前置管理5W2H分析

叢銳

摘 要：為增強對前置管理理論的系統(tǒng)認識，本文應(yīng)用5W2H分析法，對前置管理理論的具體內(nèi)容進行分析學(xué)習(xí)。分析涉及前置管理的管理主體、客體、應(yīng)用領(lǐng)域、范圍、步驟、策略等內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：前置管理;5W2H

一、5W2H分析法概述

5W2H分析法是一種廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理的分析方法，也可以幫助彌補思維局限，增強對事物的全面認識，富有啟發(fā)意義，具有簡單、便捷，易于理解與使用的特點。其中“5W”分別為“WHAT”、“WHY”、“WHEN”、“ WHERE”、“ WHO”， “2H”為“HOW”和“HOW MUCH”。具體的步驟和內(nèi)容在圖1中介紹：

使用5W2H分析法，就是要通過按順序逐步分析回答：做什么、用什么方法、為什么、什么時間、什么地點、什么人、收獲多少，七個問題，最終掌控事物本質(zhì)，清晰的界定和表述事物。

二、前置管理思想的5W2H分析

（一）什么是前置管理（WHAT）

管理是指在特定的環(huán)境條件下，以人為中心通過計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制及創(chuàng)新等手段，對組織所擁有的人力、物力、財力、信息等資源進行有效的決策、計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制，以期高效的達到既定組織目標的過程。與管理相比，前置管理是在滿足管理定義內(nèi)容的基礎(chǔ)上的事前管理，它是將日常例行性管理任務(wù)經(jīng)過分析歸納后，針對被管理對象所實施的一種預(yù)防性管理。

（二）如何前置管理（HOW）

通過對管理定義的分析，可歸納出管理的對象可分為：人、財、物、時間、信息五大類。接下來通過舉例分別介紹這五類對象的前置管理對策。

人。人指被管理的生產(chǎn)人員、技術(shù)人員、以及下屬管理人員。對人的前置管理可包括：1）進行崗前培訓(xùn)，如組織新進工作人員學(xué)習(xí)《入職須知》和相關(guān)設(shè)備使用的注意事項等;2）預(yù)備勞動力的培養(yǎng)教育，以及整個人力資源的開發(fā)利用。

財。財是一個組織在一定時期內(nèi)所掌握和支配的物質(zhì)資料的價值表現(xiàn)。對財?shù)那爸霉芾?，在于預(yù)防應(yīng)收賬款和庫存商品的占用規(guī)模過高。主要做法：一方面應(yīng)在組織項目活動之初確保財務(wù)部門的參與并重視財務(wù)部門的意見，另一方面要加強資金預(yù)算管理，并在商務(wù)運作時實現(xiàn)資金過程控制。

物。物指對設(shè)備、材料、儀器、能源、以及物資的管理，使之物盡其用，提高利用率。對物的前置管理目前主要對象有教材庫存、電子文件檔案等。

對于教材庫存，首先要求通過落實編輯責(zé)任制來提高選題質(zhì)量;其次要加強在途庫存的協(xié)調(diào)工作，降低無效庫存;最后應(yīng)加強信息化建設(shè)，做好庫存預(yù)警，健全庫存管理，避免不必要的在途庫存增加和損失。強化電子文件前置管理則要強化管理標準的權(quán)威性，結(jié)合電子文件自動采集歸檔系統(tǒng)，建立前置管理自我反饋機制。

時間。時間是物質(zhì)存在的一種客觀形式，表現(xiàn)為速度、效率，由過去、現(xiàn)在、將來構(gòu)成連綿不斷的系統(tǒng)。時間的前置管理在高效課堂的流程設(shè)計中是考慮如何在有限的時間內(nèi)做更多的事，在不影響學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量的前提下加快學(xué)習(xí)速度、提高效率。主要做法是將學(xué)習(xí)流程重心前移，先學(xué)后教，重視學(xué)生的課前預(yù)習(xí)與預(yù)習(xí)成果反饋。

信息。信息是具有新內(nèi)容、新知識的消息，在整個管理過程中，信息是不可缺少的要素，信息的管理是提高管理效能的重要部分。信息前置管理可應(yīng)用在“假期交通病”治理中。具體做法有以下幾種：1）加強氣象、旅游、交通信息發(fā)布，引導(dǎo)路線選擇，減少交通擁堵;2）優(yōu)化交通信息服務(wù)，建設(shè)智慧型交通運輸系統(tǒng);3）針對不同交通隱患因素（如濃霧等）制定不同的隱患偵測警示系統(tǒng)，及時反饋信息，防止引發(fā)交通事故。

其他。除上述五點外，目前前置管理還應(yīng)用在：客戶關(guān)系管理、網(wǎng)絡(luò)公共信息安全危機管理、直流輸電工程故障管理、電力安全生產(chǎn)管理等。

客戶關(guān)系管理。在客戶關(guān)系管理中，更好的方式是轉(zhuǎn)變角度，在把握客戶關(guān)系時把“服務(wù)”轉(zhuǎn)變成“引導(dǎo)”。這要求在項目開始的最初階段與客戶充分溝通，預(yù)判客戶需求，這樣做將有助于在合作過程中對各類客戶進行的有意識科學(xué)引導(dǎo)，避免因觀點模糊或意見不統(tǒng)一帶來的合作效率降低。

