高校畢業(yè)生檔案去向查詢應用的設計與實現(xiàn)

鄧晶

【摘要】本文從武漢鐵路職業(yè)技術學院學生檔案轉遞工作的實際情況出發(fā)，針對畢業(yè)生由于信息不對稱造成咨詢量激增的問題進行探討研究，開發(fā)一個畢業(yè)生檔案去向查詢應用程序，現(xiàn)以該應用的設計與實現(xiàn)談談自己的認識，以便有關高校工作人員參考。

【關鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+;檔案去向;查詢應用;管理

當前各高校學生檔案仍以紙質為主、電子為輔的手段進行管理，隨著高校學生數(shù)量的增長以及畢業(yè)生就業(yè)形式的多元化，畢業(yè)生檔案轉遞工作也迎來了新的挑戰(zhàn)。畢業(yè)生檔案經(jīng)由學校寄出后，越來越多的畢業(yè)生需要咨詢其檔案的去向，而檔案去向管理多依賴人工查詢方式進行，主要由檔案管理人員口頭解答各類問題，這對于檔案管理人員及畢業(yè)生來說都是耗時間耗精力的事情。因此，在新時代“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，借助信息化手段去管理畢業(yè)生檔案的轉遞信息迫在眉睫。

武漢鐵路職業(yè)技術學院每年畢業(yè)生約有4300人，配備專職檔案管理員1名，學生助理2名，畢業(yè)生檔案去向管理工作量大，依靠現(xiàn)有的人力難以實現(xiàn)高效管理。學校學工處在認真調研的基礎上組織開發(fā)了武漢鐵路職業(yè)技術學院畢業(yè)生檔案去向查詢應用程序，該應用可同時支持PC端及移動端訪問，查詢精確，傳播途徑多樣，現(xiàn)就該應用的設計與實現(xiàn)談談自己的認識，以便有關高校工作人員參考。

一、檔案去向查詢應用的需求

畢業(yè)生檔案去向查詢應用的服務對象是已經(jīng)畢業(yè)的學生，為學生提供便利服務的同時也需要兼顧到管理部門的需求，因此需滿足以下兩點：

（一）畢業(yè)生查詢的需求。畢業(yè)生最關心的即是檔案是否轉出、檔案接收單位、接收地址、檔案收件人信息及郵政編號等信息，畢業(yè)生的查詢條件必須保證唯一性。

（二）檔案管理員管理的需求。檔案管理員需對檔案去向轉遞信息進行收集、增加、修改、刪除、更新等操作，保證數(shù)據(jù)的及時性及準確性，并能通過系統(tǒng)對檔案轉遞情況進行統(tǒng)計分析。基于畢業(yè)生自身查詢需求以及檔案管理員有序管理需求，將畢業(yè)生檔案轉遞信息以數(shù)字化的形式存儲以計算機網(wǎng)絡化的形式聯(lián)結，再輔以微信公眾號、QQ等宣傳渠道，進而為畢業(yè)生提供快速、便捷的查詢?yōu)g覽功能，運用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維實現(xiàn)突破時空限制的信息資源共享。

二、檔案去向查詢應用的設計

根據(jù)上述兩類人員的需求，應用功能主要分為前臺檔案查詢模塊和后臺檔案管理模塊。前臺檔案查詢模塊包括畢業(yè)生查詢條件輸入和檔案轉遞信息展示，使用對象為畢業(yè)生。后臺檔案管理模塊包括數(shù)據(jù)表管理、對檔案轉遞數(shù)據(jù)的增加、修改、刪除、查詢及統(tǒng)計等操作，使用對象為檔案管理員。應用功能模塊主要包含檔案查詢、檔案管理及數(shù)據(jù)庫設計三大模塊。

（一）檔案查詢設計。檔案查詢使用對象是學生，學生輸入姓名和學號后即可查看自己的檔案派遣信息，同時為了保證學生隱私及準確性，不支持模糊查詢。

（二）檔案管理設計。檔案管理主要是便于檔案管理員進行有序管理，數(shù)據(jù)表管理即根據(jù)實際需要，定義和調整應用使用的數(shù)據(jù)表字段、格式，除此之外，還需要對數(shù)據(jù)進行增加、刪除、修改、查詢和統(tǒng)計等操作。

（三）數(shù)據(jù)庫設計。根據(jù)需求，該應用涉及到的數(shù)據(jù)庫表有學生信息表、檔案轉遞數(shù)據(jù)表和日志表，其中學生信息表和檔案轉遞數(shù)據(jù)表以學生學號為主鍵進行關聯(lián)，日志表記錄數(shù)據(jù)修改途徑，保證數(shù)據(jù)庫的安全性。

三、檔案去向查詢應用的實現(xiàn)

（一）查詢應用程序開發(fā)。根據(jù)應用的功能設計，開發(fā)畢業(yè)生檔案去向查詢應用程序?？紤]查詢的便捷性，本應用采取B/S（瀏覽器/服務器）體系結構，所有的業(yè)務邏輯及數(shù)據(jù)支持均在服務器中完成，用戶無需安裝其它客戶端軟件而隨時隨地訪問。本應用檔案查詢界面使用html5+CSS3來撰寫Web-based的應用程式，檔案管理界面基于jsp+servlet+jdbc+MySql模式進行開發(fā)。Html5提供了完善的實時通信支持，并且兼容性強，適用于網(wǎng)頁端及移動端訪問，開發(fā)及維護成本低，打開即可使用最新版本，免去更新升級過程。同時jsp頁面中動態(tài)和靜態(tài)的內容可以相互分離，實現(xiàn)界面與業(yè)務邏輯的分離，使基于web的應用程序的開發(fā)變得迅速和容易。學生信息及畢業(yè)生檔案轉遞信息均需錄入到mysql數(shù)據(jù)庫中儲存，在錄入的時候一定遵循數(shù)據(jù)的規(guī)范性。

（二）查詢應用的特點。該應用開發(fā)完成后具有如下特點：1.方便靈活，對客戶端要求低，只要能夠上網(wǎng)就能登錄使用。2.傳播途徑廣，H5頁面可以通過QQ及微信平臺進行大面積宣傳，即用即丟，滿足一次性查詢需求。3.管理后臺功能強大，易于進行擴充，維護方便。

四、檔案去向查詢應用的效果

我校畢業(yè)生檔案去向查詢應用于2018年5月上線試運行，包含了2015屆及以后的畢業(yè)生檔案去向數(shù)據(jù)，可以滿足1.3萬多名畢業(yè)生自助查詢自己檔案的需求。往屆畢業(yè)生只需要輸入姓名及學號即可查到自己檔案的去向，同時支持PC端及移動端的訪問。

該應用改變了傳統(tǒng)電話咨詢和實地查詢信息的模式，在一定程度上提高了高校就業(yè)管理效率，同時提高了檔案工作人員的工作效率，在畢業(yè)生中反響良好。