檔案信息化建設與檔案管理的優(yōu)化措施

馮韻

摘 要：隨著信息技術在檔案發(fā)展中的進一步應用，檔案已經(jīng)進入變革的關鍵時期，在整個變革的過程中，信息技術發(fā)揮了非常關鍵的作用。文章主要就檔案信息化建設與檔案管理的優(yōu)化措施進行了分析，以供參考。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；優(yōu)化措施

檔案管理的信息化能夠更好的促進我國社會的發(fā)展，也讓我國檔案管理的水平更上一層樓，同時隨著檔案管理的發(fā)展，檔案管理的信息化已經(jīng)成為檔案管理的一種趨勢，成為了檔案管理水平提升的一種有效的途徑。

1 檔案信息化建設與檔案管理的內容

1.1 檔案信息化建設的內容

1）檔案信息化建設的含義。檔案信息化建設是指利用信息技術提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，重新確立檔案管理的新情況、新原則和新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理和檔案服務的基本框架和方法，實現(xiàn)檔案信息的共享和社會化服務。是綜合運用多門學科的知識和各專業(yè)的相互配合，各個部門之間互相協(xié)調以及多個環(huán)節(jié)為一體的復雜系統(tǒng)。檔案信息化建設是從局部建設發(fā)展成整體建設，在宏觀體制下進行全面的規(guī)劃和實施，通過與電子政務建設相結合，逐漸成為國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分。

2）檔案信息化建設的要求。檔案信息化建設主要由五部分組成，其中包括基礎設施的建設，基礎設施主要指的是檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備的建設，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建立先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化整體的效益；應用系統(tǒng)的建設主要包括檔案信息的收集、管理、利用和信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度和質量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案服務的效果；標準規(guī)范建設是指對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范并指導實施的過程，它相當于“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的信息和網(wǎng)絡運行的安全暢通，具有十分重要的意義；檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，檔案信息化資源建設的主要內容有館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收；第五個是人才隊伍的建設，檔案管理人才是關鍵。管理檔案需要專業(yè)的人才，他們既要懂檔案管理的業(yè)務，又要熟悉信息技術，所以必須是復合型人才。

1.2 檔案管理的內容

檔案管理的內容主要是針對本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。根據(jù)不同的文件資料制定案卷類目，合理存放，便于利用和歸檔。對檔案進行分類、整理、編目，并制定相應的檢索工具，能根據(jù)要求快速準確的查詢所需要的信息，并做好文件資料的安全和保密。

2 檔案管理信息化建設的必要性

2.1 檔案管理信息化是實現(xiàn)資源共享的要求

全球化背景下，檔案資源信息化建設成為各國搶占經(jīng)濟發(fā)展的最高點，也是加快社會經(jīng)濟發(fā)展的必由之路。加快檔案管理信息化建設是實現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)實需要，實現(xiàn)檔案資源的便捷開發(fā)、利用，打破信息資源之間的壁壘，實現(xiàn)資源的共享。

2.2 檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的要求

檔案是社會發(fā)展中的基礎性事業(yè)，在社會現(xiàn)代化建設中占有十分重要的地位，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足社會需求，檔案工作的內外環(huán)境都發(fā)生了改變，檔案管理面臨新挑戰(zhàn)。

2.3 檔案管理信息化是提高工作效率的要求

檔案管理工作基本上都是人工操作的，檔案管理實行的是精細化的管理，主要以手工勞動為主，花費大量的人力、物力，但效率卻不高。在信息技術快速發(fā)展的今天，這種檔案管理方式遠不能適應社會對檔案的需求，弊端也變的越來越明顯。

3 檔案信息化管理方法

3.1 健全檔案管理機制

檔案管理工作機制的健全，是推進檔案管理信息化建設的重中之重，決定著檔案信息化建設的指導方向。首先，要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應當在建設信息化管理系統(tǒng)的同時，制定相應的電子管理制度，與其他信息化管理條例共同執(zhí)行，保障檔案管理各個環(huán)節(jié)的政策落實。同時，檔案管理機構應加強各部門的組織配合，形成部門之間的協(xié)調聯(lián)動，積極應對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發(fā)現(xiàn)問題，共同解決問題。對電子檔案文件應制定新的政策細則，以解決可能出現(xiàn)的各種新情況。最后，有關檔案管理信息化建設方面的績效評估機制應當予以加強，有意識的提高信息化建設方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設的積極推進。

3.2 提高管理人員素質

檔案管理信息化建設的推進，意味著對檔案管理人員的專業(yè)素質與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態(tài)，夯實檔案管理的專業(yè)知識。同時，信息化檔案系統(tǒng)的建立，意味著需要管理人員具備對新設備、新技能掌握。檔案人員應當積極學習相關的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調試，為信息化建設的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關政策的建立和改革有所了解，將工作細則落實到切實操作中。

加強管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責任感和服務熱情。隨著檔案管理信息化的建設，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質檔案資料的管理轉變?yōu)殡娮訖n案資源的系統(tǒng)管理，檔案信息的服務變得更加重要。檔案管理人員應當轉變傳統(tǒng)的被動服務意識，加強自身思想水平的提高，培養(yǎng)主動熱情的服務精神。

3.3 加快數(shù)字化建設進程

檔案管理工作的數(shù)字化建設是保障檔案信息建設的基礎。只有加快檔案管理的數(shù)字化程度，才能夠實現(xiàn)檔案信息化建設所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應當提高檔案數(shù)字化建設的重視程度，為具體工作的開展制定相應的計劃方案，同時建立相關監(jiān)督監(jiān)管制度。其次，對紙質檔案資料的有效錄入和數(shù)據(jù)上傳效率應有所提升，保障數(shù)字化建設進程。同時對相關電子管理系統(tǒng)予以升級優(yōu)化，在后臺管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結合管理、相互保障的相關機制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實施聯(lián)動，在嚴格遵守國家相關制度的基礎，共同建立數(shù)字化檔案資源與管理系統(tǒng)，為檔案信息化建設做出應有貢獻。

4 結語

總之，檔案信息化建設可以提高檔案管理水平，我們必須不斷完善我國的檔案管理流程，加強硬件建設，推動我國的檔案管理工作更快更高效的發(fā)展，實現(xiàn)信息資源共享，保證信息資源的有效利用。

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