企業(yè)檔案管理社會化問題分析

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展中各類信息的主要組成部分，其對于企業(yè)的經(jīng)營內(nèi)容、組織結(jié)構(gòu)與人員結(jié)構(gòu)等信息起到了集中存儲的作用，通過企業(yè)檔案管理，能夠更加明確企業(yè)的運營方向與發(fā)展需求。隨著企業(yè)發(fā)展的社會化趨勢不斷擴大，企業(yè)檔案管理也逐漸體現(xiàn)出社會化特征，其不僅能夠有利于個別企業(yè)的發(fā)展，還能夠促進社會的發(fā)展，得到信息資源的科學利用。本文從企業(yè)檔案管理社會化的具體表現(xiàn)入手，探討如何在企業(yè)檔案管理社會化中提高管理有效性。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理；社會化；管理有效性

企業(yè)檔案管理是將企業(yè)信息進行規(guī)范管理的過程，其有利于高效利用企業(yè)信息資源創(chuàng)造企業(yè)發(fā)展機遇。在信息社會時代，信息的傳遞與管理更加多元，以信息的社會化為主要的發(fā)展趨勢，當前在企業(yè)檔案管理工作中也在不斷的更新與優(yōu)化，逐漸形成了企業(yè)檔案管理社會化的發(fā)展趨勢。這有利于企業(yè)檔案的集中管理，信息資源的利用率也會得到提高，在有效提高企業(yè)信息管理有效性的同時還能夠有效提高社會對于各種信息的利用效率。

1 企業(yè)檔案管理社會化的具體表現(xiàn)

企業(yè)檔案管理的社會化是信息集中管理的一種方式，但這種集中不是企業(yè)內(nèi)部對信息形成的集中，而是通過專業(yè)化的管理機構(gòu)對企業(yè)的檔案信息進行統(tǒng)一的管理，這樣有利于信息管理的集中化，也有利于改善原有企業(yè)中信息更替帶來的信息管理失衡問題，使檔案管理更加專業(yè)與科學。長期以來，企業(yè)在檔案管理中都有一個弊病，即新信息對于舊信息的覆蓋與擠壓，在大量信息出現(xiàn)的時候，原有的檔案信息資源便不斷往后挪動，從信息的利用率上來看，原有信息的利用率大大下降，從檔案資料的整體管理方式上來看，這種疊加式的檔案管理在利用時必然引起管理的混亂，這就像是從每個人書架中抽取一本書，再按不同順序放回去時，卻已經(jīng)不能放回原有的位置。這是企業(yè)檔案信息管理傳統(tǒng)模式的不足，也是在當前社會發(fā)展趨勢下急需得到改變的管理模式。企業(yè)檔案管理社會化很好的改善了這種問題，減輕企業(yè)檔案管理的壓力，以清晰明確的檔案信息資源向企業(yè)發(fā)展的需求提供針對性檔案信息，有效的提高了企業(yè)內(nèi)部運行穩(wěn)定性與科學性。

企業(yè)檔案管理在傳統(tǒng)的管理方式中還存在信息完整性與準確性不高的問題。企業(yè)檔案中包含著企業(yè)的各類信息資源，對于企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營決策有重要的支持作用，在傳統(tǒng)的管理方式中，企業(yè)檔案管理依靠計算機管理系統(tǒng)承擔大部分信息的分類、管理與信息傳輸，但從企業(yè)經(jīng)營角度來看，大部分企業(yè)在經(jīng)濟效益上的重視更高，企業(yè)內(nèi)部管理中經(jīng)常出現(xiàn)管理制度與管理手段問題，難以保證企業(yè)檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的發(fā)揮實際作用，并且受到管理人員、制度準則等的影響，可能造成檔案信息的丟失與失真。企業(yè)檔案社會化管理很好的解決了這一液體，其以專業(yè)化的管理模式與手段實現(xiàn)了全網(wǎng)絡化、數(shù)字化、智能化的管理，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的使用也很好的減輕了檔案管理的負擔，提高檔案管理工作效率。這種社會化的管理方式對于企業(yè)正處于發(fā)展階段的企業(yè)或人事流動性較高的企業(yè)有較好的輔助功能，簡化企業(yè)檔案管理的工作量。

2 優(yōu)化企業(yè)檔案管理社會化的措施

企業(yè)檔案管理社會化是當前許多企業(yè)的檔案管理方式，但同時也存在許多企業(yè)對于檔案管理社會化的不認可。這是由于專業(yè)化檔案管理機構(gòu)在企業(yè)檔案管理的有效性還沒有得到很好的體現(xiàn)，也由于部分檔案管理機構(gòu)內(nèi)部存在某些不足，從而造成部分企業(yè)在檔案管理問題上不愿意信任專業(yè)化管理機構(gòu)的情況。為了能夠較好的推廣企業(yè)檔案管理社會化，需要在專業(yè)化檔案管理機構(gòu)中進行進一步優(yōu)化，以內(nèi)部管理有效性的提高進行宣傳與推廣，才能夠大面積實現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會化，為社會發(fā)展貢獻更多力量。

