新時期如何加強高校教師業(yè)務檔案管理

李瑜

【摘要】高校教師的業(yè)務檔案，是對高校教師在校期間的教學、科研、獎懲等方面的真實記錄。無論是對教師未來的職業(yè)發(fā)展，還是學校對教師進行管理都至關重要。在新的時期，高校教師業(yè)務檔案的形式和內容發(fā)生了一定的變化，為此本文基于新時期的背景，對當前高校教師業(yè)務管理中存在的問題進行探討，并提出加強策略。

【關鍵詞】新時期;高校教師;業(yè)務檔案

一、當前高校教師業(yè)務檔案的管理現(xiàn)狀

（一）在業(yè)務檔案管理模式上有些落后。當前很多高校尚未實現(xiàn)完全信息化、現(xiàn)代化的高校教師業(yè)務檔案收集，主要是以實體收集為主，之后對這些業(yè)務檔案進行分類管理，并對業(yè)務檔案進行管理?；趥鹘y(tǒng)高校教師業(yè)務檔案管理模式，檔案室是非常重要的職能部門，可以說是無法替代。管理員對這些業(yè)務檔案的管理，主要是采集、整理、儲存和保管。因為尚未實現(xiàn)完全的信息化和電子化，因此這些檔案除了能為教師的職稱評選等提供參考依據(jù)外，還不能形成巨大的信息庫。在大數(shù)據(jù)時代，顯然這種檔案管理方式已經有些落后。

（二）業(yè)務檔案管理存在局限性。高校教師業(yè)務檔案管理的局限性主要表現(xiàn)在三個方面：第一，高校業(yè)務管理人員意識創(chuàng)新不足，甚至不愿意創(chuàng)新，這種墨守成規(guī)的態(tài)度影響了教師業(yè)務檔案管理在新時期的發(fā)展。再加上當前的教師業(yè)務檔案主要是紙質檔案，所以在收集上的難度可想而知。而且整個檔案管理過程都是人工操作，程序多，歸檔的質量實在難以提升。第二，當前高校業(yè)務管理工作基本上都是一些不斷循環(huán)的工作，缺乏創(chuàng)新，打擊了檔案管理人員的工作積極性。當前檔案儲存形式主要是“單人單卷”，管理人員在進行保管的過程中，就是對這些業(yè)務檔案循環(huán)的歸卷、分類、編號、排列上架。檔案管理員一般都是被動工作，缺乏主動服務。第三，當前高校教師業(yè)務檔案管理的利用十分單一。主要是針對本校一些和教師相關的基礎工作的利用，但對教師的培養(yǎng)、教學評估等方面的利用卻很少。教師業(yè)務當然更像是一種走形式的“交作業(yè)”。

二、新時期如何加強高校教師業(yè)務檔案管理的策略

（一）實現(xiàn)開拓式的業(yè)務檔案管理。雖然教師業(yè)務檔案管理和檔案管理有一些共性，但其自身更具備個性。因為是高校教師的業(yè)務檔案管理，所以這些業(yè)務檔案具有獨特的學術氣息以及教學風格。在教師業(yè)務檔案進行管理的時候，要秉著與教師觀念相符合的理念，增加服務內容和方式。比如在檔案收集中，要盡可能以方便教師為核心，可以采用網絡收集的方式。業(yè)務檔案管理應該符合新時期的思想和思路，不能再遵循以往的模式。所以在各種新管理方式、理念創(chuàng)新的新時期，檔案管理者一定要具備開拓和創(chuàng)新的精神，而不是日復一日、年復一年的重復單一的工作。創(chuàng)建學習型組織，實現(xiàn)創(chuàng)新、可持續(xù)發(fā)展。

（二）實現(xiàn)信息化的管理模式。以往的業(yè)務檔案都是以紙質文本的方式進行歸檔，檔案的采集基本上也是紙質形式，整理工作則是對實體檔案的整理。而在新時期，業(yè)務檔案除了紙質檔案之外，還有電子檔案，因此高校教師業(yè)務檔案管理工作必須實現(xiàn)信息化、數(shù)字化的管理模式。文檔的形式不再是紙質、手寫文件，而是在電腦上儲存的電子文件;一些業(yè)務資料的采集，也不再單純通過紙質進行記錄，而是采用相機、錄像等形式進行采集。信息化的教師業(yè)務檔案管理工作更加簡單，能夠節(jié)約大量的人工成本。檔案的管理者在對業(yè)務檔案進行整理和歸檔的過程中，還能再進行二次監(jiān)督，確保業(yè)務檔案的完整性。不過，也因為當前的網絡安全問題一直令人擔憂，在管理中高校也要加強網絡安全防護工作，確保電子業(yè)務檔案系統(tǒng)不被入侵。

（三）實現(xiàn)活性化的業(yè)務檔案管理。也就是通過一些先進的信息技術，實現(xiàn)靜態(tài)檔案資源的動態(tài)化傳遞，實現(xiàn)多渠道、多形式的業(yè)務檔案共享。也就是說，在前期對高校教師業(yè)務檔案進行采集、處理等工作，最終形成檔案信息后，再通過復制、交換、網絡傳輸?shù)确绞?，實現(xiàn)業(yè)務檔案的流動，使其從靜態(tài)的文字信息，轉變?yōu)榭山涣?、分項的動態(tài)信息。這樣一來，無論對教師進行職稱提升，還是評優(yōu)評選，都能隨時靈活調用這些檔案，不再像傳統(tǒng)檔案管理那樣繁瑣。

（四）實現(xiàn)研究化管理。對教師業(yè)務檔案的管理，并不只是簡單的儲存、保管，管理者在新時期還應該具備一些創(chuàng)新意識和理念。比如對管理模式的創(chuàng)新，檢索模式的創(chuàng)新等。第一，業(yè)務檔案管理員要從宏觀的角度出發(fā)，對本校教師業(yè)務檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，發(fā)現(xiàn)其中存在的不符合新時期特性的落后現(xiàn)象，以及必須解決的問題，尋找可進行創(chuàng)新發(fā)展的路徑。第二，對本校教師業(yè)務檔案管理工作進行規(guī)劃設計，也就是對其整體的構想進行規(guī)劃，根據(jù)未來的發(fā)展目標進行創(chuàng)新的設計。并對總目標進行階段劃分，再規(guī)劃每一階段實現(xiàn)目標的具體構想和工作，形成一個實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的長遠規(guī)劃。第三，加強實踐。規(guī)劃好做，但實踐卻難行。在具體的實踐中，同樣需要創(chuàng)造性。檔案管理者需要對各種資源、工作進行統(tǒng)一的調控和規(guī)劃，落實改革，創(chuàng)新改革，真正做到踐行改革。

三、結束語

在新時期教師業(yè)務檔案管理的方式和工具一直都在創(chuàng)新，為教師業(yè)務工作帶來了方便和革新。因此，通過現(xiàn)代化的手段和理念，對高校教師業(yè)務檔案管理工作進行不斷完善，已經是新時期的大趨勢。希望本文的分析，能夠為高校教師業(yè)務檔案管理工作在新時期的發(fā)展，提供一些有價值的參考。

【參考文獻】

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