如何做好事業(yè)單位檔案信息安全管理工作

侯嬌嬌

【摘要】信息化時代的發(fā)展，不只是事業(yè)單位項目開展的模式，還優(yōu)化了事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作，信息化建設(shè)提升了管理效率，但也呈現(xiàn)出了很多安全方面的問題。文章基于安全管理層面，詳細介紹了加強單位內(nèi)部檔案信息安全管控的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案信息;安全管理

采用信息化系統(tǒng)解決問題，是當前時代發(fā)展的重要趨勢，事業(yè)單位需要緊跟社會潮流，采用先進的技術(shù)來管理檔案信息。信息化建設(shè)能夠提升檔案管理效率，加大管理的準確性。在檔案信息化管理過程中，要保證檔案資料的安全性，避免信息泄露。本文主要基于事業(yè)單位檔案管理常見的不足，分析了有效的安全保護措施，由此保障檔案信息的安全水平。

一、事業(yè)機構(gòu)檔案信息化管理的意義

隨著高新科技的不斷進步，以計算機與互聯(lián)網(wǎng)為首的信息系統(tǒng)已在各行各業(yè)中得到廣泛使用。以往檔案的入檔管理形式、存儲方式、檢索、查找等都無法滿足時代發(fā)展的要求，慢慢被計算機與互聯(lián)網(wǎng)為主的信息系統(tǒng)所替代?，F(xiàn)代很多電子商務(wù)以及OA辦公智能化系統(tǒng)，電子資料在線傳遞、批閱等，令檔案管理工作的環(huán)境與形勢都出現(xiàn)了明顯的改變。所以，注重檔案信息化管理已變成各檔案管理部門重要的歷史職責與必然選擇，事業(yè)機構(gòu)受到黨委及政府部門的領(lǐng)導(dǎo)，建立黨組或是當委員，歸屬國家機構(gòu)編制一類等特殊的屬性。此外，伴隨事業(yè)單位逐漸轉(zhuǎn)企變革，單位內(nèi)部檔案管理工作越來越繁瑣，動態(tài)化管控就顯得尤為重要。再加之單位內(nèi)檔案具有記錄單位發(fā)展歷程、組織改變、人員任免與大型歷史實踐等職能。其可以為單位的發(fā)展和革新提供原始依據(jù)，為員工的選聘提供借鑒。為適應(yīng)新時期事業(yè)機構(gòu)的發(fā)展，加強檔案信息管理工作的信息化建設(shè)，使得單位內(nèi)部檔案工作獲取顯著的發(fā)展是非常重要的。

二、事業(yè)單位檔案信息管理中常見的安全問題

（一）物理問題。這是檔案資料管理中最明顯與最突出的問題之一。檔案資料存儲的條件和環(huán)境便是物理安全的重要內(nèi)容。保證存儲檔案資料的物理條件的溫濕度在穩(wěn)定狀態(tài)下，這樣有利于防止消磁等情況的出現(xiàn)。就實際管理中產(chǎn)生的問題的來說，計算機本身的軟硬件質(zhì)量及水平，人為操控錯誤均可能導(dǎo)致檔案信息的損壞。

（二）軟件問題。軟件屬于計算機平臺的關(guān)鍵構(gòu)成部分，類似計算機的靈魂。若想得到檔案資料的安全運行與高使用率，就必須確保軟件安全。在實際運行中，操控軟件應(yīng)嚴格根據(jù)相關(guān)規(guī)范及標準，管理軟件應(yīng)用權(quán)限。

（三）信息問題。信息安全屬于檔案信息管理的關(guān)鍵內(nèi)容，主要涉及信息加密、信息安全保存、信息備份和恢復(fù)、信息庫安全、云信息安全等。確保檔案信息安全屬于檔案資料管理工作的立足點與落腳點，所有工作均基于此思考[1]。有些單位單位在管理檔案資料時會忽略信息安全問題，未對關(guān)鍵檔案資料實施備份處理，也未設(shè)置檔案資料的應(yīng)用權(quán)限，這嚴重威脅到檔案信息的安全。

（四）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障。網(wǎng)絡(luò)節(jié)點的限制會影響到計算機系統(tǒng)，降低計算機系統(tǒng)的安全性，進而威脅到檔案資料的安全。部分事業(yè)單位并未設(shè)置專門的安全防護者來處理網(wǎng)絡(luò)的限制，在檔案泄露以后才了解到人員設(shè)置方面存在的疏忽與漏洞，對事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展帶來了巨大的損失。

三、加強事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的途徑

事業(yè)單位內(nèi)檔案工作需將信息安全控制視為重要目標，根據(jù)其中存在的安全管理問題，要有針對性地展開安全管理，其主要從以下幾點入手：

（一）強化物理保護。物理保護是事業(yè)單位內(nèi)檔案安全管理的有效途徑之一，其主要是在選取檔案室與信息存儲設(shè)施時兼顧到安全問題。檔案室的安全應(yīng)展開特殊規(guī)劃，并評價安全，包含檔案室內(nèi)的溫濕度、抗火、防盜等，并按照要求配置完整的設(shè)施，挖掘檔案管理的作用，保證安全。物理保護還涉及對存儲電子文件的電子設(shè)施硬件與自帶軟件進行安全管理，需選取性能優(yōu)良的硬件產(chǎn)品保存電子文件，通常情況下，計算機系統(tǒng)固有的軟件沒有安全問題，但若通過重裝系統(tǒng)或是應(yīng)用中調(diào)整就可能出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，從而導(dǎo)致電子文件出現(xiàn)丟失或破壞，如此就需要檔案管理過程安全防護電子設(shè)施的軟件。

（二）強化技術(shù)保護。事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料管理中需采用先進的技術(shù)創(chuàng)建出安全穩(wěn)定的信息化平臺，對接收歸檔的檔案資料從根源審查就保證安全，保存時要加強安全保護，對部分共享的檔案資料應(yīng)展開安全審查，采取全過程的安全控制。在常規(guī)檔案管理工作中，有些電子文件的保存會利用外部設(shè)施，對此也要加強安全保護，避免病毒侵襲系統(tǒng)，連接網(wǎng)絡(luò)時更應(yīng)該重視安全防護。另外，需要借助大數(shù)據(jù)環(huán)境創(chuàng)建檔案資料的備份平臺，如此不僅可以節(jié)省保存空間，還可以避免檔案信息產(chǎn)生問題后失去唯一性。

四、結(jié)束語

總之，保證檔案資料的安全性是事業(yè)單位內(nèi)檔案管理的重要內(nèi)容，關(guān)系著單位及大眾的切身利益。采用先進的信息系統(tǒng)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)單位檔案工作的科學(xué)性、高效性，也促使事業(yè)單位內(nèi)檔案資料受到多方面的安全影響，當下要客觀對待檔案資料安全問題，并創(chuàng)建健全的檔案資料安全管理系統(tǒng)，以更好地保障事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料的安全性。

【參考文獻】

[1]王麗英.大數(shù)據(jù)環(huán)境下的事業(yè)單位檔案信息保密研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：35+44.

[2]孫要男.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）：75.

[3]張日冰.事業(yè)單位檔案安全保障體系的構(gòu)建策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（22）：123+171.