辦公室檔案管理工作的改進策略探討

董志強

摘 要 隨著單位內(nèi)部分工越來越明確和細致，辦公室檔案管理工作變得越來越重要，改進辦公室檔案管理工作能促進提高單位整體工作效率。本文針對辦公室檔案管理工作問題，提出：增強辦公室檔案意識、完善檔案日常管理制度，加強辦公室檔案收集、提高檔案人員素質(zhì)水平，推進檔案數(shù)字化進程、加快實現(xiàn)信息資源共享等改進策略，希望能為辦公室檔案管理工作的改進實踐提供參考。

關鍵詞 辦公室 檔案管理 改進 策略

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

1增強辦公室檔案意識，完善檔案日常管理制度

首先，大多數(shù)單位都忽視了辦公室檔案管理工作，檔案管理意識薄弱，導致工作很難取得進步。所以，單位應充分認識辦公室檔案管理工作的重要性，努力改進檔案管理工作，有機結合檔案管理目標，正確樹立檔案管理理念，堅持完善檔案管理制度，強化檔案管理的崗位責任制。如：單位可依據(jù)辦公室檔案管理工作實際，積極成立檔案管理工作領導小組，明確制定檔案崗位目標和職責，并把工作目標層層分解開，把責任落實到每一位檔案管理人員身上，并把檔案管理工作實效納入人員的績效考核范圍，逐漸在單位內(nèi)部形成有序的、不推脫的辦公室檔案管理工作新局面。又如：單位可在內(nèi)部組織開展知識競賽、座談會等短期性的辦公室檔案管理宣傳工作，強化單位領導及人員的檔案管理意識，確保辦公室檔案管理工作能得到有效的改進和提升。

其次，進一步完善辦公室檔案的日常管理工作。檔案管理制度的建立和完善，首先應明確檔案管理工作流程，并統(tǒng)一建立檔案人員的約束與監(jiān)督機制，避免人員出現(xiàn)不規(guī)范操作。同時，辦公室檔案管理跟日常的文件管理之間聯(lián)系密切，可在實際工作過程中一起管理。如單獨建立文件資料管理辦公室，根據(jù)文件資料的類別、時期等分別存放好，并貼上標簽，為日后查找提供方便。

2加強辦公室檔案收集，提高檔案人員素質(zhì)水平

首先，單位應加強辦公室檔案的收集工作。在辦公室檔案管理工作中，資料的收集是最重要的也是最基礎的工作，所以只能對檔案收集工作進行規(guī)范和加強，才能取得理想的辦公室檔案管理效果。一是單位的檔案文書資料應分門別類進行收集和保管，收集的文件資料應格式規(guī)范、字跡清晰，并進行妥善保管;二是進一步規(guī)范文件資料的收集與使用程序，如對各種文件資料的選用、正文提料、文字編號、主題詞、附件等統(tǒng)一開展規(guī)范工作，并嚴格按照檔案管理制度來執(zhí)行，為整理、使用辦公室檔案提供方便;三是科學建立檔案檢索制度，利用計算機信息技術完善辦公室自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公室檔案的網(wǎng)上管理，做好目錄編號工作，提高辦公室檔案收集效率。

其次，組織開展檔案管理人員培訓工作，提高人員素質(zhì)水平。辦公室檔案管理工作始終都需要每一名辦公室檔案管理人員在日常工作中去落實，而隨著管理技術、信息網(wǎng)絡技術等的持續(xù)提升，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提升迫在眉睫。然而很多單位從事辦公室檔案管理的人員并不具備專業(yè)培訓經(jīng)驗，對檔案的立卷、分類等都是不得要領、一知半解，專業(yè)素質(zhì)水平跟信息時代的辦公室檔案管理要求存在較大差距。為提高人員專業(yè)素質(zhì)，單位應從不同方面做出改進：一是促使檔案管理人員充分認識到辦公室檔案管理工作的重要意義，通過采取各項激勵措施來提高人員工作積極性;二是時常組織開展一些教育培訓活動，在豐富檔案管理人員專業(yè)知識的同時促使他們掌握更多先進的計算機網(wǎng)絡技術，確保他們能在日常的辦公室檔案管理工作過程中熟練運用計算機網(wǎng)絡技術，有效提高工作效率。特別是在越來越泛濫的網(wǎng)絡病毒、技術水平越來越高的計算機黑客等的入侵下，網(wǎng)絡安全事故時有發(fā)生，嚴重威脅著單位辦公室檔案信息的安全性，所以人員不斷提高專業(yè)檔案管理意識和操作技能水平是異常關鍵的。

3推進檔案數(shù)字化進程，加快實現(xiàn)信息資源共享

首先，加快辦公室檔案數(shù)字化進程的推進速度。單位應逐年制定辦公室檔案數(shù)字化建設計劃，并加強檢查和監(jiān)督，確保能有序開展辦公室檔案數(shù)字化建設工作。單位應以用戶需求為導向，在追求利益的前提下著眼未來，同步推進辦公室檔案的鑒定與數(shù)字化建設，盡早構建檔案數(shù)字化目錄。同時，要加大投入，在單位各級檔案部門形成協(xié)作機制，集中一切能集中的力量來促進開展辦公室檔案數(shù)字化建設工作，強化單位在檔案信息資源產(chǎn)生過程中的主體責任，尤其要嚴格遵循檔案信息資源誰生產(chǎn)、誰負責的基本原則，加快檔案數(shù)字化建設進度。

其次，加快實現(xiàn)辦公室檔案信息資源共享。單位應嚴格依據(jù)國家新出臺的標準，把技術壁壘打破，統(tǒng)一建立檔案信息管理系統(tǒng)，促進單位及時融合網(wǎng)上辦公應用系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，在網(wǎng)上實現(xiàn)檔案信息的生成、整理與歸檔，使辦公室電子檔案信息的入口保持暢通。與此同時，辦公室檔案管理工作應以服務單位發(fā)展為重點，探索在單位區(qū)域內(nèi)實現(xiàn)檔案信息資源的共享，遵循先重點后一般、先易后難的原則，以單位需求為導向制定辦公室檔案信息資源的共享目錄，注重提高辦公室檔案管理工作的實效性。如單位可建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，利用單位的局域網(wǎng)實現(xiàn)電子信息的網(wǎng)上傳輸，一體化管理各種辦公室檔案信息資源，真正實現(xiàn)信息資源的共享，加快改進信息時代的辦公室檔案管理工作。

4結語

當前，為充分發(fā)揮出辦公室檔案管理工作在單位日常管理中的重要作用，需要單位在今后的工作中采取有效的改進策略，及時解決問題，確保辦公室檔案管理工作能在單位里有序、穩(wěn)定而高效地開展。同時，單位要把檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平的提升當做一項長期工作來抓，以熟練運用先進的計算機信息技術為目標，加大投入，加快推進辦公室檔案數(shù)字化進程，加快實現(xiàn)檔案信息資源共享。只有這樣，單位的辦公室檔案管理工作才能跟上信息時代的發(fā)展。