管理人員專業(yè)化。企業(yè)檔案管理社會化離不開專業(yè)化的檔案管理機構(gòu)，而這些機構(gòu)獲得更多企業(yè)認可的方式便是檔案管理效率的提高。當前在部分檔案管理機構(gòu)中還存在管理人員專業(yè)化水平不高的現(xiàn)象，這造成了企業(yè)檔案管理社會化推廣難以起到更好的效果。因此在專業(yè)化檔案管理機構(gòu)的人員組成上，需要更加重視人員的專業(yè)性。首先，專業(yè)化檔案管理機構(gòu)的管理人員在招聘上需要以管理專業(yè)為主，可要求有一定的檔案管理經(jīng)驗。其次，在管理人員專業(yè)知識上需要進行定期的培訓與考核，不斷提高管理人員的專業(yè)性。再次，還需要以崗位責任意識與職業(yè)道德感進行專門的培訓教育，不斷提高管理人員綜合素質(zhì)。通過對管理人員的培訓、教育與考核，能夠更好的提高管理人員的專業(yè)化水平與能力，為專業(yè)化檔案管理機構(gòu)的管理能力進行保障，提高企業(yè)檔案管理社會化的實際有效性。

管理制度的優(yōu)化。專業(yè)化檔案管理機構(gòu)在企業(yè)檔案信息的管理上有一定的制度準則，通過制度準則的約束與規(guī)范能夠較好的提高檔案管理水平，從而更加針對性的向企業(yè)提供檔案信息，促進企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營效率提高。但也存在部分檔案管理機構(gòu)在企業(yè)檔案信息的管理上制度準則不嚴格，制度漏洞較多的情況，這會造成檔案管理機構(gòu)的管理效率降低，不僅難以向企業(yè)及時提供所需要的檔案信息，而且在不同企業(yè)信息的管理中可能出現(xiàn)混亂，不利于企業(yè)檔案管理社會化的推廣。為了能夠改善這種情況，需要專業(yè)化檔案管理機構(gòu)在管理制度上不斷優(yōu)化，以嚴格的制度準則約束管理人員與管理行為，達到更好的檔案管理效果，這樣才有利于推廣企業(yè)檔案管理社會化。一方面，可以通過國內(nèi)外先進的檔案管理經(jīng)驗進行制度準則的補充，將部分制度漏洞與不足進行完善，提高自身管理制度的科學性。另一方面，可在管理制度中加入監(jiān)督機制，也可通過權(quán)責分配制度、獎懲制度等提高檔案管理機構(gòu)內(nèi)部對于制度準則的重視，從而更好的達到專業(yè)化檔案管理效果，推廣社會化管理。

管理技術(shù)的先進。當前大部分企業(yè)檔案管理與專業(yè)化檔案管理機構(gòu)在檔案信息的管理上都是以采用信息化管理的方式進行的，而信息化管理對于信息化水平、管理技術(shù)都有較高的要求，為了能夠獲得更好的管理效率與企業(yè)檔案管理社會化的推廣，需要在檔案管理機構(gòu)的管理技術(shù)上不斷優(yōu)化，以提高管理系統(tǒng)的信息化水平、加強計算機安全性、創(chuàng)新檔案信息流動途徑等多種方式達到檔案信息的專業(yè)化管理。從管理系統(tǒng)信息化水平的提高方面來說，當前在企業(yè)檔案管理社會化中最重要的是檔案信息的完整性、隱私性與準確性。專業(yè)化檔案管理機構(gòu)需要不斷完善自身管理手段，在管理系統(tǒng)問題上不斷提高信息化水平，引入新的信息化技術(shù)，加強信息化建設，更好的保障檔案管理的科學性。從計算機安全性上來說，不斷提高管理系統(tǒng)的安全性是獲得檔案信息隱私性的重要保障，專業(yè)化檔案管理機構(gòu)需要對計算機安全系統(tǒng)引起更多的重視，避免檔案信息的泄露與失真，否則容易給企業(yè)檔案管理社會化帶去不良影響。只有專業(yè)化檔案管理機構(gòu)在企業(yè)檔案管理工作中不斷優(yōu)化，提高管理效率，才能夠更好地推廣企業(yè)檔案管理社會化進程，達到更好的管理效果。

3 結(jié)語

企業(yè)檔案管理社會化是當前企業(yè)檔案管理的一種集中趨勢，其減輕了企業(yè)檔案管理的工作壓力，在專業(yè)化檔案管理機構(gòu)的統(tǒng)一管理中很好的實現(xiàn)了檔案信息的集中管理，并且能夠根據(jù)企業(yè)需求提供針對性的檔案資料，很好的提高了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展效率。盡管當前在企業(yè)檔案管理社會化上還有一定的不足，但通過管理機構(gòu)內(nèi)部的不斷優(yōu)化，能夠更好的達到管理效果。

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作者簡介

葉麗娟（1983-），女，廣東深圳人，檔案專業(yè)技術(shù)員，研究方向：企業(yè)檔案管理、機關檔案管理等。