提升企業(yè)辦公室秘書(shū)綜合素質(zhì),助力企業(yè)發(fā)展的研討

吳俊

中圖分類(lèi)號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）2-119-02

摘 要 在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的大環(huán)境下，企業(yè)也在通過(guò)各項(xiàng)措施推動(dòng)內(nèi)部?jī)?yōu)化，以強(qiáng)化自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。作為企業(yè)內(nèi)部關(guān)鍵職位，辦公室秘書(shū)承擔(dān)著重要的責(zé)任，上傳下達(dá)、組織協(xié)調(diào)、聯(lián)系溝通等都是秘書(shū)的日常工作。辦公室秘書(shū)形象會(huì)在很大程度上影響人們對(duì)企業(yè)的感觀(guān)，甚至可以說(shuō)辦公室秘書(shū)的綜合素質(zhì)代表著企業(yè)整體辦事效率，所以提升辦公室秘書(shū)綜合素質(zhì)對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性也就不言而喻了?；谔嵘k公室秘書(shū)綜合素質(zhì)的現(xiàn)實(shí)需要，本文將結(jié)合企業(yè)日常工作對(duì)辦公室秘書(shū)應(yīng)有的綜合素質(zhì)展開(kāi)具體分析，以便提出出比較理想的辦公室秘書(shū)個(gè)人素質(zhì)及職業(yè)素質(zhì)要求，從而為企業(yè)辦公室秘書(shū)崗位的優(yōu)化建設(shè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞 辦公室 秘書(shū) 綜合素質(zhì) 企業(yè)發(fā)展

出于辦公室秘書(shū)工作特殊性的考慮，相關(guān)工作人員往往要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和溝通、協(xié)調(diào)能力。對(duì)企業(yè)內(nèi)部來(lái)說(shuō)，辦公室秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作，可以起到協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部關(guān)系的作用；從對(duì)外角度來(lái)看，秘書(shū)承擔(dān)著接待來(lái)訪(fǎng)者的工作，向來(lái)訪(fǎng)者介紹企業(yè)文化內(nèi)涵離不開(kāi)秘書(shū)的介紹，所以秘書(shū)在一定程度上可以說(shuō)成是外界了解企業(yè)的窗口。對(duì)辦公室秘書(shū)綜合素質(zhì)的提升要求，不僅是企業(yè)內(nèi)部有序性建設(shè)的需要，也是企業(yè)適應(yīng)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)發(fā)展和全球一體化的內(nèi)在要求。在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)環(huán)境中，辦公室秘書(shū)日常工作中面臨的任務(wù)和挑戰(zhàn)也在不斷變化，如果沒(méi)有高水平的綜合素質(zhì)作為基礎(chǔ)，辦公室秘書(shū)的工作將寸步難行。對(duì)于辦公室秘書(shū)綜合素質(zhì)的提升，以下將從企業(yè)運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的各方面展開(kāi)論述。

一、企業(yè)辦公室秘書(shū)綜合素質(zhì)

（一）企業(yè)秘書(shū)職業(yè)素質(zhì)要求

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，企業(yè)的發(fā)展也面臨越來(lái)越多的挑戰(zhàn)，深化企業(yè)改革、實(shí)現(xiàn)內(nèi)部?jī)?yōu)化已經(jīng)成了企業(yè)發(fā)展的不二選擇。在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，既需要面臨外部市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的壓力，也要妥善處理好內(nèi)部利益分配問(wèn)題，否則企業(yè)這艘輪船便難以在大濤洶涌的大海航行。在嚴(yán)峻的發(fā)展形勢(shì)下，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮崗位作用，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策活動(dòng)，并高效、準(zhǔn)確的將決策內(nèi)容傳達(dá)給其他部門(mén)。除此之外，在日常工作中，辦公室秘書(shū)應(yīng)當(dāng)發(fā)揚(yáng)精神，以?xún)?yōu)良的職業(yè)操守履行職責(zé)，為領(lǐng)導(dǎo)和同事提供有必要的幫助。