網(wǎng)絡(luò)公共信息安全危機管理。以前置管理理念提出的網(wǎng)絡(luò)公關(guān)信息安全危機管理策略主要有以下五點：1）信息安全預(yù)測與風(fēng)險評估并行;2）及時發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)輿情態(tài)勢，增強輿情能力：發(fā)現(xiàn)、捕獲輿論態(tài)勢，從網(wǎng)民的立場分析、正面引導(dǎo)，預(yù)警（快速反應(yīng)）、處理（還原真相）;3）實行虛擬身份認證而非實名制;4）危機早期預(yù)警系統(tǒng)：在危機還處于量變潛伏期時，采取措施消除危機隱患;5）危機管理教育：普遍存在重視自然災(zāi)害危機，而對公共信息危機意識不強的問題;6）做好信息安全立法全面規(guī)劃。

直流輸電工程故障管理。在已投運的換流站中的保信子站（保護及故障錄波信息管理子站）對采集直流控制保護系統(tǒng)的內(nèi)部故障錄波信息時，存在信息上傳的可靠性和速度較差等問題。在直流控制保護系統(tǒng)中配置一套直流故障錄波前置管理機的方案，是將采集并上傳內(nèi)部故障錄波信息的工作完全交給該前置管理機，也就是說該前置管理機將專門負責(zé)直流控制保護系統(tǒng)內(nèi)部故障錄波信息的采集和遠傳。

電力生產(chǎn)安全管理。電力生產(chǎn)安全的前置管理有以下三方面：1）提高安全意識：重視農(nóng)村低壓系統(tǒng)供電安全;2）健全安全網(wǎng)絡(luò)：安全網(wǎng)絡(luò)要覆蓋到最小細胞，例如鄉(xiāng)供電所安全員;3）安全管理責(zé)任制：明確供電企業(yè)與客戶二者的分別應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。

（三）為什么要實施前置管理（WHY）

前置管理是事前管理的具體體現(xiàn)，“預(yù)防”是前置管理的核心。在日常管理中，會不可避免的存在一些違規(guī)行為和其他風(fēng)險因素，這些行為和因素會影響工作效率、降低運營成本并增加運營風(fēng)險，甚至威脅人身安全和財產(chǎn)安全。因此，應(yīng)盡早識別隱患因素，做出有針對性的計劃，科學(xué)利用管理資源，在源頭上采取有效的管理措施，對可能出現(xiàn)的問題做出事先指導(dǎo)，控制問題與隱患的積累與生長。

（四）在什么時候?qū)嵤┣爸霉芾恚╓HEN）

前置管理的管理對象類別十分廣泛但卻存在一個共同的特點，即存在問題和隱患。這些隱患常在日常例行工作當(dāng)中浮現(xiàn)出來，因此前置管理也可以簡單概括為日常工作中的問題隱患管理，因而前置管理應(yīng)貫穿于組織活動運行的整個過程中。當(dāng)各個管理對象或環(huán)節(jié)出現(xiàn)會影響組織正常運行的問題或事件，現(xiàn)有的管理流程卻無法從根本上解決這些問題時，有必要通過前置管理預(yù)防甚至杜絕這些問題的產(chǎn)生，減少問題產(chǎn)生后造成的不可避免的損失。

（五）在何處實施前置管理（WHERE）

對目前的前置管理思想的應(yīng)用情況總結(jié)分析來看，實施前置管理的“地點”十分靈活，在管理主體、管理客體、組織目的、組織環(huán)境或條件等管理要素中都可體現(xiàn)其思想。具體而言，可以在出現(xiàn)問題的對應(yīng)部門或環(huán)節(jié)中應(yīng)用該思想，做法是：強化前期規(guī)劃管理、落實責(zé)任制、加強預(yù)警、制度約束、做好部門內(nèi)協(xié)調(diào)工作等。本質(zhì)上說，前置管理是根據(jù)問題追根溯源，查找引發(fā)問題產(chǎn)生的因素或環(huán)節(jié)，對這些因素和環(huán)節(jié)采取有效的管理措施最終防止問題偏差的產(chǎn)生。

（六）誰來做前置管理，對誰前置管理（WHO）

最初為適應(yīng)不同管理客體的不同特征，管理主體往往針對不同的管理客體而存在。現(xiàn)在前置管理的執(zhí)行者同樣應(yīng)當(dāng)由這些相對應(yīng)的管理主體承擔(dān)，也就是說，之前“誰在管”，現(xiàn)在就“由誰管”。

（七）前置管理的管理過程與收獲（HOW MUCH）

參照“平衡記分卡”的創(chuàng)辦人羅伯特·卡普蘭在《閉環(huán)式管理：從戰(zhàn)略到運營》一文中提供的管理方法，得出前置管理的步驟可大致分為：隱患因素識別與規(guī)避、制定計劃、規(guī)劃實施、監(jiān)督學(xué)習(xí)、檢驗調(diào)整五步，這五個步驟構(gòu)成一個周而復(fù)始、不斷改進的閉環(huán)。在這種循環(huán)中，組織將更好的預(yù)防違規(guī)行為、提高工作效率、降低運營成本、規(guī)避運營風(fēng)險、保障組織內(nèi)部人員的人身和財產(chǎn)安全，更快的實現(xiàn)組織目標、促進組織資源的合理配置。

三、結(jié)束語

在組織的日常事務(wù)中，前置管理對于具體問題的預(yù)測與防治起到重要作用。系統(tǒng)的學(xué)習(xí)前置管理思想、制定前置管理措施，科學(xué)有效的實施前置管理策略，將有利于增加組織運行效率，加快組織目標的實現(xiàn)。

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