Excle控件在財務(wù)工作中的巧用

王景珊

關(guān)鍵詞：表單控件? ?ActiveX控件? ?動態(tài)圖表? ?命令按鈕

Excel軟件大家都很熟悉，它具有強大的數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析功能，而且使用方便。

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，財務(wù)工作實現(xiàn)了電算化，許多單位購買財務(wù)軟件處理日常工作，但有些小型企業(yè)不一定會投資購買財務(wù)軟件，財務(wù)工作人員，在沒有財務(wù)軟件且沒有軟件開發(fā)能力的情況下，電算化如何實現(xiàn);另外，企業(yè)購買了財務(wù)軟件，有時也無法滿足個性化的需要。其實利用Excel內(nèi)置的數(shù)學、財務(wù)、統(tǒng)計等多種函數(shù)，及數(shù)據(jù)管理與分析等多種方法和工具，就可以完成財務(wù)中日常工作需要，例如，編制會計科目、編制記賬憑證、編制財務(wù)報表、編制現(xiàn)金流量表、固定資產(chǎn)、財務(wù)分析等。

我們學校的會計專業(yè)開設(shè)了《Excel在財務(wù)中的應(yīng)用》課程，事實證明，這門課程的開設(shè)是非常有必要，不少已經(jīng)畢業(yè)走向財務(wù)工作崗位的同學，學以致用，用Excel處理日常的工作，當他們在工作中遇到了一些疑難問題的時候，也會與我交流探討，尋求用Excel解決實際問題的方法。

從事這門課程教學多年，總結(jié)分析出一些Excel在財務(wù)工作的方法和技巧，發(fā)現(xiàn)有些不常用卻又實用的功能及方法，本文就Excel控件在財務(wù)工作中的應(yīng)用，淺談自己的體會。Excel控件功能強大，使用它可以做出一些意想不到的效果。

一、Excel控件類型

Excel控件是放置于窗體上的一些圖形對象，可用來顯示或輸入數(shù)據(jù)，這些對象包括文本框、列表框、選項按鈕、命令按鈕等。

從圖1-1可以Excel控件有兩大類，表單控件和ActiveX控件。Excel控件在“開發(fā)工具”菜單中，第一次使用時，需要從選項中添加“開發(fā)工具”，具體方法見2.1步驟3.

利用這兩類控件有些時候可以做出相同的效果，但它們還是很多不同的地方，表單控件只能放在工作表中添加和使用，可以通過設(shè)置控件格式或者指定宏來使用，可以和單元格關(guān)聯(lián)，只有一個click事件;ActiveX控件可以在工作表中使用，也可以在用戶窗體中使用，可以設(shè)置許多的屬性和事件，可以修改單元格的值。下面以動態(tài)圖表和憑證查詢?yōu)槔?，講解這兩種控件在財務(wù)中的使用。

二、表單控件制作動態(tài)交互式圖表

在財務(wù)工作中常常會對數(shù)據(jù)進行分析，Excel圖表能夠直觀的對數(shù)據(jù)進行分析，是一種常用的數(shù)據(jù)分析方法。Excel圖表又分為靜態(tài)圖表和動態(tài)交互圖表，大多數(shù)人使用的是靜態(tài)圖表，制作簡單，圖表數(shù)據(jù)固定不變。若工作中，需要對多組有著相同字段的數(shù)據(jù)進行分析比較，我們就需要制作多個靜態(tài)圖表，這樣圖表占用太多空間，導致界面煩瑣，費時費力，這個時候我們可以嘗試使用表單控件制作動態(tài)交互式的圖表，達到我們的目的。

從圖1-1中，我們可以看出，表單控件種類有很多，組合框、單選按鈕、復選按鈕等，現(xiàn)在以表單控件組合框，結(jié)合Excel函數(shù)，制作動態(tài)交互圖表。

（一）以“稅收統(tǒng)計表”為例制作動態(tài)交互圖表

步驟1：建立原始數(shù)據(jù)A1：H8

步驟2：建輔助鏈接區(qū)域A11：H12，鏈接單元格B10。輸入數(shù)字1，作初始參數(shù)，在A11，A12分別輸入公式，A11單元格輸入公式：=A2，A12單元格輸入公式：=index（A3：A8，$B$10）——選中A11，A12，使用填充柄向右復制直到到H11，H12。

步驟3：創(chuàng)建并設(shè)置組合框控件。

（1）加載“開發(fā)工具”：選項——自定義功能區(qū)——把“開發(fā)工具”勾選上

（2）添加表單控件：開發(fā)工具——設(shè)計模式——插入——表單控件——組合框控件——合適位置拖出大小合適的控件按鈕——設(shè)置控件格式

（3）設(shè)置控件格式：右擊控件——設(shè)置控件格式——設(shè)置對話框各項內(nèi)容——確定。

具體設(shè)置見圖2-2.

