中能公司“1143”會議實效管理法初探

張曉寧

陜西中能煤田有限公司是一家由私營企業(yè)經(jīng)過兩次兩制而成的現(xiàn)代化國有控股企業(yè)，成立于2003年，建有規(guī)范的法人治理結構。10多年來，公司秉承“不求最大但求最好”的核心理念，實現(xiàn)由小到大、由弱到強的快速成長。2013年底，由于資源重疊問題下轄榆陽煤礦被政策性關閉。2014年起，公司按照“三轉三安三變三成”戰(zhàn)略總部署，以“一體兩翼”為支撐，以“第四代新礦井爭先探索者、關閉礦井轉型率先實驗者、煤礦托管服務領先實踐者”為發(fā)展定位，以“五位一體、共融共贏，四大事業(yè)、同興同強，優(yōu)先聚力袁大灘、轉型升級，爭先奮力托管礦、平安創(chuàng)利”為格局，以“三年雙五百、五年雙千萬”愿景目標引領，正致力于打造國有煤礦關閉自己求生存謀發(fā)展的示范、資產(chǎn)盤活的典范、四代礦井建設的示范。

在行業(yè)去產(chǎn)能大背景下的中能，正處于爬坡過坎的關鍵時期，四大風險環(huán)繞、資金短缺受窘、項目推進遇阻。在多重困難和挑戰(zhàn)直逼、工作千頭萬緒的關鍵時刻，必須要注重發(fā)揮集體智慧，科學決策，走穩(wěn)走好過關邁坎的每一步，方能安然?！皶h”作為發(fā)揮集體智慧的重要方法和手段在此關鍵時期顯得尤為重要，如何既解決問題又不沉溺于“會海”，既提高會議效率也講求會議成本，做到重要會議辦出質量、日常會議辦出效率、對外會議辦出形象，成為中能會議組織者首當其沖需要解決的重要課題。

經(jīng)實踐總結，中能公司初步形成“1143”會議實效管理法：“1”是建好一項制度，即《會議管理辦法》，使會議管理制度化?！?”是定好一個規(guī)范，即《會議籌備與組織操作規(guī)范》，使會議管理流程化、規(guī)范化。“4”是抓好四個關鍵，即會議計劃審批、會議組織實施、會議質量效率提升、會議經(jīng)費控制。“3”是實現(xiàn)三個目標，即重要會議辦出質量、日常會議辦出效率、對外會議辦出形象。

一、中能公司會議基本情況

（一）會議的作用。會議是有組織有領導地商議事情的集會。它包含四個要素：有組織、有領導、商議事情、集會。四個要素缺一不可，否則就不是會議。會議是企業(yè)實行集體領導的方法之一，也是企業(yè)日常工作的一種重要形式。在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策，統(tǒng)一思想，提高認識，進行決策，布置工作，調查研究，交流經(jīng)驗，統(tǒng)籌協(xié)調，糾正失誤，解決問題等方面有重要的作用。會議的根本是解決問題，但會議不是解決問題的唯一途徑。會議不是目標，只是一種手段，也就是說“會”是形式，“議”才是關鍵。

（二）中能公司會議管理演變。2005年，出臺《會議管理制度》，明確了會議召開的原則、分類、組織、會議的要求等，實現(xiàn)了會議分級分類管理。2007年，建立每周四高層碰頭制度，成為班子成員溝通協(xié)商解決問題的高效會議。2013年，按照中央八項規(guī)定要求，精簡壓縮會議，將總經(jīng)理安全辦公會議同每月第一個晨會合并召開、七一會議同半年工作會議、干部述職考評會合并召開，大大提高了會議效率，降低會議成本。2015年，下發(fā)《關于規(guī)范公司安辦會和周調度會有關事項的通知》，從工作匯報、工作安排、督辦落實、會議紀律等提出明確要求，力爭通過開短會、說實話控制會議時間，提高效率，不斷改進會風，提升質量。2016年，下發(fā)《關于規(guī)范優(yōu)化公司會議管理的通知》，建立了總經(jīng)理協(xié)調會制度。2018年，公司修訂印發(fā)《會議管理辦法》，編制形成《會議籌備與組織操作規(guī)范》?！掇k法》旨在規(guī)范公司機關會議管理，提高會議效率，保證會議質量，節(jié)約會議費用，同時明確了會議召開的原則、會議組織及職責、會議的分類及審批、會議的紀律，以及主要會議的召開時間、參會人員、主要議程、督辦落實等?！兑?guī)范》按照會議組織流程和標準對會議計劃與審批、制發(fā)會議通知、會議籌備、會議組織、會后工作的主要工作內容和要求進行了約定和規(guī)范，使會議組織流程化、標準化。

（三）中能公司機關主要會議類別。一類會議：由公司董事長、黨委書記或總經(jīng)理主持召開的綜合性、全局性會議。包括年度工作會議、年中工作會、董事長辦公會、總經(jīng)理協(xié)調會暨安全辦公會議、高層碰頭會。二類會議：由公司有關部門主辦，以公司名義或以公司有關部門名義召開的專業(yè)性會議。包括年度財務預算會議、周調度會、經(jīng)濟活動分析會、績效考核小組會議等。

