大數(shù)據(jù)背景下企事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

李亞峰

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新使信息流通更加流暢與密集，信息和數(shù)據(jù)的不斷增長已達到大數(shù)據(jù)狀態(tài)。在大數(shù)據(jù)的背景下，它影響整個世界在信息交換方面的效率，改變生活模式和人們思考日常生活的模式。這對企業(yè)事業(yè)單位檔案的管理，檔案管理人員的管理水平和能力產(chǎn)生了深遠的影響，并對檔案管理的發(fā)展和趨勢進行了新的研究。處于大數(shù)據(jù)時代的我們，通過不斷提高檔案管理信息化，有助于保護企事業(yè)單位不同類型的檔案資源，優(yōu)化文件管理流程以及構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息或完善單位的文件管理，并能提高文件信息增值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景下；企事業(yè)；檔案管理；信息化；建設(shè)；

1、大數(shù)據(jù)背景下網(wǎng)絡(luò)化檔案管理建設(shè)的優(yōu)勢

1.1有助于文件存儲

過去，不管是企業(yè)還是事業(yè)單位都是紙質(zhì)的檔案，由于科技的不斷發(fā)展，設(shè)計出各種電子產(chǎn)品，檔案和信息資源也在不斷增加，缺乏有效的管理紙質(zhì)檔案的方法，另外也因為紙質(zhì)檔案在數(shù)量與存儲方式上有很多局限性，導(dǎo)致管理效果不夠理想。確切地說，紙質(zhì)檔案占用了太多空間。此外，由于物理原因，長時間存儲紙質(zhì)文件可能會導(dǎo)致檔案因為天氣環(huán)境的影響出現(xiàn)潮濕，變黃，霉變和信息不完整的現(xiàn)象。事實證明，紙質(zhì)文件不適合長期存儲。在紙質(zhì)文件管理問題上，很難通過有效手段使紙質(zhì)檔案受到良好的保管與存儲效果。但是在大數(shù)據(jù)的背景下，企事業(yè)單位可以使用信息技術(shù)來管理文件，掃描舊的紙質(zhì)文件并將其保存到硬盤中，其優(yōu)點是可以保持檔案信息的完整性，另外，不必像紙質(zhì)檔案占用太多存放空間。

1.2幫助查詢文件信息

通常，在企事業(yè)單位的紙質(zhì)文件管理模式中，為了查詢文件，就必須要搜索紙質(zhì)文件的位置，用肉眼搜索紙質(zhì)文件目錄信息，并搜索具體的文件。根據(jù)存放檔案編碼或目錄在檔案管理室中的尋找文件。這種查詢紙質(zhì)文件信息的方法不僅需要花費大量時間和大量工作，而且效率低下。在大數(shù)據(jù)的背景下，企事業(yè)單位可以使用信息技術(shù)來進行管理文件。當(dāng)訪問文件時，文件使用人員可以使用模糊查詢方式來搜索需要使用的文件，進而通過精確的篩選方式來找到準確的檔案。

1.3有助于共享數(shù)據(jù)信息

目前，各個單位在信息設(shè)備方面都是非常先進的，各個部門都能夠利用互聯(lián)網(wǎng)連接各部門的檔案和部門信息，并共享各部門的檔案和數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)上各個部門信息共享。此外，相關(guān)部門可以有效地結(jié)合單位網(wǎng)絡(luò)和辦公系統(tǒng)的便捷性，使每個部門的工作人員可以隨時隨地訪問存檔的信息內(nèi)容，并共享來自不同部門的文件管理數(shù)據(jù)資源，全面發(fā)展檔案管理信息化的建設(shè)。

1.4對遠程服務(wù)功能的貢獻

以前，由于存檔的物理存儲管理模式，企事業(yè)單位的紙質(zhì)文件管理模式僅限于固定位置，固定的管理方法以及使用模式?，F(xiàn)在通過計算機進行檔案存儲管理，這些存儲方法包括遠程服務(wù)功能。在大數(shù)據(jù)的支持下，相關(guān)部門可以采用基于信息的文件管理模式，使用先進的通信技術(shù)和信息處理技術(shù)來執(zhí)行遠程服務(wù)，實現(xiàn)搜索遠程文件信息的功能，以此找到有用的文件信息。

1.5有助于提高工作效率

在傳統(tǒng)的紙張文件管理模式下，對文件管理的收集，組織，存儲和使用文件都比較滯后，利用Office文件管理器或者其他技術(shù)設(shè)備完成關(guān)鍵資源的存儲以及歸類，可以節(jié)省時間和精力，提高工作效率。與使用電腦進行文件管理的模式相比，這種紙質(zhì)文件管理形式逐漸顯示出很多缺點。在后臺有大數(shù)據(jù)的情況下，文件管理員可以使用計算機快速查詢文件信息并提高效率，計算機人員可以幫助檔案管理部門改進網(wǎng)絡(luò)文件管理的構(gòu)建。舊的手工檔案管理模式我們必須對其進行改革。利用計算機系統(tǒng)對文件進行管理的好處是，既提高了工作效率又節(jié)省了人力的投入，合理的安排文件管理人員，使企事業(yè)單位可以節(jié)省文件管理人員的成本。

