文物藏品檔案數(shù)字化管理研究

劉杰

摘要：前人對藏品檔案做了不少研究，取得了豐碩的成果，這對博物館建設(shè)具有重要意義。對于中華民族而言，數(shù)千年的文化傳承已然造就了一個在文物古跡方面極具內(nèi)涵的大國。在相應(yīng)的文物藏品以及檔案管理工作方面，我國也是世界上起步最早的國家之一，從當(dāng)前的文物保護(hù)工作角度來看，既有成就和成果，也有不足和缺憾。基于此，本文主要對文物藏品檔案數(shù)字化管理進(jìn)行分析，希望通過本文的分析研究，給行業(yè)內(nèi)人士以借鑒和啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：文物藏品;檔案管理;工作探究

眾所周知，數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指利用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并依據(jù)紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立目錄數(shù)據(jù)及數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。檔案數(shù)字化作為信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，既要充分認(rèn)識其巨大現(xiàn)實(shí)意義，也要嚴(yán)格遵守檔案數(shù)字化發(fā)展規(guī)律，堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化原則，尤其是要加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工過程中的質(zhì)量控制，最大限度地做好檔案信息資源的安全管理和快捷利用，發(fā)揮檔案信息資政服務(wù)作用。

一、檔案數(shù)字化概念

檔案數(shù)字化概念主要涉及以下方面內(nèi)容：數(shù)字化是信息化的一種重要形式和技術(shù)手段，它是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。檔案數(shù)字化是指應(yīng)用信息技術(shù)，將記錄在傳統(tǒng)載體上的檔案信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)換成由0和1組成的二進(jìn)制編碼的數(shù)字形態(tài)，形成計(jì)算機(jī)可以識別和處理的數(shù)字信息的過程，可以轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息的傳統(tǒng)載體檔案類型包括紙質(zhì)檔案、照片檔案、微縮膠片檔案等。談及檔案保存的重要性，可以說檔案管理工作關(guān)乎整個社會的發(fā)展進(jìn)程，在整個社會發(fā)展進(jìn)程中，檔案是不可缺少的一部分，是見證歷史時(shí)刻較好的目擊者，是保存?zhèn)ゴ髸r(shí)刻較好的保管者，任何領(lǐng)域都無法忽視檔案管理的重要性。自有史以來，檔案的存檔和歷史的記錄都具有同等的重要性，如果檔案沒有被有效地保管，對于人們來說就是重大的損失。如果沒有檔案將歷史時(shí)刻的記錄好好保存，留給世人的歷史將是一片空白，可想而知造成的結(jié)果將會是多么的嚴(yán)重。

二、文物藏品檔案數(shù)字化管理舉措

（一）做好檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備

文物藏品檔案數(shù)字化管理舉措之一是做好檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備。一是要做好前期調(diào)研。對數(shù)字化檔案對象進(jìn)行調(diào)查統(tǒng)計(jì)、掌握標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定和技術(shù)力量分析等，為接下來的檔案數(shù)字化加工奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。通過對數(shù)字化檔案的數(shù)量、類型、年代、全宗、載體、現(xiàn)狀等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，制訂數(shù)字化工作方案，確定數(shù)字化所需的財(cái)力和物力。二是制訂制度標(biāo)準(zhǔn)。按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》等規(guī)定，制訂數(shù)字化檔案考核、驗(yàn)收技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。三是要制訂檔案數(shù)字化管控流程，如編制《檔案數(shù)字化案卷交接表》《數(shù)字化加工文件驗(yàn)收表》《檔案數(shù)字化案卷交接表》等，完善崗位職責(zé)、保密制度。四是要分析技術(shù)力量。檔案數(shù)字化工作周期長、業(yè)務(wù)量大，通過分析研判檔案數(shù)字化所需的計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等技術(shù)力量，成立專門的檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)力量，撥付專項(xiàng)資金。檔案數(shù)字化業(yè)主單位應(yīng)提供專門的、相對獨(dú)立的辦公場所，安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助做好檔案數(shù)字化過程中的提檔、登記、拆卷、頁面修整、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、驗(yàn)收等，尤其是要做好數(shù)字化過程中檔案出入庫房管理，防止檔案丟失、信息泄露等。

（二）推行云存儲和云服務(wù)

文物藏品檔案數(shù)字化管理舉措之二是推行云存儲和云服務(wù)。在檔案數(shù)據(jù)化管理過程中，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)，檔案管理工作人員要積極的推行云存儲和云服務(wù)，對傳統(tǒng)檔案管理工作中的弊端予以積極改進(jìn)，確保檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)較快的轉(zhuǎn)型升級發(fā)展。具體執(zhí)行過程中，檔案管理人員要合理設(shè)置云存儲服務(wù)器，確保提升數(shù)據(jù)處理能力。此外，基于云服務(wù)的交互特性，檔案管理人員可以使檔案數(shù)據(jù)資源具有更高的共享性，因而能夠促進(jìn)形成更加多樣化的服務(wù)模式。

（三）細(xì)節(jié)層面的管理措施提升

文物藏品檔案數(shù)字化管理舉措之三是細(xì)節(jié)層面的管理措施提升。在檔案管理人才缺失的問題上，博物館可以將人員調(diào)配報(bào)告匯報(bào)至上級管理單位，并且提出檔案管理專業(yè)人才的缺失，在博物館管理體制當(dāng)中添加對應(yīng)的部門進(jìn)行統(tǒng)籌分配，有效解決人才類型缺失的相關(guān)問題。保護(hù)設(shè)備儀器的定制工作，應(yīng)該由各級人民政府進(jìn)行出資承擔(dān)。作為人類文化以及華夏民族的文化代表，文物保管工作以及相應(yīng)的檔案管理需求應(yīng)該得到充分的滿足，避免文物因?yàn)榇娣怒h(huán)境問題出現(xiàn)損失。文物檔案管理工作在細(xì)節(jié)層面的措施提升還需要在組織結(jié)構(gòu)層面進(jìn)行精細(xì)化處理。以往對于文物種類的區(qū)分不夠詳盡，大型器物以及小件雜項(xiàng)等因?yàn)榉N類眾多，所需要的檔案管理人員數(shù)量冗雜，難以進(jìn)行充分的人員調(diào)配和調(diào)整，要在檔案核對以及清查效率上達(dá)到新的高度，在細(xì)節(jié)管理層面進(jìn)一步提升專業(yè)要求。

三、結(jié)語

總之，檔案數(shù)字化結(jié)束之后，還需要將已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行維護(hù)，并為相關(guān)部門利用提供服務(wù)。首先是驗(yàn)收維護(hù)。組建檔案數(shù)字化驗(yàn)收小組，采用抽檢或全檢的方式，依據(jù)實(shí)現(xiàn)簽訂的合同內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收;驗(yàn)收完成后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化應(yīng)用培訓(xùn)，提供相應(yīng)的技術(shù)支持和服務(wù)。其次是體現(xiàn)特色服務(wù)。檔案部門應(yīng)根據(jù)其館藏的檔案資源，結(jié)合檔案數(shù)字化成果，建立若干專題檔案數(shù)據(jù)庫，如特色人物檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制度變遷檔案、質(zhì)量鑒定成果檔案等。最后是注重檔案利用。檔案的價(jià)值在于其利用，通過檔案數(shù)字化提升檔案利用的便捷化，為此，應(yīng)常態(tài)化地做好檔案數(shù)據(jù)庫的更新及維護(hù)，為檔案信息傳輸、檢索及下載利用提供便利。