如何提高事業(yè)單位辦公室工作的質量和效率

張勇

[摘 要] 對事業(yè)單位而言，辦公室工作職能的有效發(fā)揮，關系著單位各項工作能否順利地開展，而事業(yè)單位中辦公室管理工作的效率，更是能夠反映出單位運營管理的水平。隨著當前社會與經濟的飛速發(fā)展，事業(yè)單位辦公室承擔著越來越多的壓力，只有進一步提升事業(yè)單位辦公室工作的質量與效率，提升事業(yè)單位辦公室管理水平，才能更好地提升事業(yè)單位的整體工作實效。文章就當下事業(yè)單位辦公室工作中的不足進行了分析，并有針對性地提出了相應的改善措施，以供諸位參考。

[關鍵詞] 事業(yè)單位 辦公室工作 質量 效率

中圖分類號：C931.4 文獻標志碼：A

質量與效率是衡量事業(yè)單位辦公室能力水平的兩個基本要素。事業(yè)單位辦公室工作質量的高低將直接影響該事業(yè)單位的整體運行情況及社會形象。這就要求事業(yè)單位需加強對自身辦公室工作的管理，進一步提升工作質量與效率，從而更好地發(fā)揮辦公室的工作職能，為單位的健康發(fā)展保駕護航。

一、辦公室工作職能定位

對事業(yè)單位來說，辦公室工作的基本職能主要包括服務、協(xié)調、參謀及督辦四個方面[1]。辦公室作為單位領導的重要助手，起到了承上啟下的關鍵作用，是單位領導與基層群眾之間聯(lián)系溝通的紐帶，起到了上傳下達、確保事業(yè)單位各部門之間正常運轉的關鍵作用。首先，辦公室可以說是事業(yè)單位領導的直接服務部門，需要對領導下達的工作部署進行組織、協(xié)調、檢查與督辦，以便工作能夠順利展開。同時，辦公室還應以供相應的資料、檔案及建議，支持領導作出相關決策，輔助領導日常事務的處理。其次，辦公室作為處于領導階層與基層群眾間的中間階層，發(fā)揮著上下級服務與銜接的功能，需要對相關的文件進行接收與傳達，對來造訪的人進行接待與引導，可以說辦公室又相當于事業(yè)單位的門面與窗口。因此，對事業(yè)單位來說，辦公室的存在無論是該事業(yè)單位的性質如何，均是不可或缺的一部分。

從辦公室所承擔的職能便可以發(fā)現(xiàn)，辦公室的工作強度較大，且需要較高的工作能力及隨機應變的能力?？梢哉f，辦公室工作人員在工作過程中需要時刻保持較強的工作狀態(tài)，需要付出較多的精力。再加之辦公室工作的特殊性，如遇緊急工作，還需要及時進行處理，因此工作強度較大。

二、影響事業(yè)單位辦公室工作質量與效率的主要因素

（一）辦公室崗位職能不明確

對事業(yè)單位辦公室而言，其工作職能的范圍大多包括對單位規(guī)章制度進行規(guī)范、完善與管理；對相關決策的作出進行輔助；對內外環(huán)境及上下級關系進行協(xié)調[2]。同時，事業(yè)單位的人力資源管理及行政管理等日常性事務亦屬于其職能范圍?？梢哉f，辦公室的工作職能范圍較為廣寬。但從現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位辦公室中除了領導外，其他的工作人員并沒有進行明確的崗位職能劃分，因此很容易出現(xiàn)在某項工作處理過程中相互推諉或者是多人同做一份工作的情況，從而導致責任劃分不明確，以及人力資源的浪費。另外，當下辦公室的工作多是進行事業(yè)單位內部行政事務性工作的處理，而在其他職能的發(fā)揮上存在較弱的影響，導致辦公室逐漸淪為單一處理內部事務的“后勤保障”部門，削弱了辦公室存在的價值。

（二）辦公室信息化建設較為薄弱

隨著科技的飛速發(fā)展，信息化已成為時代發(fā)展的主流，對作為事業(yè)單位核心構成的辦公室而言，其信息化建設亦是當前事業(yè)單位辦公室的重要舉措。雖說當前各個事業(yè)單位都建立了較為完善的信息系統(tǒng)，但是應用方面較為不足，難以將信息系統(tǒng)的功能完全發(fā)揮出來，降低了信息系統(tǒng)的應用價值[3]。這與辦公室員工的組成存在一定的聯(lián)系。在當前的事業(yè)單位辦公室團隊構成中，在年齡方面往往存在兩極分化的現(xiàn)象，一部分年紀較輕的工作人員因為自身教育的原因，對信息化系統(tǒng)了解較深，且能進行較為熟練的操作。但這些參加工作時間較短，資歷較淺，在開展工作過程中，與各部門的溝通等方面的經驗較少，因此在辦公室工作中發(fā)揮的作用并不大。而另一部分年齡較大的工作人員，雖說他們參工時間比較長，在處理辦公室工作事務等方面溝通協(xié)調上的經驗比較豐富，但因為自身所受教育的限制對信息化系統(tǒng)并沒有太過深入的了解與認識，同時因為年齡較長，思維較為固化，因此在信息化系統(tǒng)的運用與操作方面的經驗難免不足，無法對信息系統(tǒng)的功能進行全面發(fā)揮與應用。

