探討做好企業(yè)設(shè)備檔案管理的對(duì)策措施

梁小霞

摘 要：本文闡述了企業(yè)設(shè)備檔案管理的重要性，分析了存在的問(wèn)題，并對(duì)這些問(wèn)題提出了相應(yīng)的對(duì)策措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；設(shè)備檔案管理

設(shè)備是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)，設(shè)備管理的好壞直接影響企業(yè)的生產(chǎn)成本和經(jīng)濟(jì)效益，因此加強(qiáng)設(shè)備管理是企業(yè)管理的永恒主題。設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的一部分，完整系統(tǒng)的設(shè)備檔案，有利于實(shí)現(xiàn)設(shè)備的全過(guò)程管理，有利于設(shè)備管理的連續(xù)性，有利于設(shè)備的更新改造，有利于設(shè)備維修保養(yǎng)，因此企業(yè)要把設(shè)備檔案管理作為重要工作來(lái)抓。

1 設(shè)備檔案的概述

設(shè)備檔案，是指設(shè)備在購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試運(yùn)行、管理維修、改造報(bào)廢等設(shè)備管理全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式的文件材料。設(shè)備檔案一般包括設(shè)備前期與后期兩部分。前期檔案包括設(shè)備訂購(gòu)、隨機(jī)供給和安裝驗(yàn)收的材料；后期檔案包括使用后各種管理與修理的材料。前期檔案：訂貨合同；裝箱單和說(shuō)明書及資料、附件、工具明細(xì)表（原件）；出廠合格證書、出廠精度（性能）檢驗(yàn)記錄（原件）；開箱驗(yàn)收單；自制設(shè)備的有關(guān)說(shuō)明及圖紙、資料；設(shè)備基礎(chǔ)及隱蔽工程圖紙；動(dòng)力管線圖紙；安裝、調(diào)試驗(yàn)收單；購(gòu)入二手設(shè)備的有關(guān)原始材料。后期檔案：設(shè)備使用初期狀況記錄；定期維護(hù)記錄；定期檢查和監(jiān)測(cè)記錄；設(shè)備故障分析報(bào)告；設(shè)備檢修記錄；設(shè)備封存（啟用）單；設(shè)備潤(rùn)滑卡片；大修任務(wù)書與竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；技術(shù)改造申請(qǐng)書及項(xiàng)目技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證報(bào)告；技術(shù)改造說(shuō)明書與圖紙及試用效果鑒定；設(shè)備事故報(bào)告單；設(shè)備報(bào)廢單。

設(shè)備檔案具有綜合性和動(dòng)態(tài)性兩種特點(diǎn)：一是綜合性：設(shè)備檔案的形成涉及到多個(gè)部門，從設(shè)備的購(gòu)置計(jì)劃、采購(gòu)、開箱驗(yàn)收、試運(yùn)行等環(huán)節(jié)需要由企業(yè)的技術(shù)管理部門形成，而設(shè)備的日常運(yùn)行記錄、維修改造等多由使用部門產(chǎn)生，因此設(shè)備檔案管理具有關(guān)綜合性。二是動(dòng)態(tài)性：設(shè)備檔案是一個(gè)不斷變化和發(fā)展的過(guò)程，一臺(tái)設(shè)備在使用過(guò)程中，會(huì)不斷形成日常保養(yǎng)、檢修記錄、大修記錄、更新改造記錄、轉(zhuǎn)移記錄等文件資料，直到設(shè)備報(bào)廢。

2 設(shè)備檔案的重要性

設(shè)備檔案是了解掌握設(shè)備性能，正確使用和定期維護(hù)、保養(yǎng)、修理的重要依據(jù)和記錄憑證，在企業(yè)生產(chǎn)中具有十分重要的意義。

2.1 設(shè)備檔案是設(shè)備維修、保養(yǎng)的依據(jù)

設(shè)備在使用過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生零部件的損壞，需要更換和維修。如果設(shè)備檔案齊全，能夠查閱到相關(guān)的設(shè)備檔案材料，掌握零部件的規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠家、及其它相關(guān)的安裝參數(shù)，就節(jié)省了大量的時(shí)間，縮短了維修周期，提高了工作的效率。

2.2 設(shè)備檔案是設(shè)備技改技措的依據(jù)

設(shè)備檔案中設(shè)備的技術(shù)資料詳細(xì)介紹了設(shè)備的性能、使用方法、注意事項(xiàng)和維護(hù)保養(yǎng)的要求，使操作者能夠按操作規(guī)程使用，安全規(guī)范操作，按規(guī)定進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命，節(jié)省了設(shè)備投資；通過(guò)設(shè)備日常運(yùn)行記錄，對(duì)比同類型產(chǎn)品的能耗水平，優(yōu)化生產(chǎn)運(yùn)行，起到節(jié)能降耗的作用，節(jié)省生產(chǎn)運(yùn)行成本。

