創(chuàng)新協(xié)助董秘做好“三會(huì)”運(yùn)作

徐偉中

“三會(huì)”運(yùn)作規(guī)范與否，決定著上市公司權(quán)力機(jī)構(gòu)、決策機(jī)構(gòu)、監(jiān)督機(jī)構(gòu)之間能否有效制衡、各司其職，形成協(xié)調(diào)運(yùn)作的法人治理結(jié)構(gòu)。因此，協(xié)助董事會(huì)秘書做好三會(huì)規(guī)范運(yùn)作，將創(chuàng)新性的管理理念融入其中，形成行之有效的管理模式，不斷提升三會(huì)規(guī)范運(yùn)作水平，是證券事務(wù)代表的一項(xiàng)重要職責(zé)。作為國(guó)電電力發(fā)展股份有限公司的證代，我在通過(guò)信息化手段助力三會(huì)規(guī)范運(yùn)作方面，有些許體會(huì)和實(shí)踐。

近年來(lái)，上市公司監(jiān)管已形成日趨嚴(yán)格的高壓態(tài)勢(shì)，管理制度不斷細(xì)化完善，違規(guī)懲處力度逐步加大，對(duì)公司規(guī)范運(yùn)作管理提出了更高要求。通過(guò)對(duì)公司及其他大型企業(yè)三會(huì)管理普遍現(xiàn)狀分析，我發(fā)現(xiàn)三會(huì)管理人員變更等因素將會(huì)導(dǎo)致議案內(nèi)容的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)難以持續(xù)，工作記錄歷史痕跡無(wú)法保留;議案審核程序的單線程信息傳達(dá)，亦會(huì)造成審核意見反饋不及時(shí)等問(wèn)題。為實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)三會(huì)運(yùn)作管理水平持續(xù)性提升，提高效率，確保治理相關(guān)工作合法規(guī)范運(yùn)行，建設(shè)一套信息化、智能化的管理系統(tǒng)是企業(yè)必選之路。

在我們董辦的建議下，公司設(shè)計(jì)開發(fā)了規(guī)范運(yùn)作管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)上線后，實(shí)現(xiàn)幾方面轉(zhuǎn)變：一是規(guī)范運(yùn)作實(shí)現(xiàn)信息化集中管理。系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)作，控參股公司三會(huì)議案提交、分配部門審核、資料上傳歸檔等環(huán)節(jié)均實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)集中在線操作，取消了以往通過(guò)電子郵件報(bào)送以及OA協(xié)作辦公分配審核的工作模式。各單位三會(huì)議案提交情況、審核進(jìn)度、歸檔情況通過(guò)系統(tǒng)直觀可見，實(shí)現(xiàn)一體化管理。二是工作效率及質(zhì)量大幅提升。系統(tǒng)根據(jù)常規(guī)議案專業(yè)特點(diǎn)，智能化程序設(shè)定了默認(rèn)分配審核部門，實(shí)現(xiàn)了議案自動(dòng)分配功能，改變了以往依靠人工手動(dòng)拆分議案并分配提交審核的工作模式，同時(shí)增加便捷性設(shè)計(jì)，會(huì)議材料實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成。三是工作痕跡及會(huì)議資料全面保留。利用系統(tǒng)建立議案審核日志，公司對(duì)各單位三會(huì)議案的修改痕跡、審核意見均得以完整保留，并實(shí)現(xiàn)全過(guò)程記錄，工作日志隨時(shí)可查，會(huì)議資料一鍵歸檔，為提升管理水平提供了可靠的支撐和依據(jù)。

總之，借助信息化手段，通過(guò)集成公司本部及控參股公司三會(huì)管理模塊，將管理方式由人工化向數(shù)據(jù)化、信息化、智能化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了“工作制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”，給予了董事會(huì)和董秘日常工作極大的助力，全面提升了公司規(guī)范運(yùn)作管理水平。

《董事會(huì)》雜志主辦的首屆中國(guó)上市公司“董秘好助手獎(jiǎng)”評(píng)選，為上市公司提供了廣闊的分享和交流平臺(tái)，為證代等董秘助手提供了良好的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，期待通過(guò)這次評(píng)選，學(xué)習(xí)到公司治理優(yōu)秀群體的寶貴經(jīng)驗(yàn)，共同為中國(guó)資本市場(chǎng)持續(xù)健康發(fā)展貢獻(xiàn)力量！