Excel在航標(biāo)一標(biāo)一卡檔案中的小應(yīng)用

郭宇 姜月

【摘要】傳統(tǒng)的航標(biāo)一標(biāo)一卡檔案由Word文檔或Excel工作表進行記錄，上千個航標(biāo)需要建立上千個這樣的文檔或工作表，管理工作量巨大、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和利用困難。而通過挖掘Excel中的功能，大量的減少工作表數(shù)量，降低了航標(biāo)一標(biāo)一卡的管理難度，方便了航標(biāo)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和利用。

【關(guān)鍵詞】航標(biāo)一標(biāo)一卡檔案? Excel? 工作表

【中圖分類號】U644.1 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2019）19-0132-02

一、引言

航標(biāo)一標(biāo)一卡檔案（簡稱“一標(biāo)一卡”），記錄了航標(biāo)的基礎(chǔ)參數(shù)資料，是航標(biāo)管理中重要的檔案記錄。利用Excel的簡單功能和技巧，可以將航標(biāo)資料表同一標(biāo)一卡相鏈接，使上千個工作表縮減成幾個，既避免了航標(biāo)資料的重復(fù)記錄，還能進行批量操作。而且，Excel的數(shù)據(jù)處理功能還能對所有航標(biāo)數(shù)據(jù)進行分類統(tǒng)計，使復(fù)雜眾多的航標(biāo)數(shù)據(jù)得到充分利用。下圖為整體效果圖。

二、Excel版一標(biāo)一卡整體結(jié)構(gòu)

Excel版一標(biāo)一卡主要由兩大部分共四個工作表組成，第一部分是主體部分，由一標(biāo)一卡檔案工作表組成，搭建了航標(biāo)一標(biāo)一卡檔案表格的框架;第二部分是引用（源數(shù)據(jù)）部分，分別由參數(shù)工作表、照片工作表和二級鏈接工作表組成。

三、Excel版一標(biāo)一卡設(shè)計（使用WPS軟件）

1.主體部分的設(shè)計

主體部分根據(jù)實際需要設(shè)計表格，單獨新建工作表。浮標(biāo)一標(biāo)一卡表格內(nèi)容包括基本情況、燈器及供電系統(tǒng)、附屬設(shè)備、浮體、系碇設(shè)備、大事記、照片等等部分，設(shè)計要盡量簡潔、美觀、直觀、有順序。航標(biāo)名稱和屬性盡量設(shè)計在最上方，便于設(shè)計和使用下拉框。

2.數(shù)據(jù)有效性和二級下拉框的設(shè)計

Excel中的數(shù)據(jù)有效性可以實現(xiàn)在一個單元格設(shè)計出下拉框，從而可以選擇你所需要查看的航標(biāo)屬性或者航標(biāo)名稱。二級下拉框可以實現(xiàn)公用標(biāo)和專用標(biāo)的分別選擇。

步驟一：新建工作表（二級下拉框），并填充數(shù)據(jù);步驟二：選中主體部分中航標(biāo)屬性所需建立下拉框的單元格→數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)有效性→“允許”中選擇“序列”→“來源”中填入“公用，專用代維”，便能生成可以選擇公用和專用代維的下拉框;步驟三：公式→名稱管理器→新建（名稱分別填寫公用和專用代維，引用位置分別選擇二級鏈接名稱下方所有數(shù)據(jù)）→選中主體部分中航標(biāo)名稱所需建立下拉框的單元格→數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)有效性→序列→“來源”填寫公式“=INDIRECT（SHS4）”（SHS4為航標(biāo)屬性單元格的位置）。

3.參數(shù)工作表及其函數(shù)引用的設(shè)計

參數(shù)工作表是所引用數(shù)據(jù)的主要部分。步驟一：新建工作表;步驟二：填充數(shù)據(jù)。為方便VLOOKUP函數(shù)的使用，將航標(biāo)名稱放于其他要引用數(shù)據(jù)的最左側(cè)，其他數(shù)據(jù)按一定次序進行填充;步驟三：函數(shù)引用。在主體部分設(shè)計的表格中通過VL

OOKUP函數(shù)進行鏈接，可以根據(jù)所選擇的航標(biāo)名稱實現(xiàn)其相對應(yīng)的相關(guān)參數(shù)的鏈接顯示。

4.照片工作表及其函數(shù)引用的設(shè)計

照片工作表是所引用數(shù)據(jù)的照片部分。步驟一：新建工作表;步驟二：填充航標(biāo)名稱和照片，注意航標(biāo)名稱一定要與參數(shù)工作表中的航標(biāo)名稱相同;步驟三：（注意：必須使用Office版Excel操作）公式→名稱管理器→新建→名稱中輸入圖片→引用位置輸入公式=INDIRECT（“浮標(biāo)照片！C”&MATCH（浮標(biāo)一標(biāo)一卡！SHS5，浮標(biāo)照片！SBS1：SB304，0））→開發(fā)工具→插入→圖像控件（在主體部分照片留白處插入）→選中照片區(qū)域中的圖片控件→編輯欄中輸入“=圖片”。照片便可被引用到主體部分顯示。

四、Excel版一標(biāo)一卡數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計和保護

Excel中的數(shù)據(jù)透視表功能為航標(biāo)管理工作中的日常航標(biāo)數(shù)據(jù)的分類統(tǒng)計提供了簡便高效的方法。以統(tǒng)計航標(biāo)類別為例：新建工作表→數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)透視表→選擇單元格區(qū)域（選擇所要統(tǒng)計數(shù)據(jù)所有區(qū)域）

字段列表中要統(tǒng)計的字段拖動到數(shù)據(jù)透視表區(qū)域。同理還可以，根據(jù)需要拖動不同的字段進行其他數(shù)據(jù)的分類統(tǒng)計。

數(shù)據(jù)保護可以避免航標(biāo)數(shù)據(jù)被不經(jīng)意的改動和破壞。具體步驟如下：選中所有單元格→右鍵→設(shè)置單元格格式→保護→勾中“鎖定”→確定→選中下拉框所在單元格→設(shè)置單元格格式→保護→取消勾中“鎖定”→確定→右鍵工作表標(biāo)簽→保護工作表→設(shè)置密碼→確定。這樣操作可以實現(xiàn)除下拉框單元格外，其他單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)無法被改動和破壞，而且不影響下拉框功能。

五、小結(jié)

Excel版一標(biāo)一卡簡單實用，開發(fā)潛力大，支持?jǐn)?shù)據(jù)批量操作和統(tǒng)計。既可以減輕基層航標(biāo)管理人員的工作量，也為其他檔案的建立提供了寶貴的經(jīng)驗。希望Excel版一標(biāo)一卡的制作經(jīng)驗，能在日后的工作中，為航標(biāo)管理人員進行航標(biāo)管理提供一些幫助。

作者簡介：

郭宇（1986.2-），男，漢族，河北泊頭人，本科，助理工程師，研究方向為航標(biāo)管理。

姜月（1991.4-），男，漢族，天津人，本科，助理工程師，研究方向為航標(biāo)管理。