淺談科技檔案信息資源的開發(fā)與利用

徐春紅

摘 要：在當(dāng)前的信息化時代，我們更加注重對科技的利用。因此，在企業(yè)的發(fā)展過程中，利用科技檔案來進(jìn)行企業(yè)信息資源的記錄，同時要明確科技檔案信息資源對于企業(yè)的管理是非常關(guān)鍵的。所謂科技檔案信息是指科技檔案中所保存的一些重要信息，對企業(yè)的人員在生產(chǎn)和實(shí)踐的過程中能夠進(jìn)行資料的遞交，對實(shí)踐活動進(jìn)行記錄使企業(yè)走向更長遠(yuǎn)發(fā)展的一個關(guān)鍵。因此要加強(qiáng)對科技檔案信息資源的開發(fā)與利用，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

關(guān)鍵詞：科技檔案；信息資源；開發(fā)現(xiàn)狀；利用策略

隨著社會的不斷發(fā)展，科技檔案信息資源的開發(fā)程度越來越深，加強(qiáng)對科技檔案信息資源的利用，是企業(yè)在建設(shè)和管理過程中非常重要的一項(xiàng)任務(wù)。同時，科技檔案作為企業(yè)進(jìn)行科研生產(chǎn)的一項(xiàng)資源，也是信息記錄和延續(xù)發(fā)展的一個載體，積極的對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，有利于更好的服務(wù)于我們社會，為企業(yè)的發(fā)展進(jìn)行補(bǔ)充。但是，當(dāng)前的科技檔案管理中仍存在著一些問題，需要對問題進(jìn)行探討，進(jìn)一步提出有效的策略，加強(qiáng)對科技檔案信息的開發(fā)。

1 科技檔案管理所存在的問題分析

1.1 科技檔案資料歸檔不規(guī)范

我們在進(jìn)行工程完成后，所形成的技術(shù)資料不能及時的歸檔，甚至沒有編寫，導(dǎo)致檔案管理不及時、不規(guī)范，例如有一些工程報(bào)告中只進(jìn)行了圖紙資料的歸檔，而缺少一些文字報(bào)告，有些工程技術(shù)的報(bào)告齊全，但是缺乏對工程的管理文件；在技術(shù)資料歸檔的過程中存在著一些問題，歸檔的內(nèi)容過于簡單，沒有實(shí)用的價值，不能更好的進(jìn)行延續(xù)，導(dǎo)致在信息準(zhǔn)確性上出現(xiàn)一定的問題。

1.2 信息資源開發(fā)利用，不能滿足當(dāng)前生產(chǎn)、科研的需要

在當(dāng)前的一些科技檔案進(jìn)行管理的過程中，往往處在初級階段，對于大量的資料沒有進(jìn)行開發(fā)和利用，一些檔案資料長期放置，在新課題和新產(chǎn)品開發(fā)的過程中，科技人員來查閱檔案，不能更好的去利用已有的信息進(jìn)行開發(fā)，而且僅僅局限在自己所熟悉的領(lǐng)域，沒有使檔案的價值體現(xiàn)出來，不能滿足我們當(dāng)前科研生產(chǎn)的發(fā)展需要。

1.3 科技檔案的檢索工具落后，影響檢索效率

眾所周知，長期以來的檔案以紙質(zhì)檔案為主，對一些照片、光盤、錄像、檔案作為輔助，利用全引目錄和卡片式的分錄進(jìn)行檢索，這些檢索工具過于落后，導(dǎo)致在檢索的過程中出現(xiàn)一些麻煩，影響了利用者的效率，為了更好的建立我們的檔案管理，要對檢索工具進(jìn)行升級，使之能夠全方面的處理和運(yùn)用。

1.4 科技檔案管理人員素質(zhì)有待提高

在進(jìn)行科技檔案信息資源開發(fā)利用的過程中，管理人員需具備一定的檔案管理知識，同時也要熟悉地利用計(jì)算機(jī)、語言等專業(yè)技能。一些大量的電子文件可應(yīng)用辦公自動化軟件，在網(wǎng)絡(luò)上建立檔案館、建網(wǎng)絡(luò)體系，從而提升我們檔案管理的技術(shù)含量。因此，檔案管理人員需要提高知識能力。在研究過程中發(fā)現(xiàn)大部分檔案管理人員并沒有對一些專業(yè)知識進(jìn)行學(xué)習(xí)和專業(yè)知識更新，缺乏基礎(chǔ)的檔案管理，使得他們在進(jìn)行科技檔案信息開發(fā)利用的過程中缺乏一定的能力。