2、大數(shù)據(jù)時代企事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略分析

2.1提高對檔案信息建設(shè)的認識

大數(shù)據(jù)時代的到來是當(dāng)時發(fā)展的必然趨勢。此外，在建立檔案計算機化的過程中，我們?nèi)匀灰蕾嚒按髷?shù)據(jù)”的概念，建立對信息化建設(shè)的認識。首先，需要快速改變傳統(tǒng)手工收集和組織檔案信息分析的方法，以加強與周圍社會環(huán)境的關(guān)系。根據(jù)實際情況，確定建立各個相關(guān)單位及部門信息管理的適當(dāng)目標和計劃。其次，通過不斷引進先進的信息處理技術(shù)，加大對檔案管理及其信息管理和檔案數(shù)字化建設(shè)的投入，為檔案信息建設(shè)提供了強有力的重要保證。最后，現(xiàn)有的記錄管理人員不斷接受相關(guān)培訓(xùn)，以提高信息化意識，提高現(xiàn)有員工的工作和技能水平。此外，快速引入一定的人才，能夠使用電腦進行檔案記錄與查詢。建立相應(yīng)的績效管理體系，改變員工的工作態(tài)度，提高員工的積極性，提高人事檔案管理的質(zhì)量。軟件硬件安裝和分工逐漸轉(zhuǎn)向信息化模型，為企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)。

2.2構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫

企事業(yè)單位提高了檔案管理信息的建設(shè)水平，實施了數(shù)字化建設(shè)。這為后續(xù)重建檔案資源奠定了堅實的基礎(chǔ)。在投資硬件和軟件之后，檔案管理部門需要重新安排現(xiàn)有文件的電子存儲工作，并根據(jù)其內(nèi)容對其進行分類，這是未來有效使用文件信息的關(guān)鍵。為了高效，高質(zhì)量的完成文件存儲，有必要使用資源豐富，快速的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，使用安全可靠的存檔數(shù)據(jù)庫，這是存檔信息構(gòu)建的核心。除了將數(shù)據(jù)豐富的信息有效地整合到檔案中之外，還可以通過存儲，保護企事業(yè)單位檔案的管理，快速，輕松，準確地向利益相關(guān)者提供相關(guān)數(shù)據(jù)。

2.3改進現(xiàn)有電子文件的管理

信息技術(shù)的不斷發(fā)展有利于日常工作和學(xué)習(xí)，電子文件已成為最廣泛使用的記錄和存儲信息的工具。在企事業(yè)單位的日常生活、學(xué)習(xí)和檔案的管理中，電子檔案也越來越受歡迎，并提供了良好的發(fā)展前景。因此，要實現(xiàn)檔案管理計算機化，就必須有效地管理和控制現(xiàn)有的電子檔案。企業(yè)以及事業(yè)單位的檔案包含有關(guān)整個單位的具體信息以及有關(guān)工作人員的人事檔案信息，甚至其他管理信息。關(guān)于單位信息，政治觀點，企業(yè)文化，人事檔案獎罰及調(diào)動等基本信息都被列入相關(guān)檔案之中。嚴格的監(jiān)督和控制信息的使用，以確保電子文件的真實性和完整性。電子文件存儲完成后，必須對其有效性和安全性進行測試，以避免因危險因素對單位信息系統(tǒng)造成嚴重損害。此外，歸檔信息轉(zhuǎn)換的安全性應(yīng)該是合理和多樣的，例如備份文件信息，設(shè)置防火墻以防止網(wǎng)絡(luò)病毒入侵，設(shè)置文件信息加密功能，限制訪問電子文件的權(quán)利，應(yīng)用防病毒等有必要建立信息安全預(yù)警系統(tǒng)。

2.4文件管理系統(tǒng)的改進

企事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的建立，在一定程度上決定了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，也體現(xiàn)了檔案信息系統(tǒng)的有效性。因此，企事業(yè)單位必須根據(jù)實際情況建立一系列專用的文件管理系統(tǒng)。這有助于更好地管理和控制單位實際工作中記錄的信息。為了更好地促進企事業(yè)單位檔案信息的建設(shè)，國家檔案局開發(fā)的一些檔案管理軟件作為參考，如檔案處理系列和數(shù)字檔案使用這些軟件可以使管理更方便、更快捷。

結(jié)束語

總之，在大數(shù)據(jù)的背景下，對企事業(yè)檔案以及高效的檔案管理產(chǎn)生了深遠的影響，使管理水平和企事業(yè)檔案管理人員的能力受到考驗，也是一個新的發(fā)展方向。企事業(yè)單位檔案管理的趨勢與發(fā)展方向是對信息化進行研究的另一個領(lǐng)域。它的網(wǎng)絡(luò)化促進了不同類型的企事業(yè)檔案資源的可持續(xù)發(fā)展，增加對檔案管理信息化的探索，檔案管理過程的優(yōu)化和檔案的管理，可以幫助建立完善的文件管理系統(tǒng)。

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