淺析檔案管理電子信息化管理模式

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;管理模式

檔案是政府單位和企業(yè)在發(fā)展中的重要參考，受傳統(tǒng)檔案管理類型的限制，檔案管理在效率和內(nèi)容上難以滿足時代的需求，為了更好的發(fā)展檔案管理，電子信息化的管理模式是必不可少的，為了更好的實現(xiàn)檔案的保存和利用，就必須對現(xiàn)有的檔案進(jìn)行電子信息化，彌補其不足，由此促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，更好的服務(wù)社會需求。

一、新時代下發(fā)展檔案管理電子信息化的必然性

電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)時代有大量的辦公軟件被開發(fā)出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進(jìn)行的工作方便快捷，準(zhǔn)確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統(tǒng)管理方式。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為了新時代信息管理的主要模式。

二、電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢

計算機是互聯(lián)網(wǎng)時代必不可少的生產(chǎn)力工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計算機，可以使檔案變?yōu)閿?shù)字形式，即快捷可更改，又能夠及時分享，存儲安全且便捷，比起傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)勢極大。（一）檔案的共享與辦公自動化。在全社會進(jìn)入辦公自動化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統(tǒng)可以輕松與檔案管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)資源實時共享，信息一體化，同時，檔案的歸檔也可以實時進(jìn)行，實現(xiàn)檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動化的發(fā)展，增加了工作效率。（二）更快的檢索檔案。電子信息化最大的優(yōu)勢，便是效率。傳統(tǒng)的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時間上，也表現(xiàn)在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準(zhǔn)確，極難出現(xiàn)錯誤，而具體使用的時候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時，也減少了工作人員的負(fù)擔(dān)。（三）時效性和管理效率。傳統(tǒng)檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優(yōu)化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產(chǎn)生到使用精確迅捷。因為減少了大量人工操作環(huán)節(jié)，利用檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時間去保證檔案的真實性和質(zhì)量。（四）簡化了管理流程，加大了信息存儲能力。檔案管理工作是一項非常復(fù)雜的工作，涉及到許多方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經(jīng)過反復(fù)整理和查閱在復(fù)雜多樣的檔案庫里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時效性差，也浪費了大量時間。在檔案進(jìn)行存儲的時候，也會因為傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問題。而新的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以高效精準(zhǔn)的查閱和錄入資料。并且因為電子信息化的檔案管理系統(tǒng)讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫，納入檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。（五）優(yōu)秀的存儲媒介。傳統(tǒng)的檔案管理的存儲媒介大都是紙質(zhì)的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉(zhuǎn)移的問題。容易出現(xiàn)火災(zāi)或自然災(zāi)害后檔案丟失的現(xiàn)象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個問題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲體積小，重量輕，發(fā)生災(zāi)害時易轉(zhuǎn)移。即使是水浸或者被切割，也有技術(shù)手段可以修復(fù)。而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行備份，資料很難丟失。

三、電子信息化下檔案管理的新職責(zé)

（一）收集信息。借助計算機系統(tǒng)為載體，收集需要的信息錄入網(wǎng)絡(luò)，存儲電子檔案。完成建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，建立檔案的信息庫，形成移動檔案庫。（二）整理信息。在收集電子檔案的時候，將收集到的檔案進(jìn)行整理，進(jìn)行編號，進(jìn)行有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接，緊密相扣。（三）系統(tǒng)維護(hù)。在檔案管理的計算機系統(tǒng)當(dāng)中，硬件問題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問題需要經(jīng)常調(diào)試，有專業(yè)人員維護(hù)，以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)。（四）對檔案信息系統(tǒng)的保密。保密工作，一部分是因為隱私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統(tǒng)的保密性十分重要。（五）增加利用環(huán)節(jié)效率。利用環(huán)節(jié)是檔案管理中的根本環(huán)節(jié)，利用電子信息化系統(tǒng)，可以使檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來，可以增加多種查閱方式，增加閱讀和檢索方式。

總而言之，在當(dāng)今社會互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以跟上時代，互聯(lián)網(wǎng)在給其巨大幫助的同時也對傳統(tǒng)檔案管理提出了新的要求。復(fù)雜多樣且難度較大的檔案管理系統(tǒng)肯定會被電子信息化的檔案管理系統(tǒng)所取代。所以，建立電子信息化的檔案系統(tǒng)是新時代下的必然趨勢。而順應(yīng)趨勢，建立新的順應(yīng)時代的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)是我們行業(yè)貢獻(xiàn)社會的職責(zé)及必然要求。

四、檔案數(shù)字化管理對策

（一）思想上，高度重視檔案數(shù)字化管理。檔案管理部門的負(fù)責(zé)人及具體檔案從業(yè)者要高度重視檔案數(shù)字化管理工作，將檔案數(shù)字化建設(shè)納入部門業(yè)務(wù)工作實際中，為檔案數(shù)字化管理添置必備的計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機等先進(jìn)信息設(shè)備，注重檔案數(shù)字信息的采集、加工、傳輸?shù)?。完善檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度，針對部門檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實需要，研究制定檔案數(shù)字化管理、查詢、利用等規(guī)定。此外，要優(yōu)化人員配置，根據(jù)檔案數(shù)字化管理工作的實際需要，配置數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化檔案管理所需的復(fù)合型人才隊伍。（二）技術(shù)上，積極應(yīng)用檔案數(shù)字化技術(shù)。一方面，要結(jié)合部門工作職能，加快檔案數(shù)字化管理的總體設(shè)計、軟件開發(fā)、掃描錄入、光盤備份、設(shè)備選型和查詢管理等系統(tǒng)工程建設(shè)，為檔案數(shù)字化提供先進(jìn)的平臺支持。另一方面，要完善信息技術(shù)支撐系統(tǒng)搭建。利用光纖、磁盤陣列等，確保系統(tǒng)具有良好的可擴展性，確保檔案存儲容量需求。此外，要運用各類PAID保護(hù)級別，滿足不同用戶需要，從陣列控制、鏈路控制、雙口光纖硬盤等方面，保障系統(tǒng)的可靠性。

總之，要從硬件、軟件和系統(tǒng)等方面為檔案數(shù)字化管理提供技術(shù)支持和保障。3.3保障上，加強檔案數(shù)字化安全保護(hù)檔案數(shù)字化管理使得檔案管理面臨著許多非傳統(tǒng)的安全因素威脅，如木馬病毒、數(shù)字篡改等，因此，做好數(shù)字檔案信息安全保障至關(guān)重要。一方面，要加強硬件設(shè)備的安全管理，根據(jù)數(shù)字檔案管理的需要，做好周期性維護(hù)。另一方面，要加強信息系統(tǒng)安全。通過身份驗證設(shè)置、防病毒體系的構(gòu)建，以及數(shù)據(jù)雙備份等形式，確保數(shù)字檔案信息及系統(tǒng)安全。此外，還要加強制度建設(shè)。根據(jù)《檔案法》《保密法》等規(guī)定，制定檔案數(shù)字化安全管理方面的規(guī)章制度，明確數(shù)字檔案查詢、利用等具體要求，為檔案安全提供可靠的制度性設(shè)計，確保檔案信息的安全。

參考文獻(xiàn)

[1]廖旭峰.電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（17）：71.

作者簡介：

李玉輝，女，1970年4月出生，本科學(xué)歷，助理研究員