1.優(yōu)良的道德品質(zhì)。秘書(shū)需要經(jīng)常協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理工作，所以在日常工作中可能接觸到比較機(jī)密的文件，從而掌握部分企業(yè)機(jī)密信息。因此，秘書(shū)綜合素質(zhì)中的基本構(gòu)成便是職業(yè)道德。關(guān)于職業(yè)道德，可以細(xì)化為以下幾點(diǎn)：辦公室秘書(shū)首先要具備的素質(zhì)是保密意識(shí)，只有擁有良好的職業(yè)操守，才能抵制外界誘惑，保守企業(yè)核心機(jī)密。從個(gè)人誠(chéng)信角度出發(fā)，作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)，獲得信任才能處理企業(yè)機(jī)密文件，如果保密工作做得不好，便是辜負(fù)信任，這對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)乃至自身都是不負(fù)責(zé)任的行為。隨著電子信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)辦公基本采用電腦執(zhí)行，這在便利辦公的同時(shí)也為保密工作埋下隱患。因此，企業(yè)秘書(shū)除了職業(yè)道德外，還要掌握一定的計(jì)算機(jī)保密能力?？偠灾?，作為公司關(guān)鍵崗位的工作人員，辦公室秘書(shū)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)于律己，堅(jiān)守底線(xiàn)不動(dòng)搖，拒絕任何泄露機(jī)密信息損害企業(yè)利益的行為。

辦公室秘書(shū)需要頻繁的與公司內(nèi)部成員打交道，如果自恃崗位重要而輕視其他同事，就會(huì)導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)和員工溝通不暢，信息傳遞“失真”的狀況產(chǎn)生。因此，辦公室秘書(shū)要牢牢樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)、謙虛熱情的精神風(fēng)貌，既不能因?yàn)楣ぷ鞣爆嵍芙^處理，也不能因?yàn)樽陨碓蛟诠ぷ髦腥我馔秊椤Ａ硗?，必要的待人接物手段也是辦公室秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具備的，與人交往時(shí)，應(yīng)真誠(chéng)熱情對(duì)待他人，并在尊重他人的基礎(chǔ)上做到相互幫助。由于秘書(shū)經(jīng)常協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理工作，所以在企業(yè)中秘書(shū)往往代表領(lǐng)導(dǎo)的形象，為了維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)內(nèi)的威信，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)注重自身行為，以謙虛的心理對(duì)待企業(yè)內(nèi)的同事。

接待來(lái)訪(fǎng)者是秘書(shū)日常工作的關(guān)鍵，同樣也是秘書(shū)待人接物能力最直觀(guān)的體現(xiàn)。在接待活動(dòng)中，秘書(shū)應(yīng)在第一時(shí)間了解來(lái)訪(fǎng)者的目的，并且判斷是否有必要告訴領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)日常工作比較繁忙，事事告知領(lǐng)導(dǎo)只會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)不勝其煩。當(dāng)然對(duì)于已經(jīng)有約的來(lái)訪(fǎng)者，秘書(shū)只需要按照約定內(nèi)容進(jìn)行處理即可，如來(lái)訪(fǎng)者有秘書(shū)權(quán)限內(nèi)的合理訴求，秘書(shū)可以酌情處理，但必須注意的是，秘書(shū)權(quán)限不可逾越，代替領(lǐng)導(dǎo)做決定的行為要不得。

2.良好的心理素質(zhì)和身體素質(zhì)。激烈的市場(chǎng)環(huán)境給企業(yè)發(fā)展造成了強(qiáng)大的壓力，為了緊握發(fā)展機(jī)遇，企業(yè)在某些時(shí)間段需要進(jìn)行加班，秘書(shū)作為企業(yè)內(nèi)部的連接紐帶，一般不能輕易離開(kāi)崗位，這也就意味著加班時(shí)秘書(shū)也要在場(chǎng)，以便應(yīng)付突發(fā)問(wèn)題。不定期的加班活動(dòng)需要良好的身體素質(zhì)作為支撐，只有保證身體健康，才能更好的應(yīng)付繁重的工作。在必要情況下，秘書(shū)要調(diào)節(jié)領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門(mén)的工作，而這也對(duì)秘書(shū)的心理素質(zhì)提出要求。謙虛謹(jǐn)慎、不卑不亢始終是秘書(shū)工作的指導(dǎo)方針，對(duì)于沒(méi)有完全理會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)指令，秘書(shū)應(yīng)及時(shí)請(qǐng)教，防止錯(cuò)誤解讀造成的工作失誤。日常工作中難免和同事產(chǎn)生矛盾，如果不能相互理解而刻意極度他人，必然會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部工作呈現(xiàn)出無(wú)序狀態(tài)。