步驟4：繪制動態(tài)圖表。選取圖表區(qū)域B11：G12——插入餅圖——分離型三維餅圖——數(shù)據(jù)標簽——設(shè)置數(shù)據(jù)標簽格式顯示類別名稱、百分比、顯示引導線——組合框選擇所要的年份——查看動態(tài)餅圖動態(tài)圖表制作完成之后，我們在做數(shù)據(jù)分析時想查看哪年的數(shù)據(jù)都可以，方便簡單。

（二）動態(tài)交互圖表實現(xiàn)的原理

根據(jù)以上步驟2中的公式我們知道，圖表數(shù)據(jù)區(qū)域B11：G12與單元格B10有關(guān)聯(lián)，而根據(jù)圖2-1組合框控件的設(shè)置也與單元格B10有關(guān)聯(lián)，所以當組合框選取了不同的年份的時候，B10就會發(fā)生變化，B10變化了，B11：G12的數(shù)據(jù)也隨之變化，這樣餅圖會產(chǎn)生動態(tài)數(shù)據(jù)。

以上是表單組合框控件制作動態(tài)餅圖的方法，在實際工作中，可以根據(jù)不同的要求，選擇恰當?shù)膱D表類型?？梢园呀M合框的更換為其它的表單控件，創(chuàng)建及設(shè)置方法大致相同，只是控件格式設(shè)置時會有些不同，需要時，認真分析查閱相關(guān)設(shè)置的方法。

三、ActiveX控件制作命令按鈕

如果有一些編程基礎(chǔ)的話，那我們可以嘗試用Excel制作一個適合自己工作需求的個性化軟件。與表單控件相比較，ActiveX控件的屬性要強大的多，現(xiàn)在以ActiveX控件命令按鈕，結(jié)合VBA代碼制作記賬憑證查詢。

步驟1：制作記賬憑證空表格（下圖是運行后的界面）

步驟2：假若會計分錄數(shù)據(jù)已經(jīng)放在工作表“本期發(fā)生”，憑證號也放在“本期發(fā)生”工作表中，并已經(jīng)定義名稱“憑證號”。

（1）在I5設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性，數(shù)據(jù)來源“憑證號”，I7輸入公式：=if（I5<>""，I5，""）

（2）C9，C10，E7分別輸入公式，C10：=IF（C9=""，""，C9）

C9：=IF（$I$5<>""，VLOOKUP（$I$5，本期發(fā)生！$A$3：C30，3，F(xiàn)ALSE），""）

E7： =IF（$I$5<>""，VLOOKUP（$I$5，本期發(fā)生！$A$3：B30，2，F(xiàn)ALSE），""）

步驟3：創(chuàng)建并設(shè)置ActiveX控件命令按鈕控件

（1）加載“開發(fā)工具”：選項——自定義功能區(qū)——把“開發(fā)工具”勾選上

（2）添加控件：開發(fā)工具——設(shè)計模式——插入——ActiveX控件——命令按鈕——合適位置拖出大小合適的控件按鈕

（3）修改命令按鈕屬性：進入設(shè)計模式——右擊命令按鈕——屬性——修改Caption為“選擇憑證號后單擊此按鈕”、設(shè)置Font為黑體、設(shè)置Shadow為True

（4）添加VBA代碼：進入設(shè)計模式，雙擊命令按鈕進入VBA程序設(shè)計界面添加代碼

Private Sub CommandButton1_Click（）

for m = 9 To 14

Cells（m， 4） = " "

Cells（m， 5） = " "

Cells（m， 6） = " "

Cells（m， 7） = " "

Cells（m， 8） = " "

Cells（m， 9） = " "

next

n = 0

for m = 1 To 30

If Sheets（"本期發(fā)生"）.Cells（m， 1）.Value = [I5] Then

t = n + 9

Cells（t， 4） = Sheets（"本期發(fā)生"）.Cells（m， 4）

Cells（t， 5） = Sheets（"本期發(fā)生"）.Cells（m， 5）

Cells（t， 6） = Sheets（"本期發(fā)生"）.Cells（m， 6）

Cells（t， 7） = Sheets（"本期發(fā)生"）.Cells（m， 7）

Cells（t， 8） = Sheets（"本期發(fā)生"）.Cells（m， 8）

Cells（t， 9） = Sheets（"本期發(fā)生"）.Cells（m， 9）

n = n + 1

end If

next

end Sub

當記賬憑證查詢界面，嵌入了命令按鈕后，我們只需單擊這個按鈕，就會完美的填寫相關(guān)內(nèi)容，自動化程度更高。

在以后的工作和教學中，不斷的將理論和實踐有機的結(jié)合在一起，總結(jié)出更多方便且實用的方法和技巧，提高日常工作效率。

參考文獻：

[1]張鍵.Excel財務(wù)辦公技巧與實踐應(yīng)用[M].北京：北京科海電子出版社，2009.

[2]胡春秀.Excel在財務(wù)中的應(yīng)用[M].北京：交通大學出版社，2015.

[3]凌弓創(chuàng)作室.Excel會計日常工作與財務(wù)管理[M].北京：科學出版社，2011.

（作者單位：景德鎮(zhèn)學院）