淺談新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法

佟桂興 黃玉妍 魏來

摘要：事業(yè)單位作為我國政治經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域重要的存在，在社會的發(fā)展和進(jìn)步的步伐中，其具體工作有了更高層次的要求，作為事業(yè)單位極為重要的組成之一，檔案管理在新時期的創(chuàng)新也成為目前事業(yè)單位改革的當(dāng)務(wù)之急?，F(xiàn)今，檔案管理未能跟上新時代發(fā)展的腳步，仍然存在著諸多的問題，基于此，檔案工作的改革創(chuàng)新提上日程。本文就新時期事業(yè)單位檔案管理存在的相關(guān)問題，提出與之對應(yīng)的具體措施，探討新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與具體策略。

關(guān)鍵詞：新時期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路及方法

檔案管理具有獨(dú)特性，作為事業(yè)單位管理體系中不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其管理水平的高低直接影響著國家發(fā)展速率。新時期背景下，針對目前事業(yè)單位檔案管理中存在的諸多問題，事業(yè)單位應(yīng)乘著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的東風(fēng)，從實(shí)際情況出發(fā)，改善各項(xiàng)流程和措施，把握新思路，創(chuàng)新辦法，致力于不斷提高員工的辦公能力，為事業(yè)單位的穩(wěn)定長遠(yuǎn)發(fā)展助力生輝。

一、事業(yè)單位檔案管理工作目前存在的問題

（一）檔案管理缺乏重視

事業(yè)單位作為我國的一個特殊部門，它不同于企業(yè)，對于檔案管理的認(rèn)識比較匱乏，一般情況檔案資料僅僅局限于應(yīng)付考核，通常是文員做簡單整理，往檔案袋里一放，很難有意識去主動整理歸檔，或者為后續(xù)查找負(fù)責(zé)，這樣極其容易導(dǎo)致后期找不到甚至是檔案的丟失，有時為了尋找某份資料會導(dǎo)致工作人員手忙腳亂以及檔案的再次混亂，最終導(dǎo)致資源的再浪費(fèi)。在整個過程中，事業(yè)單位的檔案管理仍然呈現(xiàn)十分被動的狀態(tài)，大多數(shù)工作人員在思想上未能認(rèn)識到檔案管理的必要和優(yōu)勢。這嚴(yán)重影響了檔案的收集和利用等環(huán)節(jié)，導(dǎo)致了大量具有價值的信息和檔案資源未能得到妥善的管理保存從而導(dǎo)致丟失。另外，未形成體系的檔案管理由于分散而缺乏實(shí)時跟蹤和反饋，使得檔案管理的作用被埋沒，不具有相對優(yōu)勢。

（二）檔案管理手段滯后

互聯(lián)網(wǎng)時代下，企業(yè)單位中檔案管理已經(jīng)充分利用了信息技術(shù)，電子檔案順利地幫助企業(yè)節(jié)約下很大的成本。但在事業(yè)單位，單位對檔案室的投入相對較少，相關(guān)的軟件硬件已經(jīng)有些落后或不夠完善，導(dǎo)致檔案管理無法跟上社會的潮流。而部分員工自身又缺乏對于新興的電子檔案的認(rèn)識，導(dǎo)致電子檔案管理使用率不高，使得最原始的檔案管理模式仍占主導(dǎo)。這間接地導(dǎo)致事業(yè)單位未能跟上時代大趨勢，脫節(jié)于社會上現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，促使檔案管理不規(guī)范，分類不明確，甚至一些單位出現(xiàn)檔案損壞、發(fā)霉等情況，十分不利于事業(yè)單位開展后續(xù)的檔案管理工作。

（三）檔案管理人員缺失

在事業(yè)單位，檔案管理作為一項(xiàng)未被正確認(rèn)識的工作，和其他具體的項(xiàng)目對比產(chǎn)生不了具體的效益，從而導(dǎo)致部分地方未設(shè)有專門的人員來管理，明顯表現(xiàn)為系統(tǒng)性不強(qiáng);有些檔案管理人員也是兼職人員，這些人員通常缺乏專業(yè)知識或者直接沒有接受專業(yè)的培訓(xùn)，在兼職的過程中往往缺乏工作的交接，這導(dǎo)致檔案這項(xiàng)工作缺乏一定的整體性和專業(yè)性，極易造成現(xiàn)有資源的缺失和浪費(fèi)。一些事業(yè)單位檔案管理工作雖設(shè)有專職人員，但往往缺少專業(yè)的學(xué)習(xí)，不少人員知識儲備無法跟上時代的發(fā)展，缺乏相應(yīng)的電子信息技術(shù)，難以將傳統(tǒng)的檔案管理和現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)有效結(jié)合起來。