3.優(yōu)秀的工作能力。突出的工作能力是優(yōu)秀秘書(shū)必須具備的品質(zhì)。結(jié)合秘書(shū)日常工作來(lái)看，協(xié)調(diào)能力、組織能力、語(yǔ)言能力、分析能力都缺一不可。

（1）秘書(shū)每天都要處理大量繁瑣的工作，保持頭腦清晰，對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行條理性的劃分，從而制定出高效的工作方法，做到忙而不亂，這是秘書(shū)優(yōu)秀工作能力最直觀(guān)的體現(xiàn)。

（2）掌握工作規(guī)律可以實(shí)現(xiàn)工作效率最大化，按照事物輕重緩急處理是開(kāi)展工作的指導(dǎo)原則。當(dāng)然，秘書(shū)在完成大量工作的同時(shí)也要確保工作完成質(zhì)量，一旦發(fā)生疏漏，輕者減低工作效率，重者便會(huì)導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展受挫，所以秘書(shū)在進(jìn)行相關(guān)工作時(shí)，必須牢記細(xì)節(jié)決定成敗這句俗語(yǔ)。

4.廣博的知識(shí)積累。辦公室秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具備廣博的知識(shí)積累，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展涉及廣泛，政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的內(nèi)容處理不當(dāng)便可能影響企業(yè)的發(fā)展。因此，辦公室秘書(shū)要在掌握企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況的基礎(chǔ)上進(jìn)行選擇性學(xué)習(xí)，挑選有益企業(yè)發(fā)展的內(nèi)容加以學(xué)習(xí)，以便為企業(yè)的發(fā)展提供幫助。

5.現(xiàn)代信息素質(zhì)?，F(xiàn)代企業(yè)的辦公離不開(kāi)電腦，掌握信息技術(shù)的應(yīng)用時(shí)當(dāng)前辦公室工作人員必須具備的基本能力。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)將會(huì)更多的集成到計(jì)算機(jī)上，辦公室秘書(shū)想要更好的協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作，就要努力加強(qiáng)自身現(xiàn)代化信息素質(zhì)。

6.基本創(chuàng)新素質(zhì)。萬(wàn)眾創(chuàng)新是新常態(tài)下經(jīng)濟(jì)發(fā)展的“雙引擎”之一，企業(yè)生產(chǎn)效率的提高離不開(kāi)一線(xiàn)生產(chǎn)人員創(chuàng)新，但是作為工作與企業(yè)運(yùn)營(yíng)息息相關(guān)的秘書(shū)而言，必要的創(chuàng)新意識(shí)可以幫助理解和協(xié)助其他部門(mén)創(chuàng)新舉措的進(jìn)行。培養(yǎng)基本創(chuàng)新意識(shí)可以促進(jìn)辦公室秘書(shū)崗位作用的強(qiáng)化，從而更好地助力企業(yè)發(fā)展。

（二）企業(yè)秘書(shū)的職業(yè)素質(zhì)能力

1.多樣化服務(wù)。辦公室秘書(shū)要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)需要調(diào)整服務(wù)類(lèi)型，良好的文字溝通能力和日常服務(wù)能力是秘書(shū)的必備條件。辦公室秘書(shū)的前綴是辦公室，所以精通辦公室業(yè)務(wù)是秘書(shū)首先要做到的，在了解領(lǐng)導(dǎo)日常工作習(xí)慣后，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)工作方法進(jìn)行調(diào)整，以便更好的協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作，從而推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

2.智能化服務(wù)。智能化服務(wù)是辦公室秘書(shū)工作的理想狀態(tài)，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期與領(lǐng)導(dǎo)接觸，明白領(lǐng)導(dǎo)辦事風(fēng)格和個(gè)人性格，秘書(shū)可以對(duì)領(lǐng)導(dǎo)下一步將要做出的指示提前做好準(zhǔn)備，從而提高領(lǐng)導(dǎo)決策效率。

3.主動(dòng)性服務(wù)。主動(dòng)性服務(wù)說(shuō)到底說(shuō)還是工作積極性的問(wèn)題，當(dāng)秘書(shū)能在工作中保持高漲的熱情，急企業(yè)之所急，主動(dòng)新服務(wù)也就水到渠成了。

