淺談檔案信息化建設(shè)

葛文莉

【摘要】檔案現(xiàn)代化是旗幟，檔案數(shù)字化是基礎(chǔ)，檔案信息化是目的，檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)組織，加強(qiáng)管理，多管齊下，多措并舉，才能加快檔案信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】檔案;信息化;建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已成為今后檔案發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化建設(shè)需要運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，是各級檔案部門配合協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜的系統(tǒng)工程，可以說檔案現(xiàn)代化是工作目標(biāo)，檔案數(shù)字化是基礎(chǔ)，檔案信息化是目的，做好檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)組織，加強(qiáng)管理，多管齊下，多措并舉，才能加快檔案信息化建設(shè)。

一、信息化建設(shè)是今后檔案工作發(fā)展的必然趨勢

進(jìn)入數(shù)字時(shí)代，現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)快捷、高效、準(zhǔn)確、便利的服務(wù)優(yōu)勢，深刻地影響著檔案工作?，F(xiàn)在檔案的前身文件資料產(chǎn)生流轉(zhuǎn)已經(jīng)發(fā)生了變化，從過去的手工管理轉(zhuǎn)向信息網(wǎng)絡(luò)的處理流轉(zhuǎn)，檔案管理工作也要隨之發(fā)生變化，檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)實(shí)施的要求，是數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的要求，是開發(fā)利用檔案價(jià)值的要求，也是檔案館自身發(fā)展的要求。

二、檔案信息化建設(shè)當(dāng)前存在的問題

（一）我縣的檔案信息化建設(shè)工作與檔案現(xiàn)代化發(fā)展差距大。我們現(xiàn)在仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理為主，對于在日常工作中產(chǎn)生的大量電子文件的歸檔基本是空白;檔案信息化，在區(qū)州單位的普及要廣泛一點(diǎn)，在縣鄉(xiāng)一級推廣比較難，很大程度上，阻礙了檔案信息化建設(shè)發(fā)展的步伐。

（二）檔案管理軟硬件的不統(tǒng)一，相互不能通用，缺乏信息化管理功能。各縣市使用檔案管理軟件不統(tǒng)一，給檔案信息化建設(shè)帶來了很大的障礙。以吉木薩爾縣為例，檔案管理軟件有用新科的，有用泰坦的，有用新源的，還有用夏爾的，地稅局、法院、檢察院及農(nóng)發(fā)行等垂直單位都使用上級單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)自帶的檔案管理軟件，可以說檔案管理軟件五花八門、各自為政，沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)通用的檔案管理軟件。

（三）傳統(tǒng)的檔案館向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變難度大。因?yàn)橐郧皺n案館接收的都是紙質(zhì)檔案，而且數(shù)量大，檢索工具也是紙質(zhì)的。檔案館要從傳統(tǒng)的檔案館向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，僅僅靠檔案館現(xiàn)有人員從目錄輸入、掃描、掛接，完成這項(xiàng)信息化最基礎(chǔ)的工作，可能需要幾年的時(shí)間，甚至更長的時(shí)間，各地方檔案部門經(jīng)費(fèi)本來就緊張，經(jīng)費(fèi)的不足，成為檔案館數(shù)字化發(fā)展的又一大障礙。

三、加快檔案信息化建設(shè)的對策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識。要加快檔案信息化建設(shè)，首先要更新擴(kuò)展各級領(lǐng)導(dǎo)的知識領(lǐng)域，要聘請專門的檔案管理人員，加大領(lǐng)導(dǎo)層面信息化知識培訓(xùn)，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理現(xiàn)代化的重要性和必要性。

（二）現(xiàn)代化人才隊(duì)伍的引進(jìn)和培養(yǎng)。從目前各級檔案工作人員的學(xué)歷看，檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人才非常少;在新疆各大中專院校，檔案管理專業(yè)也是寥寥無幾，無法培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)專業(yè)人員，應(yīng)該從教育層面培養(yǎng)更多的檔案管理現(xiàn)代化的人才隊(duì)伍，以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。

（三）加大投入，開發(fā)適應(yīng)檔案管理的軟硬件設(shè)施設(shè)備。要加快檔案信息化建設(shè)，最主要的是有財(cái)力、人力、物力的支撐，集中力量開發(fā)現(xiàn)代化檔案管理軟件，能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化、信息化的開發(fā)利用需求，居多重功能于一體，而且容量大，操作簡單，讓檔案利用者可以輕松方便地查詢到自己需要的信息。

（四）加快檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)和普及。檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，首先，上級業(yè)務(wù)部門要統(tǒng)一建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一使用。其次，各單位要使用統(tǒng)一的檔案管理軟件、硬件，打破現(xiàn)在軟件使用各自為陣的局面，才能更快捷方便地開發(fā)利用檔案信息資源，共享信息資源，為社會發(fā)展和廣大人民群眾充分利用檔案資源提供便利的條件。

（五）加快檔案信息化建設(shè)，要以項(xiàng)目建設(shè)為支撐。各級檔案部門要積極爭取中央、上級部門以及同級黨委政府的大力支持，多措并舉，多渠道進(jìn)行檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)。

（六）增強(qiáng)保密意識，采取有效措施構(gòu)建檔案信息化建設(shè)。增強(qiáng)保密意識，采取有效措施，構(gòu)筑檔案信息的安全保障體系。檔案部門應(yīng)樹立科學(xué)正確的檔案信息安全觀念，結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，形成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案信息的安全保障體系。

四、結(jié)論

總之，加快檔案信息化建設(shè)，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識;認(rèn)真研究，合理規(guī)劃，爭取支持，加大投入，配備人才;要抓住機(jī)遇，努力把檔案信息化建設(shè)作為服務(wù)民生的一項(xiàng)重要工作來抓，加大投入，逐漸增配軟、硬件設(shè)施，打好工作基礎(chǔ)，使檔案的信息化管理水平邁上一個(gè)新臺階，為社會創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

【參考文獻(xiàn)】

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