(yè)單位雖然增加了計(jì)算機(jī)引入的比率，但是信息系統(tǒng)的不健全，并不能保障事業(yè)單位檔案信息化管理的有效執(zhí)行。

譬如有些單位由于人員不穩(wěn)定、流動(dòng)大，僅能從人力資源管理層面著眼分析檔案管理工作的歸檔、整理，收集不及時(shí)、應(yīng)用技術(shù)及程序不規(guī)范等問題。此類問題的背后，實(shí)際是檔案管理權(quán)責(zé)難以到位，相關(guān)責(zé)任主體缺乏清醒的權(quán)責(zé)認(rèn)知所造成的。

3 如何有效創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理工作

1）從觀念入手，樹立檔案管理意識(shí)。在信息化的社會(huì)背景下，檔案管理的要求變得愈發(fā)嚴(yán)苛。為從源頭上改善并創(chuàng)新相關(guān)單位的檔案管理工作，單位應(yīng)扭轉(zhuǎn)技術(shù)人員的管理觀念，并為其樹立正確的檔案管理意識(shí)。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，并為各部門的檔案管理工作者提供良好的學(xué)習(xí)平臺(tái)與學(xué)習(xí)榜樣。其次，事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳，使各個(gè)層級(jí)的技術(shù)人員對(duì)檔案管理工作引起重視。最后，單位管理階層應(yīng)為檔案管理人員樹立正確的表率，使其充分意識(shí)到自身的職責(zé)與義務(wù)。

2）從制度入手，優(yōu)化檔案管理制度。為創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理工作，事業(yè)單位可從管理制度與管理結(jié)構(gòu)入手，只有當(dāng)管理制度與管理結(jié)構(gòu)得到調(diào)整之后，事業(yè)單位的檔案管理工作才能處于井井有條的狀態(tài)下。透過相關(guān)現(xiàn)狀，事業(yè)單位檔案管理工作可從以下幾方面入手加以優(yōu)化：第一，制定一套嚴(yán)密全面的可供參考的檔案管理流程。例如，不可擅自修改各類檔案，在提取檔案時(shí)務(wù)必經(jīng)檔案管理人員、經(jīng)辦人與借閱方三方簽字確認(rèn)后方可提取。第二，完善相關(guān)的激勵(lì)制度，例如，若發(fā)現(xiàn)惡意篡改他人檔案的情況，單位應(yīng)對(duì)當(dāng)事人予以嚴(yán)懲，而對(duì)于檔案管理工作出色的人員則應(yīng)加以獎(jiǎng)勵(lì)。

3）從信息化角度入手，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展。近年來，隨著我國信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，信息技術(shù)在檔案管理工作方面具有突出的優(yōu)良性能。對(duì)事業(yè)單位而言，借助信息技術(shù)開展檔案管理工作可有效滿足當(dāng)下信息化社會(huì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的要求。從實(shí)際效果來看，檔案信息化管理具有以下兩方面的優(yōu)勢(shì)：其一，信息化的檔案管理可以使得檔案信息的使用壽命無限延長。其二，檔案管理信息化可大幅提升工作效率并避免資源浪費(fèi)。因此，檔案信息化管理是事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的一大要?jiǎng)?wù)。首先，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，事業(yè)單位應(yīng)保證檔案信息的時(shí)效性與準(zhǔn)確性，尤其應(yīng)避免信息在傳遞或存儲(chǔ)過程受到損壞。其次，檔案管理部門應(yīng)充分利用電腦、打印機(jī)、傳真、掃描儀等信息化工具管理檔案。最后，檔案管理部門應(yīng)建立服務(wù)于各類利用者的檔案信息電子管理平臺(tái)，從而使利用者可以隨時(shí)隨地獲取檔案信息。

4）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，完善軟硬件配置。增強(qiáng)檔案管理意識(shí)可自上而下運(yùn)作，比如將檔案管理工作要求明確的列出，納入到事業(yè)單位日常培訓(xùn)中，并與年中、年末考核掛鉤，借此提升相關(guān)管理人員和操作人員的重視度及關(guān)注度。在一個(gè)單位的檔案工作中，由于其涉及的部門較多，加大檔案工作的宣傳力度，全面提升所有相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)對(duì)檔案工作的規(guī)范化管理非常重要。因此建議爭(zhēng)取上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門與事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)配合的方式，借助實(shí)例的講解與演化，提升檔案工作人員的責(zé)任心與積極性，并借此來提升相關(guān)涉及人員的管理水平以及創(chuàng)新管理的積極主動(dòng)性。

完善軟硬件可從逐步完善檔案管理制度、健全體制方面入手。為了保障各科室、各部門按照操作規(guī)范做好檔案組卷、整理、編目等工作，建議按照檔案形成規(guī)律，構(gòu)建清晰的、系統(tǒng)的、成套的檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，繼而結(jié)合檔案管理需求，按照標(biāo)準(zhǔn)來逐步完善軟硬件，比如構(gòu)建符合檔案管理“八防”要求的設(shè)備、檔案庫房等。隨著信息化時(shí)代的來臨，對(duì)于檔案管理在新時(shí)期的應(yīng)用，不同條件、不同領(lǐng)域的專家與學(xué)者給出的要求、標(biāo)準(zhǔn)、建議不同，但是歸根結(jié)底，利用現(xiàn)代信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，最大限度的完成信息與資源處理，使檔案管理更具有便捷性和系統(tǒng)性等，可作為檔案管理在完善軟硬件過程中的重要切入點(diǎn)。這自然也是檔案管理資料從紙質(zhì)轉(zhuǎn)為數(shù)字化，管理從實(shí)打?qū)嵽D(zhuǎn)為虛擬化的必然結(jié)果。

4 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)今社會(huì)中，各行各業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)都十分激烈，為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，應(yīng)該全面落實(shí)檔案管理工作，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行全面建設(shè)，在整體上，提升事業(yè)單位的管理水平以及檔案利用率。檔案管理人員應(yīng)該創(chuàng)新管理方式，與時(shí)俱進(jìn)，為事業(yè)單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的健康發(fā)展。

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