4.協(xié)同性服務(wù)。企業(yè)的發(fā)展從來(lái)都不能依靠個(gè)人實(shí)現(xiàn)，各個(gè)成員和部門(mén)間的協(xié)調(diào)工作是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力提高的必要前提。無(wú)論是辦公室工作人員還是其他部門(mén)的工作人員，都應(yīng)當(dāng)樹(shù)立協(xié)同工作的意識(shí)，尤其是辦公室秘書(shū)，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮表率作用，積極提供協(xié)同性服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部和諧氛圍的創(chuàng)建。

二、企業(yè)秘書(shū)綜合素質(zhì)提升策略

（一）實(shí)施嚴(yán)格有效的信息培訓(xùn)制度

上文中提到，利用現(xiàn)代信息技術(shù)辦公已經(jīng)成為企業(yè)中的常態(tài)化現(xiàn)象，為了更高效率的處理工作中的各類(lèi)信息，辦公室秘書(shū)必須在信息技術(shù)應(yīng)用技術(shù)方面達(dá)到基本要求。當(dāng)前辦公室秘書(shū)的信息掌握水平尚不能達(dá)到企業(yè)發(fā)展要求，所以秘書(shū)應(yīng)當(dāng)針對(duì)這種狀況做出改變，針對(duì)性的強(qiáng)化自身信息技術(shù)應(yīng)用能力，主動(dòng)接受企業(yè)開(kāi)辦的信息培訓(xùn)課程。

（二）進(jìn)行自我教育，更新秘書(shū)知識(shí)

綜合素質(zhì)不單指業(yè)務(wù)水平，文化、藝術(shù)、理論方面的知識(shí)也是秘書(shū)應(yīng)當(dāng)涉及的內(nèi)容，這對(duì)秘書(shū)接待商業(yè)合作伙伴提升企業(yè)形象來(lái)說(shuō)具有重要意義。對(duì)于在崗秘書(shū)自我教育的實(shí)現(xiàn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予支持，給予秘書(shū)更多學(xué)習(xí)時(shí)間和機(jī)會(huì)。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作水平

關(guān)于辦公室秘書(shū)工作能力的強(qiáng)化，可以通過(guò)崗前培訓(xùn)，在崗進(jìn)修等形式實(shí)現(xiàn)，但是在這一過(guò)程中，必須注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，否則培養(yǎng)出的辦公室秘書(shū)業(yè)務(wù)能力便得不到保障。

（四）培育創(chuàng)新思維

創(chuàng)新是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要?jiǎng)恿Γ髽I(yè)發(fā)展需要工作人員的集思廣益，擁有創(chuàng)新意識(shí)的辦公室秘書(shū)可以為其他工作人員的創(chuàng)新行為提供更加周到的服務(wù)，所以辦公室秘書(shū)應(yīng)當(dāng)培育自身創(chuàng)新思維，通過(guò)創(chuàng)新思維協(xié)助同事工作，推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（五）加強(qiáng)應(yīng)變能力和判斷能力

辦公室秘書(shū)需要應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)要求和企業(yè)內(nèi)部的突發(fā)事件，故而應(yīng)變能力和判斷能力的培養(yǎng)也是至關(guān)重要的。對(duì)于企業(yè)中各個(gè)部門(mén)的運(yùn)行狀況，辦公室秘書(shū)要從全面的視角著眼，理清企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)間的關(guān)系，從而為有條理的解決實(shí)際問(wèn)題提供理論基礎(chǔ)。在日常工作中，辦公室秘書(shū)必須時(shí)刻保持清醒的頭腦，防止因疏漏產(chǎn)生的不必要損失。

三、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)辦公室秘書(shū)的工作不僅是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，更是服務(wù)企業(yè)發(fā)展的全過(guò)程。在參與企業(yè)決策和協(xié)調(diào)管理等各項(xiàng)工作時(shí)，秘書(shū)人員應(yīng)充分調(diào)動(dòng)自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)和綜合素養(yǎng)，積極為領(lǐng)導(dǎo)和同時(shí)提供有益服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部?jī)?yōu)化趨向形成。最后，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的大環(huán)境下，辦公室秘書(shū)要不斷學(xué)習(xí)充實(shí)自己，以便適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要。

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