現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案管理存在的問題及對(duì)策

毛英俊

摘 要 本文以《高等學(xué)校檔案管理辦法》為依據(jù)，結(jié)合實(shí)際，對(duì)現(xiàn)階段教學(xué)檔案管理工作中出現(xiàn)的突出問題進(jìn)行了闡述，并給出相應(yīng)的對(duì)策，以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要。

關(guān)鍵詞 現(xiàn)階段 教學(xué)檔案管理問題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G473.3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1教學(xué)檔案的定義及意義

教學(xué)檔案簡單來說，就是教學(xué)資料，是指教師、學(xué)生、教學(xué)管理人員在日常的教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)建設(shè)、教學(xué)改革、教學(xué)管理（包括教育評(píng)估和教學(xué)評(píng)價(jià)）等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖片、錄音、錄像等文件資料。對(duì)這些資料進(jìn)行收集、整理、分類、歸檔、保管 和使用等工作就是教學(xué)檔案管理。

教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究中直接形成的原始材料。因此，教學(xué)檔案是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和檢驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志，是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容。搞好教學(xué)檔案的管理對(duì)于搞好教學(xué)工作（包括教學(xué)基本建設(shè)、教學(xué)改革和教學(xué)管理），甚至對(duì)搞好整個(gè)學(xué)校的工作，都具有十分重要的意義。這主要表現(xiàn)在以下幾方面：為師生員工提供真實(shí)的歷史資料，為教師進(jìn)行教學(xué)改革提供有效地服務(wù);為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù);為教育評(píng)估和教學(xué)評(píng)價(jià)提供真實(shí)的原始資料。

2現(xiàn)階段教學(xué)檔案管理工作中存在的問題

隨著高校各類新專業(yè)的增開，教學(xué)規(guī)模也相應(yīng)變大，對(duì)教研室任課老師及教學(xué)管理者提出了更高的要求，也使教學(xué)檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，所以實(shí)際工作中出現(xiàn)了以下幾個(gè)突出的問題。

（1）沒有按照規(guī)定時(shí)間上交教學(xué)資料。規(guī)定上交的各類表格、計(jì)劃等都有限定時(shí)間，如不按期上交將會(huì)影響正常教學(xué)秩序。但在實(shí)際執(zhí)行中，分院個(gè)別教研室經(jīng)常會(huì)延期上交，即使不停地打電話催，也還是以各種理由晚交，所以每次都是教學(xué)管理人員持續(xù)不斷地催促，才匆忙收集上交。

（2）上交的教學(xué)資料錯(cuò)誤百出。各類匯總表、計(jì)劃等沒有仔細(xì)檢查就上交，經(jīng)分院教學(xué)辦審核后，會(huì)發(fā)現(xiàn)各種各樣的問題（如：紙質(zhì)版表格忘記簽名、教學(xué)日歷格式不對(duì)、實(shí)驗(yàn)計(jì)劃不全等），結(jié)果只得返工修改，再次催上交就超過了限定時(shí)間。

（3）電子版教學(xué)資料沒有存檔，且電子檔案還沒有普及。在實(shí)際教學(xué)檢查中，發(fā)現(xiàn)分院個(gè)別教研室老師沒有將電子版教學(xué)資料存檔，或者存檔了沒有備份，網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)不足。導(dǎo)致紙質(zhì)版教學(xué)資料一旦因自身問題損毀或丟失無法及時(shí)補(bǔ)交，影響正常教學(xué)工作?，F(xiàn)今還是以上交紙質(zhì)版教學(xué)檔案為主，電子檔案沒有普及，老師們普遍反映整理紙質(zhì)資料勞動(dòng)強(qiáng)度太大，也不利于節(jié)能減排。

（4）沒有專用的教學(xué)檔案室。因?qū)W校條件限制，現(xiàn)階段分院的教學(xué)資料只能暫時(shí)存放在倉庫里，而倉庫各類雜物較多，且專用的檔案柜都已存滿教學(xué)檔案，對(duì)以后的教學(xué)檔案管理工作相當(dāng)不利。