因此，設(shè)備檔案的管好、用好，能為企業(yè)帶來(lái)良好的經(jīng)濟(jì)效益。

3 設(shè)備檔案管理工作的存在的問(wèn)題

3.1 設(shè)備檔案文件材料收集、歸檔不及時(shí)

有些人認(rèn)為項(xiàng)目任務(wù)是硬指標(biāo)，文件檔案歸檔是軟任務(wù)，把任務(wù)的完成與檔案工作隔離開來(lái)，只注重任務(wù)的完成，忽略了檔案工作，在進(jìn)行設(shè)備檔案材料收集歸檔工作時(shí)，經(jīng)常性拖延時(shí)間，不能及時(shí)歸檔，造成檔案材料丟失或損壞。

3.2 新購(gòu)設(shè)備的材料不齊全

有些新購(gòu)設(shè)備原廠家因?yàn)榧夹g(shù)產(chǎn)權(quán)的原因，沒(méi)有帶隨機(jī)技術(shù)資料，歸檔時(shí)沒(méi)有相應(yīng)材料，給日后設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)和檢修工作，帶來(lái)很大的麻煩，有可能因?yàn)闆](méi)能零件的供應(yīng)而報(bào)廢。

3.3 設(shè)備移交工作不清不明

由于人員變動(dòng)，管理檔案的設(shè)備員工作交接不清不明，使得有些檔案資料缺乏連續(xù)性，不全、不系統(tǒng)，沒(méi)有把相關(guān)的數(shù)據(jù)、記錄歸檔，當(dāng)再次出現(xiàn)同樣問(wèn)題時(shí)，無(wú)從下手，嚴(yán)重影響正常生產(chǎn)。

4 設(shè)備檔案管理工作應(yīng)對(duì)的措施

4.1 規(guī)范設(shè)備檔案管理工作

在設(shè)備檔案管理工作中，首先要建立一系列管理制度：制定《設(shè)備檔案收集工作制度》、《設(shè)備檔案的鑒定制度》、《設(shè)備檔案的歸檔制度》、《設(shè)備電子檔案的信息工作制度》等。用制度明確歸檔范圍、收集、鑒定、保管等規(guī)定，用制度規(guī)范設(shè)備檔案管理工作。

4.2 做好設(shè)備檔案歸檔工作

設(shè)備檔案文件材料的形成分為四個(gè)階段：1）設(shè)備購(gòu)置階段形成的文件材料，主要包括設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、設(shè)備購(gòu)置訂貨合同等；2）設(shè)備開箱驗(yàn)收階段形成的文件，主要包括設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備說(shuō)明書、操作手冊(cè)等隨機(jī)文件；3）設(shè)備安裝使用階段形成的材料，主要包括設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、使用日期、附件明細(xì)，操作規(guī)程、事故及損壞記錄、保養(yǎng)記錄、檢查記錄、使用記錄、維修記錄等；4）設(shè)備報(bào)廢處理階段形成的文件，主要包括設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，設(shè)備報(bào)廢鑒定與審批表，設(shè)備報(bào)廢處理轉(zhuǎn)交表等。結(jié)合工作實(shí)際，進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)審核。

4.3 搞好設(shè)備檔案數(shù)字化工作

設(shè)備檔案的藏檔案載體主要是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案和聲像檔案。對(duì)紙質(zhì)檔案可進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中。將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理主要有三種方式：第一種是人工錄入計(jì)算機(jī)；第二種是通過(guò)掃描儀掃描識(shí)別，制成文本文件；第三種是將檔案文件由數(shù)碼照相機(jī)或掃描儀按頁(yè)拍照或掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件，做成圖片，保存了檔案原件本來(lái)面目，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點(diǎn)、批注等各種原貌，使閱讀者可以獲得更多信息線索，進(jìn)行更深入的了解檔案的情況。對(duì)于實(shí)物檔案也可以通過(guò)對(duì)實(shí)物進(jìn)行拍照，保存成數(shù)字圖像格式，存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備中。

4.4 提高設(shè)備檔案的利用效率

設(shè)備檔案數(shù)字化后，變成電子文件，可在線傳輸，靈活、方便，檔案利用者無(wú)須親自到檔案室查詢，可直接通過(guò)微信、OA等服務(wù)平臺(tái)在線服務(wù)，提高利用效率。

總之，設(shè)備檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，需要檔案管理者與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新方法，真正用好設(shè)備檔案這把鑰匙，為企業(yè)設(shè)備管理發(fā)揮更大的作用。

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