二、中能公司會議實效化管理的具體舉措

規(guī)范會議管理、保證會議質量、提高會議效率、節(jié)約會議經(jīng)費，是中能公司會議組織者做好新形勢下會務管理工作的基本要求。中能公司會議管理的重點是抓好“四個關鍵”：

（一）實行會議計劃及審批制度。結合公司業(yè)務特點和工作需要，制定會議管理制度和流程，實行年、月會議計劃制度，明確會議組織實施部門和審批程序要求，細化各類會議的組織標準和形式，嚴格控制會議的規(guī)格、規(guī)模、數(shù)量和會期。嚴格履行會議審批程序，一并審查會議經(jīng)費預算。

（二）做好會議的組織實施工作。設立兼職會務管理人員，明確主要例會的歸口管理部門（主辦部門），做到分工明確、職責清晰。要求會議主辦部門增強超前服務意識，做好會前準備（會議申請報批、會議通知下達、會議方案撰寫、各類材料準備、會場布置、設備調試等）、會中記錄，以及會后新聞報道、執(zhí)行督促和資料歸檔等工作?？傮w要求是：會議組織方面，會前籌備充分，文件、材料以及證件等印制準確、規(guī)范、美觀，接待工作準確無誤;會場布置方面，會場席位分布有序、整齊，位次排序正確合理，文件擺放整齊有序，指示牌位置明顯、標識準確，會議設施良好完備;會議服務方面，后勤保障措施到位，服務標準統(tǒng)一，服務準確到位無差錯;會后工作方面，會議紀要起草及時，重要會議總結上報及時，會議資料歸檔及時、完整，會議議定事項督促檢查落實到位。

（三）切實提高會議的質量效率。本著精簡、高效、節(jié)儉的原則，從嚴控制會議數(shù)量和會議規(guī)模，盡量壓縮會期。大力提倡壓縮合并召開會議，少開會、開短會，力求以最少的會議活動取得最佳的工作效果，實現(xiàn)重要會議辦出質量，日常會議辦出效率，對外會議辦出形象。1.嚴格控制會議數(shù)量。凡業(yè)務相近、聯(lián)系緊密的會議，原則上合并召開或套開;凡能通過發(fā)文、內部網(wǎng)絡和電話部署的工作，原則上不召開會議。2.嚴格明確會議紀律。要求會前十分鐘進場，不得遲到、早退和在會議上交頭接耳。不能出席會議時，須向會議主持人請假，并告知會議主辦部門。對于替代出席會議的人員，要求會后立即匯報傳達相關會議精神。參會前須將手機關閉或設置在靜音狀態(tài)，不得在會議現(xiàn)場接打手機，不得隨意進出會場。嚴守會議保密制度。3.嚴格控制會議時間。會議材料由主辦部門、協(xié)辦部門、公司領導層層把關;討論發(fā)言時，要求發(fā)言者緊扣會議主題展開討論，語言要準確、簡練。4.會前充分準備溝通。董事長辦公會議案等經(jīng)逐級溝通后于會前3日發(fā)各參會人員?？偨?jīng)理協(xié)調會需協(xié)調事項提前上報，整理后分發(fā)各領導。5.發(fā)言積極誠懇務實。工作匯報要求重點突出、簡潔明了，做到定量工作說指標、定性工作說結果，時間不超5分鐘。安排工作要求任務目標清晰、時間節(jié)點明確、責任落實到人，改進工作要提出具體要求和標準，對解決問題要提出具體的措施辦法。6.督辦落實形成閉環(huán)。會議紀要一般于會議當天或次日下發(fā)。特別是總經(jīng)理協(xié)調會暨安全辦公會紀要同督辦表一并下發(fā)，定期跟進督辦會議確定事項落實，落實情況下次會議通報。未完成事項持續(xù)督辦，直至完成。

（四）嚴格控制會議的各項費用。目標是會議經(jīng)費執(zhí)行情況良好、支出符合規(guī)定。嚴格執(zhí)行會議費開支范圍和開支標準，嚴格按照中央八項規(guī)定和公司的有關規(guī)定執(zhí)行，做到不發(fā)放紀念品，不懸掛橫幅，不擺放水果、花草、臺簽等。對于會議地點選擇，要求在公司所在地召開的會議，原則上使用公司現(xiàn)有會議室;不租用高級賓館、飯店;會議期間不組織與會議無關的活動。做好公務接待管理認真落實中央八項規(guī)定和公司《公務接待及招待費管理辦法》，會議就餐一般以工作餐或簡餐為主，嚴格酒水使用審批（須經(jīng)主管領導或董事長審批），力爭做到依法依規(guī)接待。

三、效果

“1143”會議管理法使中能公司會議管理做到了會議制度完善、流程精益規(guī)范，會前準備充分、會議協(xié)調順暢，會場秩序良好、環(huán)境布置優(yōu)美，會議服務周到。特別是機關的會議管理規(guī)范、簡樸高效，較好地保證了會議質量和效果，使會議實效化落地。