2 加強(qiáng)對科技檔案信息資源開發(fā)與利用的策略

我們對科技檔案中所存在的一些問題進(jìn)行分析，提出有效的策略，進(jìn)一步促進(jìn)科技檔案信息的開發(fā)。

2.1 提高社會檔案的意識，加強(qiáng)科技檔案的基本業(yè)務(wù)開展

要認(rèn)真的對待檔案工作，嚴(yán)格貫徹和落實(shí)我們的檔案管理工作，保證所歸檔的資料是有價值的，才能更好的使檔案資料進(jìn)行信息資源的開發(fā)，所以，我們要提高社會檔案的意識，對檔案的編輯者和管理者能夠融為一體，推動我們檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

在進(jìn)行科技檔案信息資源開發(fā)的過程中，要注重對檔案的收集、整理等一些基礎(chǔ)工作，完善基礎(chǔ)工作才能更好的對科技信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用，提高在科技檔案管理過程中的水平。同時對基本業(yè)務(wù)的進(jìn)行是我們對科技檔案管理和資源開發(fā)的一個基礎(chǔ)，必須加以重視，才能更好的做好檔案的收集與整理。

2.2 充分利用信息技術(shù)，提高檔案管理開發(fā)的水平

在當(dāng)前的社會中，必須充分的利用信息化，融入到科技檔案管理中，加強(qiáng)技術(shù)處理來對資源進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)。除此之外可以建立更靈活的網(wǎng)絡(luò)檔案組織體系，為當(dāng)前的檔案管理提供一個新的模式，拓展檔案的空間。實(shí)際上這也是從根本上對檔案管理的功能進(jìn)行了轉(zhuǎn)變，實(shí)行多種形式的信息管理，使得多媒體技術(shù)能夠真正運(yùn)用到檔案管理中，根據(jù)客戶的需求進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的建立，這種新的信息利用方式，例如我們可以開發(fā)專家系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫、信息網(wǎng)絡(luò)、智能計(jì)算機(jī)等，加大對科技檔案信息資源的利用，對檔案的利用效率提升提高流通速度。

2.3 實(shí)行檔案業(yè)務(wù)管理的規(guī)范，加強(qiáng)與其他部門的溝通

在當(dāng)前的歸檔過程中，存在著一些不規(guī)范的問題，例如提名、時間、編制單位的錄入格式存在不一致，導(dǎo)致在進(jìn)行檔案檢索的過程中不能檢取到有效的信息，另外，對檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)所能利用的信息量比較少，不利于滿足客戶的需求。比如有些歸檔的文件格式?jīng)]有采用標(biāo)準(zhǔn)格式，或者是有些文件進(jìn)行加密卻無標(biāo)識，導(dǎo)致文件的泄露。所以，要對檔案業(yè)務(wù)管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的要求。除此之外檔案部門要與其他部門進(jìn)行溝通，對檔案資源進(jìn)行開發(fā)要有一個強(qiáng)烈的意識，缺少溝通可能會導(dǎo)致一些有效的科技檔案信息資源喪失，我們必須加強(qiáng)與科技部門、管理部門加強(qiáng)溝通，這樣才能夠使得一些科技成果能夠更好的利用，避免信息資源的流失，同時，編寫一定的檔案參考資料，滿足各方面的利用需求，這需要不同的部門相互配合，才能夠更好的對檔案資源進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)。

2.4 重視對科技檔案的編研，提高檔案質(zhì)量

對科技檔案進(jìn)行匯編是一項(xiàng)技術(shù)性的操作，需要更好的滿足不同主體之間的需求，所獲取的價值較高。首先進(jìn)行檔案編輯的人員要全面的了解所掌握的信息，圍繞某一專題，從實(shí)際角度出發(fā)，確定合理的題目；其次是科技檔案管理人員要對材料的內(nèi)容熟悉，同科研人員進(jìn)行溝通，對文章能夠合理的選材并進(jìn)行有效的歸納，避免一些不同主題版本的文件匯編到同一個檔案中，因此，我們必須要向科研人員獲取有效的信息，最后是對于一些新技術(shù)的研發(fā)和產(chǎn)品所編輯的報(bào)告，我們要對資料的有效性進(jìn)行審核，能夠?qū)蒲猩a(chǎn)有一定的價值，這樣可以節(jié)省科研人員的時間，同時能夠提高對檔案的利用效率。

綜上所述，根據(jù)對科技檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，結(jié)合所出現(xiàn)的問題提出有效的策略，進(jìn)一步提升科技檔案資源的開發(fā)效果，加大對科技檔案的利用，使之價值能夠真正的得到實(shí)現(xiàn)。除此之外，要把對檔案的收集工作和開發(fā)利用進(jìn)行有效的結(jié)合，要求相關(guān)的檔案管理人員不僅要收集相關(guān)的技術(shù)文檔，還要及時的對科研、生產(chǎn)、管理活動的開展，進(jìn)行跟蹤數(shù)據(jù)。對于不同的企業(yè)和用戶的需求要進(jìn)行整理，使得科技檔案能夠真正的應(yīng)用出它的實(shí)用價值，做好檔案開發(fā)利用工作。

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