基于目標管理考核評價機制的高校檔案工作思考

張 銘， 周楊慧， 溫婉稀， 張 晶

(湖南農(nóng)業(yè)大學(xué) 檔案館，湖南 長沙 410128)

1 檔案目標管理考核的意義與作用

為適應(yīng)學(xué)校改革和發(fā)展的需要，全面嚴格規(guī)范管理，進一步增強學(xué)校核心競爭力，湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)引入競爭和激勵機制，下移管理重心，對二級單位實施目標管理。目標管理成為落實學(xué)校工作的重要抓手，引領(lǐng)學(xué)校發(fā)展的主要導(dǎo)向，在保障學(xué)校內(nèi)涵質(zhì)量發(fā)展、確保戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)等方面發(fā)揮了重要的作用。2013年開始實行基本指標、加分指標分開計分排名，設(shè)基本運行和內(nèi)涵建設(shè)獎項。學(xué)校對各單位目標任務(wù)完成情況進行考核，并通過增減評優(yōu)比例，現(xiàn)金獎懲等方式與評獎評優(yōu)、獎懲、干部任用、職工評聘與收入分配等直接掛鉤。通過目標考核，對高質(zhì)量完成目標任務(wù)、創(chuàng)造性開展工作、改革力度大、成效顯著的單位給予大力表彰，以達到鼓勵先進、帶動全局的目的。

2013年起將“檔案管理”納入目標考核體系中，極大地激發(fā)了全校各單位對檔案工作的重視程度，檔案工作的重要性和地位得到顯著提升，歸檔材料的質(zhì)量和數(shù)量得到有力保證。同時檔案館既是“檔案管理”這個考核指標的考核者，又是目標管理考核其他指標的被考核者，所以必須內(nèi)外兼修狠抓軟硬件建設(shè)，才能在整個考核過程中不落于其他單位之后。

2 檔案管理考核評價指標實施的背景

檔案法第十三條規(guī)定：各級各類檔案館，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。然而由于歷史的原因，檔案工作管理制度執(zhí)行起來相當(dāng)困難。

對高校來說，檔案館是一個邊緣的部門，大多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，兼職檔案人員不學(xué)習(xí)也不熟悉檔案業(yè)務(wù)，檔案收集、整理、歸檔意識不強；個別單位為了使用方便，一些重要的資料長期存放在單位辦公室，不整理也沒有意識到，這些資料是學(xué)校寶貴的資源，一旦遺失或者損毀對學(xué)校造成的損失巨大；有的單位兼職檔案人員變動頻繁，雖然歸檔了，也是不齊全、不完整；湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)2013年前未將“檔案管理”納入學(xué)校目標管理考核體系中，采用的是對專、兼職檔案員發(fā)放津貼形式來調(diào)動工作積極性，效果很不明顯。

檔案館內(nèi)部也存在許多問題。檔案保管條件比較差，檔案柜五花八門不統(tǒng)一，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求有一定的差距；由于缺乏必要的資金投入，檔案管理信息化程度不高，影響檔案的進一步開發(fā)利用；檔案管理人員基本是從學(xué)校各個部門轉(zhuǎn)崗過來，檔案管理的專業(yè)知識缺乏，業(yè)務(wù)能力不強；獎懲制度執(zhí)行不到位，工作人員的積極性和責(zé)任心也不強。

由于缺乏有效的激勵機制，檔案工作制度形同虛設(shè)，獎勵制度沒有吸引力，懲罰制度亦無威懾力。

3 檔案管理考核評價指標實施途徑

從2013年開始湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)將檔案管理工作納入學(xué)校目標管理考核和績效考核體系中，取消專、兼職檔案員津貼。運用科學(xué)的考核評價方法, 對各單位一年內(nèi)檔案工作完成情況進行量化考核，迫使各個單位重視歸檔工作。考核指標如表1所示。

表1 湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案管理考核指標

檔案館作為“檔案管理”考核指標執(zhí)行者，對全校各部門收集、整理、立卷、歸檔等進行全程跟蹤考核。一是將歸檔范圍與各單位年度工作任務(wù)有機結(jié)合，確保有價值文件資料得到歸檔；二是將歸檔任務(wù)完成結(jié)果與單位年度考核結(jié)果有機結(jié)合，促使部門負責(zé)人不得不重視檔案工作，兼職檔案員不得不學(xué)習(xí)檔案知識，認真做好收集和整理工作；三是將檔案館的監(jiān)督管理職能與歸檔單位的工作質(zhì)量有機結(jié)合。檔案館依據(jù)檔案管理規(guī)范對各部門的歸檔材料進行審查，各單位進行自查，及時溝通、整改；四是將兼職檔案員與單位負責(zé)人的崗位職責(zé)有機結(jié)合。兼職檔案員依據(jù)學(xué)校制定的歸檔規(guī)范，確保應(yīng)歸材料的收集、整理，單位負責(zé)人進行審核把關(guān)，各司其職，各擔(dān)其責(zé)，建立檔案歸檔工作的長效機制。