（三）辦公室員工綜合素質較低，缺乏進取精神

辦公室作為事業(yè)單位的重要職能部門，其工作量較為繁重，加之工作職能較為繁雜，工作人員往往會將所有的精力都集中在處理單位的各類事務中，因此對外界的關注較少，很容易導致自身對最新政策動態(tài)及國際形勢等方面的了解與解讀不夠。而用在自我專業(yè)領域方面學習與提升的精力更是少之又少，難以實現(xiàn)自我提升，導致部分辦公室人員難以緊跟時代的步伐，難以滿足崗位素質的需求，難免會影響到事業(yè)單位辦公室工作的質量與效率，從而對整個事業(yè)單位的工作成效產生影響。

三、提高事業(yè)單位辦公室工作質量與效率的改善措施

（一）分清主次，定崗定人

首先，在辦公室工作職能履行方面，需要站在單位全面發(fā)展的角度開展工作。做到統(tǒng)籌兼顧的同時，進一步提高辦公室的工作效率。同時，進一步規(guī)范辦公室的工作職能與職責劃分，在把握好辦公室基本制度與準則的基礎上，對工作進行準確、靈活的處理[4]。其次，可以加強與各部門之間的聯(lián)系，從大局出發(fā)，將某些不太重要的工作下放到相關部門進行處理，分清主次的同時進一步提高事業(yè)單位辦公室工作質量與效率。另外，辦公室相關工作人員還應該明確自身的崗位職責與作用。積極接受領導分派的工作，并嚴格按照辦公室的規(guī)章制度去認真完成，不推諉、不敷衍，確保辦公室工作能夠完成得更加高效、有質量。最后，建立相應的監(jiān)管機制，對辦公室工作進行相應的監(jiān)管，確保辦公室工作規(guī)范的同時進一步明確責任劃分，確保人員能盡職盡責地完成自身的工作。

（二）進一步加強辦公自動化建設

事業(yè)單位應積極響應無紙化辦公的號召，進一步規(guī)范并完善自身的辦公自動化建設。利用信息技術實現(xiàn)對辦公室相關事務的處理，信息的傳達及資料的收集與整理。首先，需要加強團隊信息化建設，從領導階層到相關人員都需要對自動化辦公有較為明確的認識，而針對信息化水平兩極分化的現(xiàn)象，可以依據職責分工方式進行新老搭配，從而取長補短，互幫互助，在滿足辦公自動化需求的同時，進一步提高辦公室人員的工作能力。其次，“工欲善其利，必先利其器”。因此，應加強對信息化軟件及設備的安裝與更新，有針對性地引進先進的信息化軟件與設備，使之能夠與事業(yè)單位辦公室工作職能相匹配，或者是根據自身單位的工作性質有針對性地定制配套軟件，來輔助工作職能的履行。最后，辦公自動化建設還應建立起標準化的實施方案，從而為辦公室信息化工作提供相應的理論基礎。通過標準化實施方案的制定，對人員信息化工具的使用進行相應的規(guī)范，并對其工作的軟件設定相應的管理標準，有利于規(guī)范辦公室工作進程的同時，加強相關工作內容的保密規(guī)范。

（三）推動辦公室人員不斷提高工作能力

辦公室作為與外界溝通的窗口，自身的精神面貌與綜合素質將直接影響對事業(yè)單位的認識與評價。因此，辦公室員工需要一直保持高水準的職業(yè)素養(yǎng)與工作水平。首先，員工應進一步端正自身的工作態(tài)度，強化自我服務意識，確保自身的綜合素質能夠時刻滿足辦公室的工作需求[5]。其次，事業(yè)單位應加強團隊協(xié)作意識的提升，建立融洽的工作氛圍，在提升團隊凝聚力的同時，進一步樹立起工作人員的集體榮譽感，并以此促使工作人員積極進取，努力充實自我，為團隊建設添磚加瓦的同時，進一步提高自身的職業(yè)水平與能力素養(yǎng)，從而提高事業(yè)單位辦公室工作的質量與效率。

四、結語

隨著時代的發(fā)展，社會對事業(yè)單位的工作效能及服務水平提出了更高的要求。辦公室作為事業(yè)單位的中樞部門，更是承擔著不小的壓力。只有進一步提高辦公室工作的質量與效率，才能更好地提升事業(yè)單位的工作實效，從而為單位的高質量發(fā)展、社會形象的塑造奠定良好的基礎。

參考文獻：

[1]張杭.如何提高辦公室工作的質量和效率[J].辦公室業(yè)務， 2015（22）：8- 8.

[2]習白羽，曾卓.試論如何提高事業(yè)單位辦公室工作的質量和效率[J].科技展望，2016（11）：284.

[3]趙永恒.關于提高事業(yè)單位辦公室工作質量和效率的探究[J].各界，2018（16）：153.

[4]趙靚雯.關于提高事業(yè)單位辦公室工作質量和效率的探究[J].人才資源開發(fā)，2017（16）：31- 32.

[5]劉鵬程.提高辦公室政工工作人員水平的有效途徑[J].各界， 2018（12）：27.