3做好現(xiàn)階段教學(xué)檔案管理工作的對(duì)策

（1）出現(xiàn)上述第一、二個(gè)問題的根本原因是高校全體教職工對(duì)教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，個(gè)別新進(jìn)教師對(duì)規(guī)定時(shí)間上交教學(xué)資料很反感，認(rèn)為這不過是走形式而已，覺得現(xiàn)階段上交這些匯總表、計(jì)劃、成績單等多此一舉，所以對(duì)收集、整理教學(xué)資料能拖就拖，也就無心仔細(xì)檢查再上交。

針對(duì)這個(gè)現(xiàn)象，首先要提高學(xué)校全體教職工（包括領(lǐng)導(dǎo)及教學(xué)管理者）對(duì)教學(xué)檔案重要性的認(rèn)識(shí)， 利用每周三下午教研室活動(dòng)日時(shí)間，組織全體教職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》及學(xué)校制定的教學(xué)檔案管理辦法細(xì)則，加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)的宣傳，使全體教職工自上而下都認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案對(duì)提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要性，改變對(duì)教學(xué)檔案管理“說說大家都知道，要做時(shí)就敷衍，一忙其他就拖”的短視行為。

其次，建立完善的教學(xué)檔案管理機(jī)制，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視教學(xué)檔案管理工作，除在各分院教學(xué)辦有一名兼職教學(xué)檔案管理員之外，各個(gè)教研室也要設(shè)立一名專門對(duì)接教學(xué)資料的老師。教學(xué)辦負(fù)責(zé)整個(gè)分院教學(xué)資料的匯總、歸檔等管理工作;教研室對(duì)接老師負(fù)責(zé)本科室的教學(xué)資料收集、整理、檢查無誤后上交等工作，各司其職，齊抓共管，使教學(xué)檔案管理工作能順利進(jìn)行。嚴(yán)格按照上級(jí)部門及學(xué)校制定的教學(xué)檔案管理制度執(zhí)行，明確權(quán)責(zé)，按要求規(guī)范各類教學(xué)資料的分類、歸檔和管理辦法，以及相關(guān)的查閱、保密制度等。教學(xué)檔案管理人員要定期進(jìn)行檔案管理相關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理水平。

最后，建議將教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量同年終考核掛鉤，使相關(guān)老師更能意識(shí)到教學(xué)資料歸檔的重要性，提高教學(xué)檔案管理工作的積極性，增強(qiáng)工作責(zé)任心，減少人為因素對(duì)教學(xué)管理工作的負(fù)面影響。

（2）現(xiàn)階段是互聯(lián)網(wǎng)+向大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)發(fā)，這是社會(huì)信息化發(fā)展的必然，教學(xué)檔案管理也應(yīng)該緊跟時(shí)代潮流，要充分利用計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立統(tǒng)一的電子教學(xué)檔案專用數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)及相關(guān)終端設(shè)備對(duì)教學(xué)資料進(jìn)行收集、整理、統(tǒng)計(jì)、歸檔等管理工作。教學(xué)檔案管理要明確保管期限及價(jià)值，對(duì)保存期限10年以下的一般類手工紙質(zhì)版教學(xué)檔案要逐步用電子檔案來代替，減少紙張使用，利于節(jié)能減排;也減少了教學(xué)檔案管理者的純手工工作量及錯(cuò)誤，減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了管理的效率和質(zhì)量。利用校園局域網(wǎng)，在做好相關(guān)安全措施的前提下，實(shí)現(xiàn)學(xué)校不同部門對(duì)教學(xué)檔案的共享及查閱，從而提高檔案的利用率。

（3）要設(shè)立專用的教學(xué)檔案室，完善的硬件條件無疑是提高教學(xué)檔案管理水平的基礎(chǔ)，同時(shí) 也是保證教學(xué)資料質(zhì)量的必要條件之一。在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為檔案機(jī)構(gòu)提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對(duì)不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）的要求及時(shí)進(jìn)行改擴(kuò)建或者新建。 存放涉密檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專門庫房。 存放聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)當(dāng)配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施。

在高等教育不斷深化改革的今天，我們對(duì)教學(xué)檔案要進(jìn)一步科學(xué)化管理，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)和提高自己的教學(xué)檔案管理水平，改進(jìn)教學(xué)檔案的管理方式，為學(xué)校的教學(xué)改革及發(fā)展服務(wù)。

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