二、事業(yè)單位檔案管理工作以后應(yīng)對的措施

（一）提高檔案管理重視程度

事業(yè)單位應(yīng)全面認(rèn)識檔案管理，明確檔案管理環(huán)節(jié)的職責(zé)，應(yīng)借助現(xiàn)有的技術(shù)和方法優(yōu)化檔案資源，使得檔案管理更上一個臺階。在這個過程中應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)層面出發(fā)，打破領(lǐng)導(dǎo)心中原有的輕視檔案管理的誤區(qū)，通常情況下領(lǐng)導(dǎo)對于某項(xiàng)工作不重視則會或多或少的影響基層工作人員，從而影響了檔案工作的開展?；诖耍瑔挝缓诵娜藛T應(yīng)充分認(rèn)識到優(yōu)秀的檔案管理是做好其他工作的基石，努力促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的完善，不斷發(fā)揮其本身的魅力和價值。另外，領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)對在檔案管理這一領(lǐng)域表現(xiàn)優(yōu)異的相關(guān)人員提出表揚(yáng)或者物質(zhì)上的獎勵，最終在群體中形成正確的檔案管理觀念，逐漸地熏陶和影響到其他的工作人員。

（二）應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案

信息技術(shù)發(fā)展的今天，事業(yè)單位更應(yīng)轉(zhuǎn)變原有的檔案管理觀念，增強(qiáng)歸檔、收集以及整理的及時性和專業(yè)性，依托信息技術(shù)手段，對原有的檔案資源進(jìn)行全面綜合的收集整理，確保檔案管理的不間斷。同時完善電子檔案管理體系，建立檔案信息化相關(guān)的體系，并不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)與管理的方法和形式，提高現(xiàn)有資源的可利用率，確保信息技術(shù)真正地服務(wù)于檔案這項(xiàng)工作。在這一過程里，單位可以發(fā)揮檔案資源搜索功能，開展檔案工作時運(yùn)用單位內(nèi)部局域網(wǎng) 。另外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)使用時新的管理思維與方法，科學(xué)合理地審視和考察本單位目前的檔案管理狀態(tài)和情況，最大可能地發(fā)揮資源優(yōu)勢，彌補(bǔ)現(xiàn)有體系的劣勢和不足，不斷健全和完善其流程，提升事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的效率和前景。

（三）提高管理人員綜合素質(zhì)

在檔案這項(xiàng)工作的系統(tǒng)中，一線工作人員發(fā)揮著巨大的作用，他們的素質(zhì)和能力決定著現(xiàn)行檔案管理檔次的高低，關(guān)系著這項(xiàng)工作的上升空間?；诖?，單位更應(yīng)高度強(qiáng)調(diào)對一線工作人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)其工作能力和素質(zhì)，重視對于一線檔案隊(duì)伍的建設(shè)。首先，事業(yè)單位應(yīng)拒絕使用兼職人員，采用專職人員進(jìn)行檔案管理工作，提前對管理人員進(jìn)行綜合培訓(xùn)，確保工作人員有充足的檔案管理知識;同時，事業(yè)單位應(yīng)促進(jìn)檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)信息技術(shù)的理論知識及其應(yīng)用，展開技術(shù)交流，確保檔案管理流程和體系的專業(yè)化和制度化;在提高員工各項(xiàng)能力的同時也應(yīng)重視對其的表揚(yáng)和獎勵，激發(fā)全體員工參與工作的信心，從而主動積極提高自身工作能力，逐步加強(qiáng)自身工作素質(zhì)，繼續(xù)促進(jìn)檔案工作的進(jìn)步與發(fā)展。

三、結(jié)語

檔案管理作為事業(yè)單位信息資源來源的重要途徑之一，是國家的記憶和資源的基石，關(guān)系著社會發(fā)展和民生百態(tài)。鑒于此，事業(yè)單位應(yīng)從提高重視程度、信息技術(shù)的應(yīng)用、提高管理人員能力等方面出發(fā)，建立健全電子檔案管理系統(tǒng)，做好檔案資源的收集，做到檔案管理朝著更現(xiàn)代的方向成長，不斷改變思維，繼續(xù)發(fā)展創(chuàng)新，為新時期中國的事業(yè)單位發(fā)展乃至社會發(fā)展保駕護(hù)航。