電子文件檔案的管理與方法探討

徐麗

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動化的完善，各單位電子文件的歸檔面臨著嚴(yán)重考驗(yàn)，也是擺在檔案管理者面前的工作方向。針對這分一問題本人從電子文件檔案的管理與方法方面略作探討。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案管理；方法探討

如今電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展和辦公自動化的逐步完善，因而產(chǎn)生了大量的電子文件，這些電子文件以快捷、方便的優(yōu)越性能而大大提高了工作質(zhì)量與效率，從而給工作帶來了極大便利。但是大量的電子文件的產(chǎn)生也為檔案管理者帶來了新的挑戰(zhàn)，如何做好電子文件檔案管理也是擺在檔案管理者面前的一個(gè)重要課題，更是完善當(dāng)前信息化建設(shè)與發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容

1 電子文件檔案管理現(xiàn)狀

1）對電子文件管理的重要性認(rèn)識不足，大多數(shù)單位對電子文件的意義和功用，沒有引起充分認(rèn)識和足夠重視，沒有制定對電子文件檔案整理、鑒定，歸檔的機(jī)制，他們只是使用計(jì)算機(jī)起草文件一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數(shù)不被保留.不采取任何保護(hù)措施，而是被新起草的電子文件不斷覆蓋，或者為用于其它信息的存儲而被清洗，或者僅是把電子文件存儲在U盤或硬盤內(nèi)，甚至對所保存的電子文件隨意進(jìn)行增、刪，改等操作，使具有原始性電子稿件面目全非，而失去了歸檔保存意義。

2）電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費(fèi)?！半p套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存在一些單位的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，雖然提高了工作效率，但文件辦完之后，又輔發(fā)紙質(zhì)文件作為歸檔材料，這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力，財(cái)力的浪費(fèi)，勢必影響電子文件的廣泛應(yīng)用和檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展

3）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便，傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也帶來定的不安全因素，諸如電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀易更改、信息與載體相分離數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等，這些都給電子文件的安全保管和長期保存帶來諸多問題

4）電子文件管理工作瑣碎，任務(wù)繁重，對于大量的電子文件管理與歸檔需要鑒定真?zhèn)魏蛢r(jià)值斷定，這是個(gè)浩大繁瑣的工程，因此對于電子文件收集歸檔及鑒定工作來說難度較大，要達(dá)到存真去偽存精去雜的目的，使珍貴文件不再湮沒在價(jià)值不大的檔案材料之中，還需要一個(gè)逐步提高工作效率的過程。

5）檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)高低不同，電子文件歸檔工作不但要求工作人員必須具備檔案專業(yè)知識而且嬰有較好計(jì)算機(jī)操作技能，從目前情況看檔案管理人員中有相當(dāng)一部分專業(yè)素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理復(fù)合型人才，使先進(jìn)的檔案設(shè)備無法投入檔案管理中去，無法充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的當(dāng)今，如果上述問題得不到徹底解決，電子文件的管理就會停步不前，會因我們檔案人員的束手無策或疏忽遭受損失，嚴(yán)重制約信息化進(jìn)程的進(jìn)一步發(fā)展和深化。在電子時(shí)代，要使人類活動的真實(shí)記錄得以繼續(xù)，只有迎接電子文件的挑戰(zhàn)，管好用子電子文件，使之為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，因此，必須找到一種對電子文件進(jìn)行管理的路子，這是時(shí)代賦予的責(zé)任，也是歷史發(fā)展的必然趨勢。

2 對電子文件檔案管理的幾點(diǎn)見解

1）提高電子文件管理意識，把這項(xiàng)工作作為一項(xiàng)迫切的任務(wù)來抓。當(dāng)前，電子文件的不斷產(chǎn)生已經(jīng)成為文件管理的主要問題。它與紙質(zhì)文件一樣，同樣涉及到保密安全，管理，歸檔、利用等問題與紙質(zhì)文件具有同等作用。各級領(lǐng)導(dǎo)要把對電子文件的管理擺上議事日程，方可使信息化工程正常運(yùn)行。再是采取有效手段，利用可借助的宣傳方式，大力盲傳電子文件管理的重要性，提高人們對電子文件管理的意識。

2）加強(qiáng)法制建設(shè)，依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系，相應(yīng)的法律法規(guī)是電子文件管理的一個(gè)重要前提，目前電子文件管理不善，與沒有一個(gè)電子文件法規(guī)有很大關(guān)系，因此，檔案行政管理部門應(yīng)會同政府行政部門聯(lián)合制定電子文件管理法規(guī)，確認(rèn)電子文件的法律地位，明確檔案中的行政行為，依法管理電子文件，檔案行政管理部門應(yīng)逐步制定和完善電子文件的全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化、制度化。

3）在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個(gè)“通道”，解決電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存問題，建立“通道”，即是將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共同存儲在一張光盤上，然后利軟件和數(shù)據(jù)庫索引將二者結(jié)合，實(shí)現(xiàn)電子文件自動管理和檢索永久保存的文件，應(yīng)形成一套紙質(zhì)文件保存，要認(rèn)真收集保護(hù)原稿，對文件在處理過程中曾修改的文稿必須做修改標(biāo)記，各種修改信息應(yīng)予以保留，以備今后保存時(shí)一目了然，對電子文件檔案管理提供便利。

4）加強(qiáng)辦公系統(tǒng)和電子文件的安全防護(hù)工作，做好辦公系統(tǒng)和電子文件的安全防護(hù)，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個(gè)問題。嚴(yán)把電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。二是保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全，實(shí)體安全主要指環(huán)境和設(shè)備的安全，要有專人負(fù)責(zé)管理應(yīng)用有良好的室內(nèi)環(huán)境，保證機(jī)器設(shè)備和存貯設(shè)備不會因溫度渡動及火災(zāi)受到致命的傷害，三是要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等，這在一定范圍內(nèi)對服務(wù)器文件與數(shù)據(jù)提供了保護(hù)，四是做好數(shù)據(jù)庫備份工作，保證信息安全。五是預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害，要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件，它可自動殺毒，嚴(yán)禁使用外來U盤，光盤等，必須使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢測，確認(rèn)無病毒后方可使用，六是在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，這種方法行之有效。

5）加強(qiáng)對電子文件和電子檔案管理知識的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件也大量地出現(xiàn)在人們面前，在這種情況下，檔案人員只懂紙質(zhì)檔案管理知識是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須學(xué)習(xí)電子文件和電子檔案管理知識，才能跟上時(shí)代的步伐，檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)這方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，一是分期分批對檔案人員進(jìn)行電子和電子檔案管理的培訓(xùn)：一是組織檔案人員去外地學(xué)習(xí)電子文件與電子檔案管理的經(jīng)驗(yàn)：三是召開電子文件與電子檔案管理現(xiàn)場會，推廣這方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，迅速提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

綜上所述電子文件作為新型信息載體，它以其自身獨(dú)特記錄形式和與紙質(zhì)文件無可比擬的優(yōu)越性使工作質(zhì)量和效率大大提高，它給傳統(tǒng)檔案工作理念，技術(shù)和方法所得帶束的嚴(yán)挑戰(zhàn)是檔案管理工作一場新變革，檔案管理者要針對性地采取有效措施不斷改進(jìn)和完善各項(xiàng)管理工作，我相信電子文件的管理工作一定在不久的將來會更加完善、規(guī)范。

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