檔案館既是“檔案管理”考核指標的執(zhí)行者，又是目標管理考核其他指標的被考核者，所以必須內(nèi)外兼修狠抓軟硬件建設(shè)。一是建章立制檔案工作規(guī)范化管理。根據(jù)檔案法及其他法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實際，先后修訂、制定了《湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案工作管理辦法》、《湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)文書類檔案工作規(guī)范》、《湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)生人事檔案管理實施辦法(實行)》、《湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)生人事檔案管理實施辦法(實行)》等系列制度，并將這些制度上墻或者長期掛在網(wǎng)站上供大家學(xué)習(xí)；二是積極申請學(xué)校資金投入開展檔案信息化建設(shè)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。先后研發(fā)了“湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)畢業(yè)生檔案去向查詢系統(tǒng)”、“湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)”是全省使用信息化手段管理學(xué)生檔案為數(shù)不多的高校之一；研發(fā)了“湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)歷學(xué)位認證翻譯系統(tǒng)”采用標準化和信息化的方式，長遠地解決了成績翻譯中碰到的問題；“綜合檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)”進行了3次升級，進一步完善綜合檔案的采集整理、檢索利用等功能；將所有教職工人事檔案錄入“干部人事檔案管理系統(tǒng)”，管理能力進一步提高；三是強化檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，把業(yè)務(wù)能力提高和創(chuàng)新能力提升作為年末評優(yōu)評獎依據(jù)。支持和鼓勵館員參加各類業(yè)務(wù)研討會和繼續(xù)教育培訓(xùn)，開展科學(xué)研究；四是抓作風(fēng)建設(shè)，提升團隊精氣神。嚴肅工作紀律不允許有效申訴事件發(fā)生，庫房、辦公區(qū)保持干凈整齊，營造一種積極向上工作氛圍；五是對檔案保管、保密、庫房防火、防盜定時巡查，消除不安全隱患。

4 檔案目標管理考核效果與影響

湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)將“檔案管理”納入目標管理考核體系中，極大地推動了學(xué)校檔案事業(yè)的健康發(fā)展，激發(fā)了全校所有單位對檔案工作的重視，歸檔質(zhì)量、歸檔數(shù)量得到了有力保證。近年來館藏每年以5 000多卷、件的速度遞增，截止目前館藏文書、學(xué)籍、人事、基建、科技、財會等13大類檔案近6萬卷，20多萬件，是湖南省高校檔案比較齊全的校館。

“存憑留史、資政育人”隨著學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展，特別是檔案目標管理考核推行以來，館藏數(shù)量增加，質(zhì)量提升以及歸檔范圍的擴展，檔案在教學(xué)育人、科研、社會服務(wù)的重要性凸顯。首先檔案在傳承大學(xué)文化、時代精神、辦學(xué)理念等方面起到了積極作用，學(xué)校校史館借助檔案珍貴的圖片、資料、實物展示，向師生、校友敘述學(xué)校發(fā)展沿革、歷代名師、學(xué)子的事跡，用鮮活的范例詮釋大學(xué)精神，喚醒師生、校友的根源感、認同感、使命感；其次檔案在學(xué)校制訂發(fā)展規(guī)劃、重點工作部署中起到了重要的參考作用，各個時期的文書檔案既是學(xué)校發(fā)展的歷史記錄，又是學(xué)校延續(xù)的脈絡(luò)；第三檔案是連接學(xué)校和社會的橋梁，近年來政府部門、在校師生、畢業(yè)校友和社會人士來校，巡視巡查、補充個人人事檔案資料、出國留學(xué)學(xué)位認證、尋根訪友信息等等，每年查閱檔案都是上千卷、上萬件，查檔人數(shù)以千人次遞增。檔案為政府評價學(xué)校辦學(xué)情況提供依據(jù)，為師生校友排憂解難，為社會人士提供有效信息，產(chǎn)生了良好的社會效應(yīng)。

目標考核制度的推行，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)明顯提升，服務(wù)態(tài)度和服務(wù)能力極大提高。專兼職檔案人員，潛心工作，積極作為近年來主持省、廳級課題10余項，在國家級檔案核心期刊、省重點檔案刊物發(fā)表論文40多篇， 多篇論文獲獎；學(xué)校檔案館先后榮獲省級、校級先進單位等榮譽稱號；多人榮獲省、校優(yōu)秀工作者等榮譽稱號。

總之，湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)推行的目標管理考核制度，創(chuàng)新檔案考核與評價，契合新時代黨和國家對檔案工作管理和發(fā)展的要求，為加強檔案資源建設(shè)，提供新思路新方法，對提升湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)師生檔案意識，促進學(xué)校檔案工作健康發(fā)展具有積極的意義。